Usos de e-mail em negócios

O e-mail é uma das ferramentas de comunicação empresarial mais onipresentes dos últimos anos. Os usos do e-mail nos negócios incluem a comunicação com colegas de trabalho e clientes, agendamento de reuniões, envio de notificações automatizadas e compartilhamento de boletins informativos com clientes antigos e novos. Uma das vantagens do e-mail na comunicação empresarial é que ele é tão onipresente que todos presumem que qualquer pessoa com acesso à Internet pode enviar e receber e-mails. O e-mail também foi usado por alguns golpistas e hackers nos últimos anos, por isso é importante estar atento a mensagens fraudulentas.

Uma das principais funções do email na comunicação empresarial é conectar pessoas da mesma empresa ou organização. Os e-mails são usados ​​com frequência para fazer perguntas aos colegas de trabalho sem ter que incomodá-los com um telefonema ou um tapinha no ombro. Eles são usados ​​para enviar anúncios e atas de reuniões, para distribuir formulários importantes e para conduzir pesquisas no local de trabalho.

Muitos escritórios têm vários listas de e-mail internas que as pessoas podem enviar mensagens a fim de levá-los a uma unidade específica da empresa, sejam todos trabalhando em humanos recursos que podem precisar ver uma atualização da política de férias ou todos que trabalham em um andar específico que devem saber que é um colega de trabalho aniversário. O e-mail também é frequentemente usado com ferramentas de calendário integradas de fornecedores como Microsoft e Google para agendar reuniões e outros eventos.

E-mail anexos são comumente usados ​​como uma forma de compartilhar arquivos, de documentos do Microsoft Word a amostras de materiais publicitários, como logotipos ou jingles.

As pessoas cada vez mais checam e-mail da empresa em dispositivos pessoais como smartphones, o que lhes permite manter contato com colegas de trabalho fora do escritório. Isso pode ser positivo e negativo: as pessoas podem trabalhar mais facilmente em casa ou fazer check-in rapidamente durante o trajeto matinal, mas também podem ter menos horas de folga verdadeiras quando não estão no escritório.

O papel vital do email na comunicação empresarial não é surpreendente que existam regras de etiqueta formais e informais em torno do email.

As pessoas geralmente tentam endereçar e-mails com um certo grau de profissionalismo, certificando-se de ter um claro e linha de assunto concisa que torna os e-mails fáceis de localizar na caixa de entrada e prestando pelo menos alguma atenção a gramática, ortografia e letras maiúsculas. A maioria das pessoas tenta evite fazer qualquer tipo de comentário impróprio em e-mails da empresa, incluindo piadas de gosto duvidoso, referências a política e religião ou quaisquer críticas a seus empregadores.

Algumas pessoas também tentam parecer alegres nos e-mails da empresa, pois é difícil determinar o tom olhando apenas para uma mensagem escrita. Isso pode ser feito com o uso de pontos de exclamação ou emoji, embora exagerar possa parecer pouco profissional. Geralmente, você vai querer siga a liderança de outras pessoas em sua organização quando se trata de redigir e-mails para colegas de trabalho ou clientes.

Muitas organizações têm suas próprias políticas sobre email, como exigir que um formato de assinatura específico seja anexado a cada email enviado. Alguns locais de trabalho têm políticas sobre quando, se for o caso, o e-mail da empresa pode ser usado para fins pessoais. Muitos também têm políticas sobre quando os e-mails devem ser retidos ou excluídos por motivos de segurança.

Receber mensagens de e-mail automatizadas de organizações com as quais você faz negócios tornou-se comum. Os pontos de venda online enviam notificações de vendas, confirmações de compras e atualizações sobre programações de envio. Jornais e outras organizações de mídia enviam e-mails automatizados com manchetes e atualizações de histórias.

Existem várias empresas que podem enviar e-mails automatizados para empresas, incluindo e-mails de marketing e aqueles acionados por uma compra, às vezes chamados de emails transacionais. Certas leis regem quando as empresas podem armazenar os endereços de e-mail das pessoas, quando são obrigadas a permitir que as pessoas optem por não receber e-mails e quando podem enviar mensagens de marketing. Certifique-se de estar em conformidade com as regras em sua jurisdição e, potencialmente, em locais onde as pessoas com as quais você está enviando e-mails trabalham ou residem.

Alguns provedores comerciais de e-mail podem ajudá-lo a gerenciar opt-out, listas de assinaturas e outras informações. Pesquise para encontrar um que atenda às suas necessidades a um preço que você goste.

E-mail boletins informativos tornaram-se cada vez mais populares nos últimos anos. Algumas empresas os usam para chegar aos clientes e informá-los sobre vendas, novos produtos ou serviços existentes. Por exemplo, uma empresa de limpeza de piscinas pode enviar um boletim informativo lembrando as pessoas de seus serviços como o verão abordagens, ou um estúdio de podcast pode enviar boletins informativos por e-mail anunciando uma nova série ou nova temporada de uma exposição.

Em outros casos, o boletim informativo em si é o produto. Algumas organizações de mídia e outros grupos tiveram sucesso com boletins informativos pagos que contêm informações não disponíveis em nenhum outro lugar. Alguns deles são criados com plataformas especializadas ou por meio de ferramentas de crowdfunding, como o Patreon.

Tal como acontece com outros e-mails comerciais, se você estiver enviando um boletim informativo por e-mail, certifique-se de ter o consentimento explícito das pessoas para as quais está enviando mensagens e de que elas têm uma maneira fácil de cancelar. Você pode convidar as pessoas a se inscreverem em um boletim informativo quando visitarem seu site ou quando concluírem uma transação, por exemplo. Naturalmente, se estiver oferecendo um boletim informativo pago, você precisará garantir que as pessoas tenham uma maneira fácil de cancelar suas assinaturas e deixar de ser cobrado.

Fraude de e-mail, frequentemente conhecida como phishing, tornou-se predominante nos últimos anos. Os golpistas enviam e-mails para pessoas que se fazem passar por instituições confiáveis ou até mesmo colegas de trabalho, tentando enganar os destinatários para que enviem dinheiro ou forneçam informações valiosas, como nomes de usuário e senhas. Em alguns casos, esses e-mails são enviados em massa para um grande número de destinatários, mas, em outros casos, eles são direcionados especificamente para destinatários específicos.

Às vezes, o malware também é distribuído por e-mail, geralmente por meio de anexos ou links para sites obscuros incluídos nas mensagens de e-mail. Em alguns casos, se o arquivo suspeito for aberto, ele infectará o computador do destinatário e usará seu software de e-mail para enviar mais cópias de si mesmo aos contatos do destinatário original.

Para evitar ser vítima de golpes por e-mail, dê uma olhada nos endereços de onde vêm as mensagens e certifique-se de que correspondem às pessoas ou instituições das quais afirmam pertencer. Verifique se todos os links no e-mail levam aos sites aos quais afirmam estar vinculados. Se você receber um e-mail inesperado com um anexo, verifique se é realmente da pessoa de quem afirma ser, mesmo se você precisar ligar ou enviar uma mensagem para essa pessoa para confirmar a identidade.

Muitas empresas têm software antivírus para verificar e-mails recebidos e enviados em busca de malware, mas ainda é bom estar vigilante para evitar golpes.

Em alguns escritórios, o e-mail está cada vez mais sendo substituído por software de mensagens instantâneas, como Microsoft Teams ou Slack. As empresas também estão usando ferramentas de mensagens e software de rede social para falar com os clientes, geralmente por meio de caixas de bate-papo automatizadas ou links colocados em sites da empresa.

Essas plataformas em tempo real costumam ser mais rápidas e convenientes do que usar e-mail. Muitos também facilitam o compartilhamento de arquivos ou até mesmo a configuração de sessões de videoconferência e voz, algo que não pode ser feito diretamente por e-mail.

Ainda assim, é improvável que essas plataformas substituam totalmente o e-mail em breve.