Crie gráficos e tabelas no próprio Word, em vez de incorporá-los de outra fonte.
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Os arquivos do Word tendem a ser bem pequenos em comparação com seus equivalentes de multimídia, mas quando ficam grandes eles se tornam um incômodo para as pessoas baixarem e podem desperdiçar largura de banda se você os hospedar por conta própria local na rede Internet. Os maiores contribuintes para o aumento do tamanho do arquivo em um documento do Word são os objetos incorporados - arquivos separados que você insere em um documento do Word por conveniência ou funcionalidade extra - e gráficos. Mantenha seus objetos e gráficos incorporados sob controle e você pode facilmente reduzir seu documento a um tamanho razoável.
Removendo e substituindo objetos incorporados
Os objetos incorporados incluem qualquer tipo de arquivo externo que o Word seja capaz de conter em seu documento, como planilhas, arquivos PDF, diagramas avançados e equações matemáticas. Quanto mais desses objetos incorporados você pode remover do seu documento, mais você pode redimensionar o seu arquivo para algo mais gerenciável. Talvez você possa remover alguns desses objetos completamente; outros talvez você possa substituir. Se você tem um objeto incorporado cuja função é estritamente visual, como um diagrama ou uma equação matemática, você pode fazer uma captura de tela do conteúdo usando o botão "Print Screen" ou "Prt Sc" no teclado e, em seguida, cole a captura de tela em qualquer editor de imagem - como o Paint, que vem com Janelas. A partir daí, você pode recortar a captura de tela e salvá-la como uma imagem e, em seguida, inserir a imagem em seu documento do Word no lugar do objeto incorporado original, potencialmente economizando muito espaço.
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Compactando gráficos
Para compactar gráficos no Word 2013, clique em uma das imagens do seu documento. O menu Ferramentas de imagem aparecerá na faixa de opções. Clique em "Formato", escolha "Compactar imagens" e clique em "E-mail" para ser o resultado final. Observe que se você desmarcar "Aplicar apenas a esta imagem", o Word compactará todos os gráficos do documento - uma boa maneira de economizar tempo fazendo tudo de uma vez. Dependendo do número e da qualidade da imagem dos gráficos em seu documento, compactar gráficos pode reduzir potencialmente um arquivo de vários megabytes a algumas centenas de kilobytes.
