Baixe um modelo de contabilidade geral do Excel disponível em um dos sites gratuitos fornecidos. O modelo deve funcionar em todas as versões do Excel. Um razão geral é um registro das transações de cada conta no sistema de contabilidade. Uma vez que o uso de um razão geral e de técnicas contábeis adequadas requer o uso de contabilidade de dupla entrada, cada transação registrada afeta duas contas.
Clique na célula logo acima do "1" e à esquerda do "A". Isso destacará a página inteira na folha de razão geral. Segure as teclas "CTRL" e "C" para copiar a folha. Clique no botão "Inserir" na barra de menu superior, role para baixo até o botão "Planilha" e clique em. Clique na célula do canto superior esquerdo acima do "1" e à esquerda do "A" na nova planilha e segure as teclas "CTRL" e "V" para colar o modelo de razão geral em outra planilha. Neste modelo, há espaço para inserir transações do razão geral para nove contas diferentes.
Crie pelo menos cinco planilhas idênticas, dando a você um total de 45 contas diferentes que você pode acompanhar. A primeira folha deve ser para conta corrente, poupança ou folha de pagamento; dá-lhe o direito de "Contas Bancárias". Você cria o título clicando com o botão direito do mouse na guia no canto inferior esquerdo rotulada, "Folha 1" e escolhendo o botão "Renomear". A segunda folha deve ser para contas de "Receitas". Isso incluiria receita de vendas, receita de serviço e reembolso de taxas pagas.
A terceira folha deve ser para contas de "Despesas". Isso inclui aluguéis pagos, serviços públicos, mão de obra e licenças ou impostos. A quarta folha deve ser para contas de "patrimônio líquido", incluindo o investimento inicial para iniciar a empresa, quaisquer sorteios feitos para o proprietário e qualquer reinvestimento na empresa. Finalmente, a quinta folha deve ser para "Passivos", incluindo empréstimos para edifícios, veículos, equipamentos e cartões de crédito.
Crie planilhas adicionais para as áreas que têm mais de nove contas nelas. Se por acaso uma das categorias tiver mais de nove contas, "Despesas" por exemplo, crie mais uma ou mais duas planilhas e renomeie-as como "Despesas 2" e "Despesas 3". Cada conta que você cria deve receber um número. Normalmente, todas as contas bancárias começam com 10--, contas de receita com 20--, contas de despesas com 30--, contas de patrimônio com 40-- e contas de passivo com 50--.
Observe as colunas em cada entrada do razão geral. As colunas de data e descrição são autoexplicativas. O "Post Ref." coluna é para inserir o número da outra conta afetada pela transação na linha. As colunas restantes são "Débito", "Crédito" e "Saldo".
Na maioria das vezes, um débito em uma conta adiciona dinheiro a essa conta e um crédito remove o dinheiro da conta. Para cada débito, deve haver um crédito. Outra maneira de pensar sobre isso é: um débito é "o que você obteve" e um crédito é "de onde vem".
Por exemplo, você paga $ 400 pela sua conta de energia elétrica. Você paga com um cheque do cheque comercial. Pergunte a si mesmo, o que você conseguiu? Você recebeu $ 400 em eletricidade, então debite $ 400 na conta de utilitários (# 3010). Agora pergunte a si mesmo, de onde veio isso? Veio de sua conta corrente, portanto, credite $ 400 na conta bancária (# 1010).
Na conta de utilidades coloque # 1010 para o Post Ref, e na conta do banco coloque # 3010 para o número da conta.
