Como digitalizar documentos para o Excel

As planilhas do Excel são específicas sobre os campos e como são preenchidas com os dados. É possível digitalizar documentos para o Excel e você pode até converter um PDF para o Excel em alguns casos. Dito isso, nem todos os tipos de documentos são convertidos em planilhas do Excel. Você também pode achar difícil digitalizar os dados para o documento com precisão. Alguns campos podem exigir ajustes manuais para funcionar corretamente. A digitalização economiza uma quantidade considerável de tempo porque seus dados não requerem entrada manual, mas você precisa inserir fórmulas relevantes após digitalizar as informações.

É uma boa prática digitalizar um documento para o Microsoft Word antes de transferi-lo para o Excel. Você também pode usar o OneNote. Trazer os dados para um documento do Word torna possível copiar e colar linhas e colunas específicas no Excel. O método de entrada leva um pouco mais de tempo do que uma importação direta para o Excel, mas permite que você trabalhe com os dados e certifique-se de que eles entram no Excel como pretendido. Em uma situação de digitalização direta para o Excel, os dados podem não se alinhar nas linhas e colunas corretamente. Fazer os ajustes necessários após o fato é mais difícil do que começar com uma nova planilha e extrair o conteúdo do Word.

Os conversores de documentos não são uma aposta certa, mas existem versões gratuitas online e podem funcionar. Digitalize o documento que deseja converter e salve-o como PDF. Em seguida, procure um conversor de documentos gratuito. Várias opções estão disponíveis. Carregue o PDF no conversor e o software fará a conversão. A maioria dos conversores gratuitos funciona em um navegador da web e gera uma planilha para download. Outros pedem que você baixe o software. Embora essa opção não seja necessariamente ruim, trabalhar dentro de um navegador economiza espaço em sua unidade e é o melhor caminho.

Você também pode trabalhar a digitalização no Excel diretamente através da Microsoft. Acesse as ferramentas do Microsoft Office e abra o Microsoft Office Document Imaging. Clique em “Arquivo” e “Abrir” e selecione o documento. Olhe no canto inferior direito da tela e encontre o ícone do globo ocular. Passe o mouse sobre este ícone e deverá ler "OCR" ou "Reconhecimento óptico de caracteres". Clique no ícone para executar a varredura através do processo de reconhecimento de caracteres. Em seguida, destaque todo o documento, copie-o e cole-o no Excel. Você ainda pode optar por colar os resultados em um documento do Word primeiro para trabalhar com os dados antes de inseri-los no Excel.