Como tornar o e-mail mais produtivo e menos estressante

O e-mail é uma ferramenta de comunicação inegavelmente útil, mas quando usado incorretamente, pode se transformar em um indutor de estresse que consome tempo, rouba atenção e está sempre ativo, sendo mais um fardo do que um benefício. Se você teme sua caixa de entrada todos os dias, confira esta lista de técnicas profissionais que podem ajudá-lo a inverter o script e transformar o e-mail novamente na ferramenta de produtividade que deveria ser.

Defina (e transmita) seu horário de folga

Para evitar que o e-mail se insinue nas horas fora do trabalho da sua vida, é uma boa ideia estabelecer horários de folga - não apenas comprometendo-se mentalmente a não verificar o e-mail durante determinados horários de trabalho. o dia, ou mesmo ativando as configurações de não perturbe para bloquear notificações por e-mail (o que também é uma boa ideia), mas também configurando sua resposta de ausência temporária para ser ativada após o trabalho horas. Isso ajuda a gerenciar as expectativas e a estabelecer limites com seus colegas de trabalho, mas sem bloquear completamente as comunicações se algo urgente surgir.

Pode ser um pouco enervante no início se você está acostumado a verificar e-mails a qualquer hora do dia, mas com o tempo, você descobrirá que verificar e-mails durante horários específicos do dia incentiva você a ser mais focado e eficiente durante o período bloqueado desligado.

Assuma o controle da cadência

Assim como não verificar seu e-mail fora do horário comercial, também não é ideal verificar sua caixa de entrada constantemente ao longo do dia. O e-mail não deve ser usado como um aplicativo de bate-papo em tempo real – é isso que o Slack e Equipes da Microsoft são para. Dessa forma, se não for crucial receber e-mails imediatamente, pode ser aconselhável ajustar as configurações da sua caixa de entrada para que novas mensagens cheguem apenas em horários predeterminados. A maioria dos clientes de e-mail populares atualmente permite que você personalize a frequência com que sua caixa de entrada busca novas mensagens, e diminuir a frequência pode fazer maravilhas para sua produtividade. Além de tornar o e-mail menos uma distração, definir estrategicamente a cadência permite que você bloqueie com mais eficiência partes de sua programação para correspondência por e-mail.

Veja como isso é feito Panorama e Correspondência para Mac.

Cancelar agressivamente a inscrição nas listas

E-mails indesejados e irrelevantes de listas de e-mail são um fato irritante da vida, mas se o seu método de lidar com eles é apenas clicar no botão excluir, você está prestando um péssimo serviço a si mesmo. Em vez de simplesmente excluir essas mensagens, vale a pena dedicar alguns segundos extras para cancelar totalmente a inscrição na lista de e-mails. Demora um pouco mais de tempo, mas esses cliques extras terão um retorno dez vezes maior no futuro, evitando que você tenha que excluir um número cada vez maior de e-mails indesejados que obstruem sua caixa de entrada.

Alguns clientes de e-mail modernos facilitam esse processo para você, detectam automaticamente as mensagens da lista de e-mails e oferecem um botão de cancelamento de inscrição fácil de encontrar. Mas mesmo que o seu cliente de e-mail não tenha esse recurso, ainda vale a pena rolar até o final da mensagem e procurar manualmente por um link de cancelamento de assinatura. Se tudo mais falhar e não houver um link de cancelamento de assinatura, geralmente vale a pena enviar um breve e-mail de resposta que pede claramente ao remetente “por favor, remova-me da sua lista”.

Use um preenchimento automático

Sugestões de preenchimento automático (como Escrita inteligente do Gmail) são sem dúvida um dos melhores recursos adicionados ao software de e-mail nos últimos tempos. Se você não estiver familiarizado, eles funcionam basicamente prevendo palavras e frases comuns que você costuma usar e, em seguida, apresentando-as como sugestões que você pode inserir com um único toque de tecla. Os bons aprendem seu estilo de escrita à medida que você os usa e podem se tornar assustadoramente precisos com o tempo.

Para ser totalmente honesto, as sugestões de preenchimento automático provavelmente não economizarão mais do que alguns minutos extras por semana, mas podem funcionar maravilhas para reduzir o esforço mental necessário para redigir um e-mail - especialmente se você estiver lutando para encontrar a maneira certa de escrever algo. As sugestões também podem servir como um lembrete útil para manter as coisas curtas e amáveis.

Saiba quando pular o e-mail e pegar o telefone

Uma das melhores habilidades de e-mail que você pode cultivar é a capacidade de reconhecer quando o e-mail é – e mais importante, quando não é – o método de comunicação ideal para usar em uma determinada situação. Em muitos casos, o e-mail é preferível porque é assíncrono, permite respostas mais ponderadas e deixa um rastro de papel – o que o torna ótimo para certos tipos de mensagens. Mas para conversas menos formais, o e-mail pode não ser o melhor meio de comunicação. Sempre que sua comunicação não precisa necessariamente ser registrada, geralmente é mais rápido e eficaz enviar uma breve mensagem no Slack ou até mesmo pegar o telefone. Ligar para pessoas às vezes é desaprovado em certas situações de trabalho, mas quando usado estrategicamente, os benefícios (velocidade extra, clareza e capacidade de usar tom e inflexão para transmitir informações) superam o custos.

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