As declarações iniciais informam aos leitores do que se trata o e-mail.
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As mensagens de negócios geralmente seguem um padrão direto ou indireto. É uma forma de organizar as informações que estão sendo comunicadas na mensagem, dependendo se a ideia principal é uma notícia boa, ruim ou neutra. Escolha o padrão mais eficaz para seus e-mails comerciais, dependendo de como você acha que o leitor vai reagir à ideia principal.
Usando e-mail direto para chegar ao ponto
Nos emails diretos, o ponto principal vai no início, seguido de detalhes, explicações ou evidências que o justifiquem. Um e-mail organizado dessa forma economiza tempo do leitor ao chegar ao objetivo da mensagem imediatamente. Também ajuda o leitor a colocar os detalhes que se seguem em contexto e perspectiva. Isso evita que o leitor fique frustrado por ter de percorrer os parágrafos de informações para encontrar o ponto principal. O padrão direto funciona melhor se o seu leitor for receptivo ao ponto principal, não resistente.
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Envio de mensagens positivas e neutras
Se o seu leitor ficar satisfeito, ligeiramente interessado ou neutro (não terá sentimentos sobre isso de uma forma ou de outra), use o padrão direto. Considere um e-mail de um cliente após uma oferta para cumprir um contrato. Se você ganhar o contrato, a carta começa com algo como "Sua oferta foi revisada e temos o prazer de oferecer sua negocie o contrato. "Quando o ponto principal são boas notícias ou notícias neutras, comunique imediatamente e faça o acompanhamento com o detalhes. A maioria dos e-mails usará essa abordagem, incluindo aqueles que lidam com tarefas de rotina, pedidos e confirmações.
Usando e-mail indireto para marcar um ponto
Nos emails indiretos, o ponto principal vai mais tarde na mensagem, após os detalhes, explicações ou evidências. Usar o padrão indireto em um e-mail mostra que você respeita os sentimentos do leitor, que pode ser ferido pelo ponto principal. Ao construí-lo, você permite que seu leitor esteja mais preparado para recebê-lo. É também uma tentativa de encorajar o leitor a ouvi-lo se você expressar uma ideia principal que irá perturbar o leitor logo no início de uma mensagem, ele pode parar de ler. No geral, o objetivo é minimizar qualquer reação negativa que seu leitor possa ter.
Envio de mensagens negativas ou sensíveis
Se o seu leitor vai ficar desinteressado, descontente ou hostil, use o padrão indireto. Considere o e-mail do cliente novamente. Se você não ganhou, a carta começa de forma diferente: "Obrigado por enviar uma proposta para trabalhar em nosso contrato. Revisamos cada lance com cuidado etc. "O ponto principal, que você já acha que sabe, mas continue lendo mesmo assim, vem muito mais tarde. Use um e-mail indireto quando o ponto principal forem más notícias, como ao recusar uma solicitação ou negar uma reclamação. Essa abordagem também funciona bem quando você está tentando vender algo ou compartilhando informações confidenciais.
