Quais são as vantagens e desvantagens do Google Docs?

O Google oferece o Google Docs como uma alternativa gratuita ao Microsoft Word. O preço de zero dólar para o Docs lhe dá uma vantagem no Word, e o Docs é compatível com documentos do Word, mas o processador de texto gratuito carece de alguns recursos, como suporte para várias colunas. O Google Docs é executado completamente na Internet, o que causa algumas limitações na disponibilidade do arquivo, mas também fornece uma maneira de salvar um fluxo constante de revisões para que você nunca perca seu trabalho.

Ao contrário do Microsoft Word e da maioria dos outros processadores de texto, o Google Docs é executado em um navegador da Web - você não precisa instalar o Google Docs em seu computador. A execução de documentos na Internet possibilita trabalhar em qualquer computador conectado à Internet, mas isso apresenta uma limitação: se você perder a conexão com a Internet, perderá o acesso ao programa. Como solução alternativa, o Google oferece um aplicativo Drive para Chrome e um programa de desktop do Drive, que fornece acesso off-line a todos os arquivos do Drive, incluindo arquivos no Documentos. Para trabalhar offline, no entanto, você precisa planejar com antecedência. Se você não configurar o Drive para funcionar off-line com antecedência, não será possível acessar o Documentos off-line com facilidade.

Todos os arquivos que você edita no Documentos são salvos automaticamente no Google Drive sempre que você faz uma alteração, portanto, se o seu travar o computador, você pode continuar exatamente de onde parou - o Google Docs nem mesmo tem a opção "Salvar" no Menu de arquivo. O Drive armazena cada arquivo salvo como uma revisão separada, tornando possível reverter as alterações. O Google não contabiliza os arquivos do Documentos no seu espaço alocado no Google Drive, então você pode manter um número ilimitado de documentos e revisões. Embora úteis, esses recursos funcionam exclusivamente através do Google Drive: Você não pode vincular o Google Docs ao Dropbox, Box, SugarSync ou qualquer outro serviço de armazenamento em nuvem. Se você já usa outro serviço e deseja compartilhar um arquivo do Documentos por meio desse serviço, você precisa fazer o download do arquivo e, em seguida, carregá-lo em seu serviço de nuvem preferido.

O Google Docs inclui a maioria dos mesmos recursos do Microsoft Word, mas nem tudo funciona de forma idêntica entre os dois programas. Em 2013, a Microsoft lançou anúncios que destacavam recursos específicos ausentes no Documentos, incluindo colunas e suporte para edição de imagens. O Google ocasionalmente adiciona novos recursos ao Google Docs, como a adição de "Edições sugeridas" em meados de 2014 - equivalente ao recurso Rastrear alterações do Word. Em alguns casos, o Docs oferece recursos além do Word, especialmente no que diz respeito à colaboração: No Docs, vários usuários podem trabalhar em um documento simultaneamente e ver as alterações em tempo real.

O Microsoft Word oferece um grande benefício por meio de sua integração com o resto do pacote do Microsoft Office, como a capacidade de colar células de planilhas do Excel no Word ou incorporar um slide do PowerPoint em um documento. O Docs oferece suporte a vínculos semelhantes com outros programas de escritório do Google, Planilhas e Apresentações, mas não há equivalentes do Google para os programas mais avançados do Office, como Publisher, Access ou Visio. O Google Docs também não pode ser vinculado diretamente aos dados do Outlook para realizar uma mala direta ou ler informações no seu calendário.