Como usar rótulos Avery 5160 no Excel

As etiquetas Avery são um produto de escritório padrão bastante conhecido e as etiquetas 5160 (entre outros tamanhos) são compatíveis com os produtos Microsoft. Você pode imprimir etiquetas Avery do Excel, mas o processo em última análise requer uma mala direta para categorizar os campos da etiqueta e importá-los para um formato de etiqueta.

Durante o processo de mala direta, você configura colunas de dados no Excel e, em seguida, associa-as aos campos de formatação do Microsoft Word. O processo não é complicado, mas requer tempo para configurar a formatação corretamente. Grandes listas de contatos ou outras formas de dados no Excel também requerem mais tempo para serem concluídas.

A alternativa de usar o Excel com o Word é digitar manualmente cada etiqueta ou executar uma mala direta por meio de outro programa compatível, como o Microsoft Outlook. A opção Microsoft Outlook só é atraente se você já usa o serviço como seu gerenciador de e-mail.

As etiquetas Avery são padrão na formatação de etiquetas do Microsoft Word, e o dimensionamento já vem armazenado em uma predefinição, tornando-as uma excelente opção para o processo de etiquetagem. Outras marcas e layouts de etiqueta comuns também são armazenados na formatação de etiqueta da Microsoft.

Antes de pular para o Excel e usar o programa para hospedar seus dados, considere se o Excel é o melhor uso para sua situação particular. Se você estiver fazendo um pequeno número de etiquetas - menos de 100 com informações mínimas, por exemplo - digitar as informações diretamente em um documento do Word formatado em etiqueta é uma opção melhor. Isso é especialmente verdadeiro para uma lista de uso único.

O Excel é ideal para hospedar uma grande quantidade de informações como uma lista de contatos com nome, endereço e outras informações para centenas ou até milhares de pessoas. Listas que estão em constante crescimento e evolução são fáceis de gerenciar no Excel.

A pasta de trabalho do Excel não é uma boa escolha para imprimir etiquetas para a lista gerenciada, mas a formatação torna mais fácil mover os dados para outros programas e formatos. Por exemplo, você pode fazer upload de uma lista de contatos para um gerenciador de e-mail do Excel facilmente.

Use o Excel se as informações forem importantes e serão usadas continuamente. Caso contrário, considere digitar manualmente as informações diretamente em um documento do Word.

No Excel, formate os campos de rótulo usando cabeçalhos de coluna. Por exemplo, encabeça cada coluna com um campo específico, como primeiro nome, último nome, Morada, cidade, Estado, Código postal, endereço de e-mail e qualquer outra informação que você retenha sobre os contatos. Configurar uma coluna para cada conjunto específico de dados é importante na hora de formatar os rótulos.

Cada linha corresponde a um único contato ou conjunto de dados. Usar um título de coluna para cada informação maximiza sua capacidade de posicionar onde as informações ficam nas etiquetas posteriormente, quando você usa o processo de mala direta. Neste ponto, salve a planilha do Excel e saia do programa. Em seguida, abra o Microsoft Word para executar a mala direta e, por fim, imprimir as etiquetas.

Vá para o Mailings guia no novo documento do Word e selecione o Iniciar mala direta opção. Selecione Etiquetas e clique Opções de etiqueta. É aqui que você formata o documento do Word para as etiquetas Avery 5160.

Escolha impressora de alimentação contínua ou impressora de página com base no modelo que você usa. Abaixo das opções da impressora estão as opções de etiqueta. Selecione o menu suspenso para ver os fornecedores e selecione Avery desta lista.

Outra lista é gerada com todos os estilos de etiqueta Avery. Clique no 5160 rótulos de modelo e selecione OK. O documento do Word dimensiona as etiquetas para corresponder ao espaçamento exato e ao design necessário.

Agora clique Arquivo e selecione o Avançado opção para conectar o Excel ao Word. Marque o Confirme a conversão do formato do arquivo caixa de seleção e selecione OK. Voltou para Mailings e clique Selecione os Destinatários para localizar seu arquivo Excel. Selecione o arquivo para mesclar as informações com o Word.

Formate a forma como seus dados devem aparecer nas etiquetas nas configurações de correspondência também. Use o <> estilo para apresentar as informações. Isso se correlaciona com as colunas criadas anteriormente no Excel. Você pode configurar essas informações da maneira que desejar.

Uma etiqueta de endereço normalmente hospeda o nome, endereço, cidade, estado e código postal. Você também pode adicionar o nome de uma empresa ou qualquer campo personalizado, desde que exista em uma coluna do Excel. Formate cada título de coluna da maneira exata que deseja que apareça. Isso inclui o espaçamento entre as palavras e a linha na qual elas existem.

Ajuste as configurações de fonte nesta área também. Usar a fonte padrão mapeada do Excel funciona bem, mas o estilo personalizado é uma opção fácil para rótulos. Basta executar uma visualização da impressão após a mesclagem para certificar-se de que a fonte e o tamanho do texto cabem na etiqueta.

Agora os rótulos Avery estão formatados e as informações conectadas. Clique Match Fields debaixo Mailings e certifique-se de que os títulos das colunas do Excel correspondem ao <> formatação que você usou anteriormente. Se tudo corresponder, siga em frente. Caso contrário, use os menus suspensos para ajustar até que todos os campos correspondam. Isso mapeia as colunas do Excel para os rótulos.

Clique Concluir e fundir na guia Correspondências para concluir o processo. Clique Imprimir para enviar o trabalho para a impressora. Coloque as etiquetas Avery na bandeja da impressora antes de executar a função de impressão.

Além disso, faça uma visualização da impressão para verificar novamente o alinhamento e o espaçamento e para localizar quaisquer erros. As etiquetas e a tinta da impressora são caras e a verificação dupla do arquivo garante que você não precise imprimir mais de uma vez.

Existe uma alternativa para executar uma mala direta entre o Excel e o Word. A opção do Outlook é específica para listas de contatos, mas oferece um método fácil para carregar contatos do Excel no gerenciador de contatos do Outlook.

Se você mantém contato por e-mail com qualquer pessoa da lista, esse recurso é especialmente útil. Entre no Outlook e escolha Adicionar contatos e selecione De arquivo. Você pode usar o Excel ou um arquivo CSV padrão para obter o mesmo resultado. Selecione o arquivo e importe tudo para o gerenciador do Outlook.

Agora, executar uma mala direta no Word é um processo muito mais curto. Selecione todos os contatos desejados usando o Mudança+Ao controle comando do teclado para destacar vários contatos.

Vou ao Casa guia no Outlook e escolha Mala direta seguido pela Apenas contatos selecionados. Escolha os campos de contato que deseja nas etiquetas ou clique Todos os campos de contato para transferir tudo. Escolher Novo Documento e selecione o tipo de documento. Etiquetas para correspondência é a seleção mais óbvia da lista.

Esta ação aciona a abertura de um documento do Word e todas as informações de contato são mapeadas e prontas. Você ainda precisa usar o Word para selecionar o estilo de etiqueta Avery, mas o processo é o mesmo listado acima.

Se você for prudente, entre no Escrever e InserirCampos seção no Word para verificar o mapeamento. Você também pode executar uma visualização da impressão para garantir que tudo esteja organizado corretamente e pronto para impressão. Caso contrário, você está pronto e pode imprimir as etiquetas rapidamente usando o processo de mala direta do Outlook.