Como formato datas e números em uma mala direta do Microsoft Word?

Números e datas podem ser problemáticos em uma mala direta do Microsoft Word, especialmente quando a fonte de dados é uma pasta de trabalho do Excel. Alguns problemas são resolvidos mais facilmente do que outros. Números sem valores decimais, como um CEP de cinco dígitos ou uma contagem inteira, podem ser convertidos em valores de texto no Excel. No entanto, para evitar problemas com datas e números decimais, você precisa inserir códigos de formatação nesses campos de mesclagem para formatar esses valores corretamente nos documentos produzidos.

Gorjeta

Os outros tipos de documentos que podem ser usados ​​como fontes de dados para uma mala direta do Word são:

  • UMA banco de dados de camada única Arquivo
  • Uma tabela de um arquivo HTML
  • Um catálogo de endereços do Microsoft Outlook
  • Outro documento do Microsoft Word com um único. Tabela de dados
  • Um arquivo de texto com campos de dados separados por vírgulas. ou guias

Esses tipos de documento exportam valores como texto.

Mesclando Números Inteiros

A formatação de inteiros é melhor executada antes de importar os dados de origem para o Word. Esta seção discute o uso do Excel.

Vídeo do dia

Etapa 1: Abra a fonte de dados

Dados de origem para uma mala direta do Word com dados de texto, número inteiro, porcentagem, moeda e data.

Crédito da imagem: Ron Price

Abra a pasta de trabalho da fonte de dados do Excel e, se houver várias planilhas, clique na guia da planilha que contém os dados de origem da mala direta.

Etapa 2: formatar inteiros como texto

Formate valores inteiros como texto para evitar problemas de mesclagem.

Crédito da imagem: Ron Price

Selecione uma coluna contendo valores inteiros. Clique com o botão direito nas células selecionadas e escolha Formatar celulas no menu pop-up para exibir o Formatar celulas caixa de diálogo. Clique no Texto seleção no Categoria Lista. Clique OK para aplicar a mudança de formato. Os dados nas células selecionadas agora estão em formato de texto.

Mesclando Números com Valores Decimais

Para decimais, você pode formatar facilmente o número diretamente no Word.

Etapa 1: Exibir campos de mesclagem

Um exemplo de carta de mesclagem mostrando os campos de mesclagem incorporados.

Crédito da imagem: Ron Price

Para formatar o número de casas decimais em um campo numérico, como moeda, porcentagens ou qualquer número com valores decimais, adicione códigos de formatação ao campo de mesclagem. Abra o documento de mala direta (carta, e-mail, etc.) para exibir seus campos de mesclagem, que aparecem como <>, como <>, por exemplo.

Escolha Alternar códigos de campo para exibir os detalhes do campo de mesclagem.

Crédito da imagem: Ron Price

Etapa 2: Alternar códigos de campo

O campo de mesclagem <> mescla um valor monetário da fonte de dados. Clique com o botão direito no <> mesclar campo e escolher Alternar códigos de campo no menu pop-up para exibir sua formatação, se houver.

Etapa 3: inserir códigos de formatação

Exemplos de códigos de campo de mesclagem sem formatação aplicada.

Crédito da imagem: Ron Price

O <> o campo de mesclagem agora deve mostrar {MERGEFIELD "Amount"}. Nenhuma formatação é incluída para este campo. Para exibir os dados mesclados como um campo de moeda, digitar "# $,#.00" após o nome do campo no campo de mesclagem. O campo de mesclagem agora deve conter {MERGEFIELD "Amount" # $, #. 00}, Onde:

  • # - Indica que a formatação segue.
  • $ - Designa um caractere a ser exibido na frente do campo.
  • , (vírgula) - Indica que as vírgulas devem ser inseridas, se aplicável, em um valor numérico.
  • # (sinal de número) - Indica o número de dígitos fixos a serem exibidos.
  • .00 - Indica que um valor decimal de duas casas (neste caso) deve ser exibido. Um número sem decimais é exibido com zeros após o decimal.

Porcentagens de fusão

Como qualquer número calculado por uma fórmula no Excel, os valores brutos não podem ser limitados a apenas duas casas decimais fixas, independentemente do que é exibido na célula. Conforme mostrado na etapa anterior, o comprimento de um número, especialmente quaisquer decimais, pode ser definido para um número fixo de posições.

Ações em códigos de formatação

O código de formatação do campo de mesclagem para exibir uma porcentagem com duas casas decimais e um sinal de porcentagem

Crédito da imagem: Ron Price

Em alguns casos, é necessário mesclar um campo de dados antes que ele possa ser acionado. O campo "Pct" no exemplo é um bom exemplo. Para que esses dados apareçam no documento mesclado como uma porcentagem de duas decimais com pelo menos um dígito significativo e um sinal de porcentagem, são necessárias duas ações.

Etapa 1: recuperar os dados

Substitua a instrução MERGEFIELD existente pela ação mais interna da nova instrução MERGEFIELD "Pct". Esta cláusula de instrução recupera os dados da fonte de dados e os disponibiliza para o restante do código de formatação. Depois de inserir a cláusula mais interna, use o CTRL-F9 chaves para colocar a instrução entre colchetes.

Etapa 2: formatar os dados

Insira um sinal de igual ("=") antes da declaração inserida na Etapa 1. Isso informa à função Merge que a instrução inclui um operador. Em seguida, insira o restante do código de formatação, *100 # "#0.00%", imediatamente atrás da chave mais à direita da declaração interna. Esta cláusula multiplica o valor de mesclagem por 100 (para mudar a casa decimal), formata o valor como uma porcentagem de duas casas decimais e exibe o sinal de porcentagem. Neste ponto, o campo de mesclagem deve ser = {MERGEFIELD "Pct"} * 100 # "# 0,00%". Usar CTRL-F9 para colocar toda a instrução entre colchetes e ativá-la.

Mesclando datas

Para mesclar uma data do Excel no formato M / d / y, por exemplo, 15/06/2015, você não precisa de uma formatação especial. Este formato de data se funde perfeitamente. No entanto, se você deseja exibir a data em qualquer outro formato, como 15 de junho de 2015, alguns códigos de formatação são necessários.

Para mesclar um campo de data e exibi-lo como dia, mês, ano, o código de formatação é "@" MMMM d, aaaa ", onde" @ "indica um formato de data e "MMMM d aaaa" indica o mês em texto, o dia sem zero à esquerda e o ano como um quatro dígitos número

Os resultados de uma mala direta mostrando os campos formatados de data, moeda e porcentagem.

Crédito da imagem: Ron Price

Gorjeta

Ao formatar datas em uma mala direta, os marcadores de posição e os códigos de formato para o mês usam um "M" maiúsculo. "M" minúsculo é usado para representar os minutos.