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Ao usar o Microsoft Outlook para sua conta de e-mail, você desejará ter certeza de que consegue controlar todas as suas mensagens e que pode consultá-las sempre que precisar. É por isso que é importante entender qual é a melhor maneira de salvar e armazenar suas mensagens de e-mail de sua conta do Outlook.
Pastas
De acordo com a Microsoft, a prática recomendada é manter a caixa de entrada para as mensagens que você mesmo precisa ler e processar e criar outras pastas que você possa usar para certos tipos de e-mail. Crie uma pasta "1-Reference". Deixe cair manualmente qualquer mensagem que você precise voltar mais tarde ou que você não teve tempo de ler ainda. Coloque um "1" na frente para que apareça logo abaixo da sua caixa de entrada. Crie outras pastas, como "Pessoal", para arquivar e-mails pessoais e mantê-los separados dos e-mails de trabalho. Dessa forma, você não terá que se preocupar com seus colegas de trabalho olhando por cima do seu ombro para as mensagens pessoais. Você pode criar um conjunto de pastas para e-mails de lista de distribuição, de modo que essas mensagens sejam redirecionadas para uma pasta. Dessa forma, você não precisa sobrecarregar sua caixa de entrada com toneladas de mensagens que talvez nem precise ler.
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Arquivo
Defina todas as suas pastas para arquivamento automático anualmente. O sistema de arquivamento permite que você salve os e-mails importantes sem que você precise fazer nada. O Outlook pode solicitar que você responda se deseja arquivar automaticamente todas as suas mensagens. Clique em "Sim" e o processo de arquivamento será iniciado. Suas mensagens são movidas da caixa de entrada ou de outras pastas para uma pasta "Arquivo", que você pode acessar a qualquer momento. Todas as suas pastas serão copiadas para a pasta "Arquivo". Por exemplo, se você tiver pastas de referência, pessoais e comerciais, verá as mesmas três pastas em "Arquivo".
O recurso "AutoArquivar" no Outlook está ativado por padrão, mas você também pode personalizar o sistema de arquivamento. Para fazer isso, clique no menu "Ferramentas". Clique em “Opções” e clique na guia “Outro”. Selecione “AutoArquivar”. Selecione "Executar AutoArquivar a cada n dias" e especifique quantos você deseja que isso seja (por exemplo, a cada 14 dias). Selecione qualquer outra opção que você deseja alterar. Se você deseja aplicar as alterações a todas as suas pastas, selecione "Aplicar essas configurações a todas as pastas".
