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Perder um e-mail ocasional é difícil de evitar. As caixas de entrada estão repletas de boletins diários, e-mails comerciais e pessoais, e um deles inevitavelmente escapará pelas frestas. Embora não haja más intenções, explicar por que o e-mail foi perdido e pedir desculpas requer algumas estratégias básicas. A maioria dos destinatários perdoa quando vê um e-mail "Desculpe pela demora na resposta", pois todos estão propensos a perder um e-mail ocasionalmente.
Considere o contexto
O contexto e os riscos são essenciais para sua resposta e, em última análise, moldarão a resposta. Se você perder um e-mail casual ou um anúncio de rotina no trabalho, um simples pedido de desculpas é suficiente. Se você perder um e-mail importante, no entanto, as consequências estão anexadas. Sua resposta deve assumir um tom sério e apologético. Perder um e-mail de um cliente em potencial pode custar a você e ao seu empregador a receita, e perder um e-mail com instruções ou tarefas essenciais para o seu trabalho pode ter consequências negativas graves. Nesse caso, sua resposta muda de "Desculpe pelo atraso na resposta" para algo mais como "Desculpas urgentes por perder seu e-mail".
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Mantenha simples
Desculpas prolixas são turvas e refletem desespero, e não um simples erro. Para e-mails que não são de importância crítica, siga um pedido de desculpas básico e deixe o remetente do e-mail saber que você perdeu o e-mail em sua caixa de entrada e que deseja rever a conversa. Reativar a conversa dessa forma dá à pessoa um motivo para responder e retornar à sua conversa normal.
E-mails curtos são mais legíveis e é mais provável que o destinatário leia sua resposta. Limite-o a um parágrafo, se possível, e termine o pedido de desculpas com uma pergunta ou um apelo à ação. Solicite uma reunião ou telefonema para tornar a discussão mais pessoal. Quando você perder um e-mail importante, peça uma reunião pessoal ou um telefonema. A oportunidade de se conectar pessoalmente torna seu pedido de desculpas mais genuíno e pode restaurar o relacionamento ou remediar o problema.
Use um modelo
Se você está tendo dificuldades para escrever um e-mail de desculpas eficaz, use um que seja comprovado e já esteja escrito. Os modelos são fáceis de encontrar através de uma pesquisa básica na Internet. No entanto, tenha cuidado ao copiar e colar totalmente. O ideal é customizar e personalizar o modelo para garantir que o texto seja genuíno e seja lido corretamente para sua situação. Os modelos são mais bem usados como um guia para seu e-mail de desculpas, não como uma substituição.
