As desvantagens das planilhas

Os aplicativos de planilha fornecem aos usuários de computador uma maneira conveniente de coletar, rastrear e relatar dados. Ao empregar uma série de funções poderosas, os usuários podem montar relatórios abrangentes de forma rápida e fácil e estabelecer as bases para análises avançadas. Apesar desses benefícios, as planilhas incluem várias desvantagens que criam desafios para os inexperientes e inibem os usuários de usar o software de maneira eficaz.

Os aplicativos de planilha oferecem uma ampla biblioteca de funções integradas, e os usuários que precisam de recursos adicionais e mais avançados podem até programar sua própria funcionalidade. Muitas das funções incluídas em aplicativos de planilha poderosos como o Microsoft Excel, porém, exigem que o usuário conheça e insira manualmente muitas fórmulas complexas. De acordo com o site oficial da Microsoft, os usuários de planilhas do Excel podem selecionar funções básicas a partir dos ícones na parte superior do visualização de planilha, mas os usuários devem chamar recursos mais avançados inserindo manualmente uma fórmula ou comando em uma planilha célula. Os usuários que exigem um nível superior de operação podem usar a linguagem de programação da própria Microsoft, Visual Basic for Applications (VBA), para criar a funcionalidade, de acordo com a referência do Excel da Microsoft local na rede Internet; No entanto, para atender a essa necessidade e executar essa tarefa, os usuários devem ter alguma familiaridade com a linguagem VBA.

Os aplicativos de planilha podem parecer um tanto intimidantes para usuários não iniciados, e essa aparência inicial avassaladora pode levar os usuários a usar os aplicativos para fins não intencionais. De acordo com o Departamento de Peixes e Vida Selvagem de Oregon, os usuários devem empregar aplicativos de planilhas apenas para fins de compilação e análise de dados de curto prazo, não para o armazenamento de dados de longo prazo que muitos usuários tentar. Além disso, alguns usos de planilhas, especialmente classificação e compartilhamento de dados, são mais bem tratados em bancos de dados; o Departamento de Pesca e Vida Selvagem de Oregon indica especificamente que as planilhas oferecem classificação limitada, consulta e compartilhar habilidades enquanto os programadores projetam aplicativos de banco de dados, como o Microsoft Access e o Apple Filemaker para atender a esses finalidades. Como muitos usuários ainda não estão familiarizados com os recursos das planilhas, eles podem continuar a usar planilhas de maneira ineficaz para essas funções de banco de dados.

Embora os aplicativos de planilha possam realizar cálculos muito avançados e altamente complexos com facilidade, os pacotes de software freqüentemente limitam ou omitem totalmente funcionalidades simples. De acordo com a Murdoch University, as planilhas não têm a capacidade de calcular equações algébricas simples, e planilhas os usuários podem enfrentar desafios significativos ao tentar representar graficamente uma função que inclui numerosos variáveis. Muitos usuários também tentam digitar descrições curtas ou inserir dados de texto nas células da planilha; como as planilhas giram quase exclusivamente em torno de números, em vez de letras, funções simples de processamento de texto podem não existir. A ausência de funções de processamento de texto, como verificação ortográfica e formatação de parágrafos, pode criar desafios para usuários que inserem uma quantidade considerável de texto, incorporam documentação ou desejam criar planilhas elaboradas cabeçalhos.