Você pode agendar várias salas de conferência em um calendário do Outlook.
Em um escritório movimentado com várias salas de conferência, pode ser difícil controlar quais salas de conferência estão em uso e em que horários. O calendário no Microsoft Outlook pode ser usado para agendar suas reuniões, compromissos e eventos e também pode ser usado para eventos em todo o escritório, como a agenda de salas de conferência. Você pode configurar um calendário para agendar todas as salas de conferência, para que a equipe possa ver facilmente a disponibilidade da sala de conferência para qualquer hora e data.
Passo 1
Abra o Microsoft Outlook. Clique em "Calendário" no painel Favoritos. Botão direito do mouse em “Calendário” e selecione “Novo calendário”. Digite um nome para o novo calendário, como "Agenda da sala de conferência".
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Passo 2
Clique em "Schedule View" na interface da faixa de opções. Clique com o botão direito no calendário e selecione “Novo Compromisso”.
etapa 3
Clique em "Categorizar" na faixa de opções e selecione "Todas as categorias". Destaque uma categoria de cor e clique em “Renomear”. Insira um nome para a categoria, como "Sala de conferências 1" ou "Sala de conferências do saguão". Renomear categorias de cores adicionais, uma para cada conferência sala. Clique OK."
Passo 4
Insira o título de uma reunião ou evento na caixa de texto Assunto. Digite o nome ou número da sala de conferências na caixa de texto Local. Insira o dia e a hora de início para uso da sala de conferências e a hora de término do uso. Se uma sala de conferência for necessária para vários dias, você também pode alterar a data de término.
Etapa 5
Insira os detalhes da reunião agendada na sala de conferências na janela principal. Você pode incluir uma descrição da reunião e uma lista dos participantes.
Etapa 6
Clique em "Categoria" na faixa de opções e clique na sala de conferências onde a reunião será realizada. Esta cor codifica a reunião no calendário e diferencia facilmente entre várias salas de conferência em uso ao mesmo tempo.
Etapa 7
Clique em "Salvar e fechar" para fechar o evento da sala de conferências e retornar ao calendário.
