Insira os itens que deseja na lista suspensa em qualquer lugar de sua pasta de trabalho, um por célula. Selecione a lista inteira e atribua a ela um nome na caixa Nome.
Clique na célula onde deseja que a lista apareça e pressione "Validação de dados" na seção Ferramentas de dados da guia "Dados".
Escolha "Lista" na caixa Permitir e certifique-se de que a opção "Lista suspensa na célula" esteja marcada. Digite o nome que você atribuiu à lista, precedido por um sinal de igual, na caixa Fonte.
Insira uma mensagem na guia "Mensagem de entrada" para exibir uma notificação sempre que alguém clicar na célula. Essa mensagem pode conter qualquer texto, por exemplo, para apresentar a lista de opções aos usuários que começam a digitar imediatamente na célula, em vez de verificar a lista suspensa.
Escolha um estilo de erro na guia "Alerta de erro" e escreva uma mensagem a ser exibida se um usuário inserir uma escolha inválida. O estilo "Parar" impede que os usuários insiram opções que não estejam na lista, enquanto os estilos "Aviso" e "Informação" permitem que o usuário anule o erro.
Clique em "OK" para criar a lista. Selecione a célula da lista e abra o menu suspenso para escolher uma das opções disponíveis.
Para ajustar o intervalo de células que aparecem na lista suspensa, pressione "Gerenciador de nomes" na guia "Fórmulas", escolha o nome que atribuiu à lista e edite o intervalo de células na caixa "Refere-se a".
Evite que os usuários editem as opções da lista, colocando o intervalo de células que contém as opções em uma planilha separada da lista suspensa e, em seguida protegendo essa planilha: Depois de criar a lista, abra o menu "Arquivo", clique em "Informações", "Proteger pasta de trabalho" e "Proteger planilha atual". Digite uma senha para bloquear a folha. Clique com o botão direito do mouse no nome da planilha e escolha "Ocultar" se também quiser impedir que os usuários vejam a lista.
As tabelas vinculadas a sites do SharePoint não podem conter listas suspensas. Para adicionar uma lista, mude a tabela para um intervalo de células normais clicando com o botão direito na tabela, escolhendo "Tabela" e clicando em "Converter para intervalo".
