Como criar uma planilha de inventário básica com o Excel

O gerenciamento de estoque é essencial para qualquer negócio de varejo. Mesmo os modelos de negócios que não são de varejo exigem gerenciamento de estoque interno para rastrear ferramentas e equipamentos. O Excel é excepcionalmente útil porque oferece um meio barato de monitorar o estoque de maneira eficaz. Uma loja grande e complexa se beneficiará de um programa de software de gerenciamento de ponta a ponta, mas o Excel é suficiente para necessidades simples de gerenciamento de estoque.

O gerenciamento de estoque é um sistema que rastreia os itens conforme eles entram no negócio e os desconecta quando são vendidos. Por exemplo, uma loja de roupas registrará 100 camisetas no sistema depois que elas forem encomendadas e estocadas nas prateleiras. Quando um cliente compra uma dessas camisas, o item é retirado do estoque e a venda é contabilizada com a margem de lucro anexada. Quando 80 dessas camisetas forem vendidas, o gerente ou proprietário pode considerar fazer um novo pedido para reabastecer o estoque.

Sem um sistema de gerenciamento implantado, o estoque não é rastreado e a loja não sabe quanto de cada item está estocado. Isso interrompe os sistemas de pedidos, a contabilidade financeira e a capacidade de monitorar as vendas e tomar decisões de compra informadas com base nos melhores e nos piores itens de venda.

O Excel é menos automatizado do que os programas de software que se conectam ao sistema de ponto de venda (POS). Esses sistemas POS são usados ​​para registrar a transação e processar cartões de crédito. Muitos são projetados para rastrear o estoque também. A loja insere um novo estoque manualmente e cada item é removido do estoque quando a venda é concluída. Armazene software de inventário no Excel não é comum, mas muitos programas permitem a exportação para o Excel para manutenção de registros.

Criar a planilha é um processo bastante simples. As fórmulas do Excel de gerenciamento de estoque também são úteis para rastrear o valor total do estoque registrado no sistema. Para começar, crie os títulos das categorias para cada coluna individual.

Use o título Item para a primeira coluna, Quantidade para o segundo e Preço unitário para o terceiro e Valor total para o quarto. Embora existam vários sistemas diferentes para rastrear o estoque, este mantém uma contagem precisa e mostra o valor total de todo o estoque em estoque.

Para a coluna Valor total, multiplique a quantidade pelo preço unitário para determinar esse número de cada linha. A fórmula para rastrear o valor de cada item em estoque é = soma (b * c). Aplique isso a cada linha para que cada item de estoque gere um valor único com base na quantidade e no preço unitário. Por exemplo, uma camiseta listada na terceira linha usaria = soma (b3 * c3) para determinar o valor total em seu folha de inventário em Excel.

O Excel é útil, mas nem sempre é a melhor opção. O sistema de planilhas funciona bem para empresas que lidam com apenas alguns itens. Por exemplo, uma empresa que vende dispositivos médicos pode ter apenas alguns itens diferentes de grande valor em estoque. Um modelo de máquina de Raio-X com 20 unidades é fácil de rastrear, independentemente do valor de cada unidade. É uma situação de baixa contagem e baixo estoque que torna o rastreamento muito mais fácil.

Uma empresa médica que vende de tudo, desde compressas de gaze a pomadas, entretanto, exigirá um sistema mais robusto para rastrear o estoque. O Excel ainda é uma possibilidade, mas acessar o espaço correto na planilha quando milhares de itens são listados torna o processo ineficiente. Um programa de software com uma função de pesquisa pode puxar rapidamente o item enquanto exibe todas as informações relevantes em relação ao estoque disponível, vendas realizadas, o valor das vendas e o valor total do estoque remanescente em estoque.

Considere o uso do Excel como um programa inicial para rastreamento de estoque básico e atualize para um sistema mais sério quando apropriado. O software de rastreamento de estoque é caro, mas vale bem o custo ao rastrear várias unidades com alta rotatividade.