Um moderno escritório de negócios.
Crédito da imagem: Siri Stafford / Digital Vision / Getty Images
A automação de escritório hoje se refere a muito mais do que uma máquina de escrever e uma copiadora. A informação eletrônica e digital é o ponto crucial da automação de escritório moderna. Pode consistir em computadores estritamente internos ou, mais provavelmente, inclui uma rede digital mundial por meio da Internet e armazenamento em nuvem externo. Conforme você avança no século 21, você encontrará benefícios e desvantagens inerentes à automação de escritório em todas as suas variações.
Economize tempo e recursos da empresa
Desde a introdução da automação de escritório, o equipamento tem permitido às empresas economizar tempo e dinheiro. Em vez de esperar que um documento chegue a um cliente pelo correio, você pode enviá-lo por fax em alguns minutos. Agora, os avanços do computador e a Internet tornaram as comunicações instantâneas. Sempre que você economiza tempo, economiza dinheiro. Você não fica restrito por limitações geográficas, economizando recursos que gastou em viagens. Além disso, embora você ainda possa fazer cópias impressas de muitos documentos, o armazenamento digital permite que você economize tempo e dinheiro em papel e espaço de armazenamento.
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Confie na automação para precisão
Embora seja verdade que uma máquina é tão eficaz quanto os humanos que a fizeram e as informações coletadas digitalmente são apenas precisos quanto a pessoa que o enviou, uma vez que os bugs são resolvidos nos programas, eles são infinitamente mais confiáveis do que humanos. Existem softwares para somar números em planilhas e orçamentos, por exemplo, que sempre apresentam o saldo correto e não dependem dos dedos do contador na máquina de somar. Os modelos podem ser criados e usados continuamente para evitar erros na documentação padrão.
Quando a automação dá errado, você está em apuros
As empresas que dependem exclusivamente da automação para operar e executar seus sistemas de informação podem entrar em pânico quando esses mesmos sistemas falham. Os custos para consertar ou substituir sistemas quebrados podem ser exorbitantes. Você não pode simplesmente pegar uma borracha e fazer correções. Você precisa contratar técnicos para acompanhar as atualizações e falhas de software e hardware, ou ter um serviço confiável para ligar a qualquer momento. Então você tem toda a questão da confidencialidade e segurança. Você pode guardar segredos comerciais e contar apenas a alguns indivíduos de confiança, mas se os dados forem divulgados na Web, não haverá como devolvê-los.
Os usuários nem sempre são fáceis de mudar
Conforme a automação de escritório continua a evoluir e você incorpora novas tecnologias em seus sistemas para permanecer competitivo e lucrativo, a desvantagem é que você precisa treinar todo o seu quadro de Comercial. Todos, desde sua secretária até o encarregado da compra e desde seus clientes até os vendedores que entregam seu produto ou serviço, devem aprender os novos sistemas. Muitas pessoas não aprendem novos sistemas facilmente e outras são teimosas em fazer as coisas da maneira que sempre fizeram. Portanto, embora você tenha as despesas relacionadas ao retreinamento, também tem as atitudes dos usuários finais para combater.
