Ter um sistema de gerenciamento de arquivos digitais tem fortes vantagens comerciais.
Conforme sua empresa entra na era da distribuição digital, você precisará decidir se fará ou não a mudança de um sistema de arquivamento de papel para um sistema de gerenciamento de arquivos digital. Embora a mudança para um sistema de arquivo totalmente computadorizado possa parecer intimidante, as vantagens de se ter um sistema de arquivo digital levaram muitos a fazer a transição.
Custo reduzido
Devido ao custo do aluguel do imóvel para armazenar a documentação, o arquivamento digital começa a se pagar assim que é implementado. Como não há papelada física, os custos de manuseio e transferência de documentos de um lado para outro são bastante reduzidos. Isso também permite que os documentos que devem ser armazenados como papel sejam arquivados em locais menores e mais baratos.
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Going Green
Reduzir a pegada de carbono de sua empresa pode ser um fator importante para alcançar a base de consumidores que pensam no meio ambiente hoje. Pode melhorar muito a imagem da empresa, proporcionar benefícios fiscais e reduzir o custo dos suprimentos. Um sistema de arquivamento digital pode mudar positivamente toda a base de uma empresa, e mudar para um sistema "mais ecológico" pode dar amplas oportunidades de publicidade.
Fluxo de trabalho mais suave
Recuperar cópias impressas de documentos arquivados e armazenados fisicamente pode ser um processo demorado que está sujeito a erro humano, problemas de segurança e perda física. Este não é o caso de um sistema digital. Em poucos instantes, um documento pode ser acessado na mesa da pessoa que precisa dele. Isso resulta em um menor tempo de trabalho, permitindo um andamento mais rápido e mais tempo para o desenvolvimento dos projetos.
Maior Segurança
Embora um sistema de arquivamento de papel tradicional possa ser aberto e examinado por qualquer pessoa com acesso a ele, um sistema de arquivamento digital pode fornecer diferentes níveis de proteção que podem manter documentos confidencial. Usando senhas, pastas especificadas para diferentes usuários, criptografia de dados e trilhas de auditoria que permitem que você mantenha um registro de quem acessou quais arquivos e quando, um sistema de gerenciamento de arquivos pode manter seus documentos muito mais seguros.
Arquivo confiável
Documentos e arquivos em papel podem ser destruídos por excesso de manuseio, danos por incêndio, inundações e outros desastres naturais. Uma vez que os dados podem ser armazenados em servidores em qualquer lugar do mundo, você pode arquivar seus documentos comerciais com segurança, sem ter que se preocupar com possíveis danos à propriedade. Você também pode tornar seus dados arquivados portáteis, usando coisas como discos rígidos removíveis, pen drives e CDs.
