Como usar várias instruções IF no Microsoft Excel

Uma instrução IF no Excel executa um teste lógico que retorna um valor se uma condição for atendida e outro valor se não for. Usar uma única instrução IF do Excel pode acomodar apenas operações básicas, mas se você aninhar várias instruções IF, poderá executar tarefas complicadas. A única desvantagem é que você deve ter cuidado ao construir a fórmula para evitar erros. Funções alternativas do Excel podem fazer o mesmo trabalho com menos risco de erro. Aprenda o básico das instruções IF aninhadas no Excel e as alternativas para encontrar a melhor abordagem para suas necessidades.

A função IF no Excel diz essencialmente "se isso for verdade, retorne o valor x, mas se não for, retorne o valor y." Por exemplo, se você estivesse verificando se vários departamentos em sua empresa estavam abaixo ou acima do orçamento, você poderia comparar seus gastos com seus orçamentos usando a função e fazer com que retornasse "Acima do orçamento" se o departamento gastasse muito ou "Dentro do orçamento" se não. De modo geral, você usa operadores de comparação para formar sua declaração, como:

• = (igual a)

• (Maior que)

• = (maior ou igual a)

• <= (menor ou igual a)
• <> (diferente de)

Compreender a sintaxe da instrução IF do Excel é uma etapa crucial para aprender a usá-la adequadamente. O formato da função é IF (teste_lógico, valor_se_verdadeiro, [valor_se_falso]) onde os colchetes indicam que este último argumento é opcional. São fáceis de interpretar: teste lógico significa a declaração que você deseja testar, valor_se_verdadeiro é o local para o que você deseja que o Excel mostre se o teste for verdadeiro, e [valor_se_falso] é o local opcional para o que você deseja que o Excel exiba se o teste for falso.

Isso é suficiente para você usar a fórmula do Excel para declarações se-então, que pode ser demonstrada usando o exemplo "Acima do orçamento / dentro do orçamento" anterior. Imagine que você tem o valor gasto por vários departamentos na coluna B e o valor orçado na coluna C, com os valores começando na segunda linha. Na célula D2, você digitaria = IF (B2> C2, "Acima do orçamento", "Dentro do orçamento") para retornar o resultado que você está procurando (observando que você precisa usar aspas para que ele retorne o texto interno). A primeira parte diz "se o valor em B2 for maior que o valor em C2" (se a despesa for maior que o orçamento), a segunda parte diz "então devolva o texto Acima do orçamento e a terceira parte diz "se não, volte Dentro do orçamento."

Tirar o máximo proveito da ferramenta de instrução IF do Excel significa ser capaz de combinar várias instruções IF quando houver uma tarefa adequada para isso. Você pode incluir uma segunda instrução IF em sua instrução IF original e pode incluir outra instrução IF dentro dela e assim por diante. Isso é particularmente útil se você deseja categorizar algo em um dos vários grupos usando uma única fórmula. Por exemplo, você pode usar instruções IF aninhadas para converter as pontuações que os alunos alcançaram em um teste em uma nota.

Para usar várias instruções IF corretamente, pense na lógica do que você está pedindo ao Excel para fazer. Essencialmente, após sua condição (o primeiro argumento na função), você pode adicionar outra instrução IF no valor_se_verdadeiro ou valor_se_falso espaços, para dizer ao Excel o que fazer a seguir. Pense nisso como fazer com que o Excel verifique a célula em relação a um segundo critério se a célula em questão não atender ao primeiro critério (ou, na verdade, se atender ao primeiro), e você pode continuar esse processo por um longo Tempo. Em outras palavras, você está transformando "se isso, então aquilo" em se este e isso, então aquele "ou" se não isso, mas isso, então aquilo.

Imagine que você deu aos alunos um teste em que a pontuação de 85 por cento ou mais é um A, entre 70 e 85 por cento é um B, entre 55 e 70 por cento é um C, entre 40 por cento e 55 por cento é um D e qualquer coisa menor é um Falhou. As pontuações estão na coluna B, da linha 2 à linha 11. Você pode usar uma função Excel IF cuidadosamente construída com várias condições para categorizar as pontuações dos alunos.

A primeira parte é fácil (para uma pontuação em B2, neste exemplo): = SE (B2> = 85, "A") diz ao Excel para retornar um A se o aluno pontuou 85 ou mais. O aninhamento permite que você adicione outras notas, usando o terceiro argumento (o que fazer se a condição for falsa) para adicionar condições extras: = SE (B2> = 85, "A", SE (B2> = 70, "B")), que informa ao Excel para retornar um A para pontuações de 85 ou mais, mas se não, retorne um B se a pontuação for superior a 70. Continue dessa maneira para completar a fórmula, usando o terceiro argumento para uma nova instrução IF a cada vez: = SE (B2> = 85, "A", SE (B2> = 70, "B", SE (B2> = 55, "C", SE (B2> = 40, "D", "Falha")) ))

Isso parece complicado, então dividi-lo deve consolidar a ideia. Os dois primeiros argumentos dizem "se a pontuação em B2 for 85 ou mais, o aluno obtém um A" e o terceiro diz: "caso contrário, verifique a seguinte condição". O segundo IF leva a esta afirmação, "(para alunos com pontuação inferior a 85) se a pontuação em B2 for 70 ou superior, o aluno obtém um B e, se não, marque o seguinte condição. "O terceiro IF diz:" (para alunos com pontuação inferior a 70) se a pontuação em B2 for 55 ou superior, o aluno recebe um C, e se não, marque a seguinte condição "e a quarta diz" (para alunos com pontuação inferior a 55) se a pontuação em B2 for superior a 40, o aluno recebe um D, caso contrário, o aluno falha. "

Desde que você insira a fórmula para sua instrução IF corretamente, ela retornará uma das opções que você forneceu ao Excel. No entanto, se você cometer um erro, a fórmula pode retornar um 0 ou #NOME? na célula que contém sua fórmula.

UMA 0 erro significa que o valor_se_verdadeiro ou valor_se_falso o argumento está vazio. Corrija esse problema garantindo que um valor seja inserido em ambos os argumentos ou, pelo menos, no valor_se_verdadeiro argumento. O valor_se_falso argumento pode ser completamente removido e retornará FALSO se você não colocar uma segunda vírgula após o valor_se_verdadeiro campo.

UMA #NOME? erro informa que provavelmente você digitou incorretamente ou incorretamente algo na fórmula. Isso pode ser um pouco mais difícil de consertar porque pode ser qualquer parte da fórmula, mas o melhor conselho é verificar tudo novamente ou escrever a fórmula novamente.

A fórmula da função IF aninhada do exemplo anterior ficou bastante longa, o que é uma das principais desvantagens de usar várias instruções IF no Excel. Eles podem se tornar complicados e é fácil cometer um erro porque você deve seguir a lógica cuidadosamente para ter certeza de que tudo está funcionando da maneira desejada. A Microsoft aponta que uma fórmula incorretamente aninhada pode até retornar o resultado correto na maioria das vezes, mas resultados incorretos em raras ocasiões. São difíceis de detectar.

Não colocar as condições na ordem certa é um erro comum. No exemplo de testes com nota, se você começou com a pontuação mais baixa = IF (B2> = 40, "D",… " e começou a listar os outros em ordem crescente, mesmo uma pontuação de 100 retornaria um D. Isso ocorre porque a primeira condição é verificada primeiro, portanto, se você começou com "se a célula B2 for 40 ou superior, retorne um D "classificaria qualquer pontuação de 40 ou mais como um D sem marcar mais nada porque atende ao primeiro doença. Este é um exemplo perfeito de por que você precisa seguir a lógica de sua fórmula.

Você também precisa ter certeza de adicionar o número correto de colchetes ao final de várias instruções IF para fechar a fórmula corretamente. O Excel ajuda com isso coordenando as cores e destacando os colchetes enquanto você trabalha.

Tecnicamente, você pode aninhar até 64 funções IF em uma única fórmula, mas a Microsoft não recomenda o uso dessa função pelos motivos acima. As coisas ficam complicadas rapidamente e, provavelmente, se você está tentando aninhar mais de 10 instruções IF, provavelmente já existe uma ferramenta melhor para o trabalho incluída no Excel.

A alternativa mais conveniente para a função IF é a função IFS, que é uma versão do função que executa a mesma tarefa do aninhamento em uma única função e pode lidar com até 127 condições. A função IFS tem uma sintaxe mais simples: = IFS (teste_lógico1, valor_se_verdadeiro1, [teste_lógico2, valor_se_verdadeiro2], [teste_lógico3, valor_se_verdadeiro3]…) e assim por diante. Essencialmente, isso funciona como instruções IF aninhadas, exceto as instruções IF subsequentes que ocupam o espaço após o "valor se verdadeiro" sem a necessidade de abrir a função novamente.

A fórmula no exemplo da nota do teste pode ser escrita de forma muito mais simples com a função IFS. Ao invés de:

= SE (B2> = 85, "A", SE (B2> = 70, "B", SE (B2> = 55, "C", SE (B2> = 40, "D", "Falha")) ))

simplesmente escreva

= IFS (B2> = 85, "A", B2> = 70, "B", B2> = 55, "C", B2> = 40, "D", VERDADEIRO, "Reprovado")

O VERDADEIRO no ponto antes da última diz "se nenhum dos outros valores forem atendidos, então retorne o próximo valor."

Este recurso está disponível apenas no Excel 2019 ou Excel para Office 365.

A função VLOOKUP no Excel é geralmente uma alternativa mais simples para várias instruções IF e está disponível em qualquer versão do Excel de 2007 em diante. Não é ideal para todas as situações porque retorna resultados para uma correspondência exata ou para o mais próximo número, por isso não pode ser usado para notas como o exemplo anterior. No entanto, em muitas situações, pode poupar muito trabalho escrevendo uma fórmula, embora você tenha que construir uma tabela com valores possíveis em um coluna, como os produtos que sua loja vende e o que você deseja que a função retorne, como o preço do produto, em outra coluna, para exemplo.

A sintaxe para VLOOKUP é = VLOOKUP (lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup]) e aprender cada um dos componentes mostra como usá-lo. O lookup_value argumento é o valor que você deseja verificar, que precisa ser uma célula na mesma coluna do início da tabela que você deseja verificar, acima ou abaixo dela. O table_array é o intervalo de células que contém sua tabela de informações, como produtos e seus preços correspondentes, e col_index_num é a coluna que você deseja que o Excel examine para encontrar o valor a retornar, com 1 indicando a coluna mais à esquerda, 2 indicando o próximo e assim por diante. Finalmente, [Pesquisa de alcance] é opcional, mas insira "VERDADEIRO" se quiser que o Excel baseie a resposta no valor mais próximo ou "FALSO" se quiser apenas uma correspondência exata.