20 dicas do ninja para obter o máximo do Gmail

O Gmail ultrapassou 900 milhões de usuários em 2015. Nada mal para um projeto cujo codinome veio de um desenho animado Dilbert. Quando foi lançado, ninguém acreditou - estreou no Dia da Mentira.

Em parte por causa da interface prática do Gmail, as pessoas raramente se dão ao trabalho de aprender seus muitos recursos. Afinal, já é tão fácil. Mas para aqueles que dedicam um tempo para aprender seus meandros, o Gmail se torna uma ferramenta muito mais poderosa. Aqui estão 20 dicas para ajudá-lo a se tornar um ninja do Gmail.

Esta é a ferramenta mais importante para navegar no Gmail. Se você for como a maioria das pessoas, provavelmente nunca o usou. Clique no Engrenagem - localizado no canto superior direito da tela do Gmail - e entre em um admirável mundo novo.

A primeira coisa que você notará quando clicar no Engrenagem há uma série de opções sob um título chamado

Você também pode escolher quantos e-mails exibir em uma página. Clique no Engrenagem e então Configurações> Geral. Debaixo Tamanho máximo da página você pode selecionar o número de conversas (ou seja, e-mails) por página, de 10 a 100.

Lembre-se de que sempre que fizer uma alteração nas configurações, você deve ir até a parte inferior da página e selecionar Salvar as mudanças ou suas alterações não serão mantidas.

A escolha do seu tema é uma das mudanças visuais mais dramáticas que você pode fazer no Gmail. Vou ao Engrenagem e selecione Temas. Você será saudado por uma variedade de fundos. Um plano de fundo colorido dá a sensação de que você está trabalhando diretamente na área de trabalho, em vez de no navegador. E você também pode escolher uma de suas próprias fotos como plano de fundo.

Se você quiser voltar ao plano de fundo padrão do Gmail, escolha aquele marcado Leve.

Você também pode escolher o estilo do texto. Vou ao Engrenagem e escolher Configurações> Geral e você verá Estilo de texto padrão. Aqui você pode escolher a fonte, o estilo e a cor do seu texto.

Como você avalia seus tópicos? Não queremos dizer roupas. Tópicos é um recurso de muitos programas de e-mail que agrupa as mensagens com suas respostas. Você pode gostar ou não disso; talvez você queira ver cada e-mail exibido separadamente. Se você não quiser que suas conversas por e-mail sejam aninhadas, você pode desativar esse recurso. Vá para o Engrenagem e selecione Configurações> Geral e então Visualização de conversas. Escolha o botão de opção próximo a Vista de conversa desativada para acabar com os fios.

Você também pode alterar o estilo da caixa de entrada. Vou ao Engrenagem e escolher Configurações> Caixa de entrada. Selecione o menu suspenso ao lado Tipo de caixa de entrada. É definido como padrão, o que apresenta os e-mails na ordem em que foram recebidos. Mas talvez você prefira outra maneira. Talvez você queira ver os e-mails não lidos primeiro, ou os e-mails com estrela ou até mesmo os e-mails importantes na parte superior.

Mas você pergunta: como o Gmail pode saber o que é importante? Excelente pergunta! E isso nos leva à nossa próxima dica.

Você pode ensinar ao Gmail quais mensagens são importantes para você. Há um pequeno ícone semelhante a uma bandeira ao lado de cada e-mail que fica amarelo quando clicado (veja a captura de tela para detalhes). Ao clicar nele, você informa ao Gmail que é importante. Depois de um tempo, o Gmail percebe e começa a identificar automaticamente esses e-mails como importantes. Por exemplo, todos os e-mails enviados por seu chefe serão marcados como importantes. Por outro lado, você pode desmarcar e-mails que não são importantes, mas que o Gmail identificou erroneamente dessa forma. Em breve, você terá o Gmail fazendo o trabalho de classificar seus e-mails para você.

Organizar seus e-mails visualmente pode ajudá-lo a identificar e-mails importantes conforme você dá uma olhada rápida em sua caixa de entrada. As duas principais ferramentas do Gmail para fazer isso são rótulos e estrelas. Vamos começar com marcadores, que também funcionam como pastas no Gmail. Para criar um rótulo, você vai para o topo da janela e seleciona o Mover para ícone, em forma de pasta.

Ao clicar nele, você verá uma caixa suspensa. Selecione Crie um novo. Dê um nome ao seu novo rótulo e clique em Crio.

Como mencionamos, os marcadores são apenas o nome que o Gmail usa para pastas. Eles aparecem no lado esquerdo da sua caixa de entrada sob o Compor botão. Você pode fazer e-mails marcados se destacarem mais atribuindo-lhes uma cor. Se você passar o mouse sobre o nome de um rótulo, verá uma pequena seta à direita. Clique nele e uma caixa aparecerá. No topo da caixa, você verá Cor da etiqueta. Clique na seta à direita dela e uma caixa de seleção da cor do rótulo aparecerá. Basta clicar na cor desejada e essa será a cor da sua etiqueta.

As estrelas são outra ótima maneira de fazer seus e-mails se destacarem visualmente. Olhe para o canto direito da lista de e-mail em sua caixa de entrada e você verá estrelas vazias. Quando você clica em uma estrela, ela fica amarela. Boom, agora você sinalizou a mensagem. Pode significar o que você quiser; Marcar e-mails com estrela pode marcar o e-mail como importante, que precisa de acompanhamento ou outra coisa. Você decide.

O amarelo é ótimo, mas você também tem muito mais cores para escolher, expandindo muito o valor organizacional desses pequenos ícones. Cada vez que você clica em uma estrela, ela percorre uma das cores disponíveis.

Mas aqui está um truque: você controla quais cores (e até mesmo formas) estão disponíveis. Clique no Engrenagem e selecione Configurações> Geral. Role para baixo até Estrelas. Você pode arrastar estrelas (e formas) entre as seções Não em uso e Em uso, dando a você todo o poder de determinar o que acontece quando você clica nas estrelas de volta na caixa de entrada.

Depois de selecionar o que deseja, não se esqueça de clicar Salvar alterações.

Quando estiver de volta à sua caixa de entrada, você pode selecionar a cor da estrela desejada (ou outro ícone) clicando repetidamente no ícone da estrela ao lado do seu e-mail. Ele irá passar sucessivamente por suas opções de cores.

Criar filtros é uma ótima maneira de melhorar a produtividade do Gmail. Basicamente, você está criando regras que automatizam a resposta do Gmail aos e-mails recebidos. Isso economiza tempo, pois você não precisa mais lidar com cada e-mail individualmente. As regras podem ser qualquer coisa, desde mover e-mails, encaminhá-los e enviar uma resposta automática.

Primeiro, selecione o e-mail para o qual deseja criar um filtro. Então selecione Mais na barra de menu superior e vá até Filtrar mensagens como estas.

No exemplo abaixo, selecionamos um e-mail de marketing da sinfonia Phoenix. A primeira caixa que surge contém o A partir de: linha preenchida. Clique onde diz Crie um filtro com esta pesquisa.

Depois de terminar, você será levado para outra caixa onde poderá criar a regra ou filtro que deseja. Nesse caso, vamos criar duas regras: pular a caixa de entrada e categorizar esses tipos de e-mails como uma promoção. Depois de selecionar suas regras, clique em Criar filtro. Feito isso, todos os e-mails do departamento de marketing da sinfonia Phoenix passarão pela caixa de entrada e irão diretamente para Promoções.

Você verá nesta caixa que tem muitas opções para criar um filtro. Você pode marcar com estrela todos os e-mails vindos do remetente (neste caso, phoenixsympony.org), aplicar um rótulo, marcá-los como lidos ou excluí-los, entre outras possibilidades.

Ao criar filtros, você introduzirá um fluxo em sua caixa de entrada que mantém os emails na direção desejada, aumentando significativamente a eficiência do email.

Quando você cria um filtro, ele não terá nenhum efeito nos e-mails que você já recebeu - a menos que você selecione Também aplique o filtro às conversas correspondentes que é uma caixa de seleção imediatamente à direita do Criar filtro botão.

Provavelmente, você enviou pelo menos um e-mail que gostaria de receber de volta.

Gostaria de poder clicar em desfazer momentos depois de clicar em Enviar? Felizmente, no Gmail, você pode fazer exatamente isso. Clique no Engrenagem então Configurações> Geral. Clique na caixa de seleção para habilitar Desfazer envio e escolha a quantidade de tempo que deseja dedicar a si mesmo. Lembre-se de que quanto mais você definir o período de tolerância para desfazer, mais tempo levará para que cada e-mail seja realmente enviado de sua caixa de saída; portanto, 10 ou 20 segundos provavelmente são suficientes.

Os atalhos do teclado são uma ótima ferramenta para navegar mais rapidamente pelo Gmail. Você pode usá-los para navegar pelo Gmail e também para ajudá-lo a organizar suas mensagens. A primeira coisa que você precisa fazer é ativar os atalhos de teclado, já que sua posição padrão está desativada. Você faz isso clicando na engrenagem e, em seguida, Configurações> Geral. Vamos para Atalhos do teclado e selecione o botão de opção ao lado Atalhos de teclado ativados.

Para obter uma lista completa dos atalhos de teclado do Gmail, visite aqui. Você também pode encontrar uma folha de referências do Gmail aqui.

A maioria de nós tem mais de uma conta de e-mail. E é possível adicionar essas contas ao Gmail, para que você não precise entrar em várias contas para verificar seu e-mail, desde que sejam contas POP3 comuns.

Você precisará saber as configurações das contas de e-mail que planeja adicionar. Assim que tiver essa informação, vá para o Gear e, em seguida, Configurações> Contas e importação. Então selecione Adicione uma conta de e-mail POP3 que você possui.

A partir daqui, basta inserir as informações que o Gmail pede. O Gmail tentará preencher alguns deles automaticamente, mas pode errar. É melhor você saber essas informações com antecedência e inseri-las manualmente. Você também notará um botão próximo a Deixe uma cópia das mensagens recuperadas no servidor. Selecione esta opção se você verifica o e-mail frequentemente para essa conta de outros lugares. Depois de preencher as informações, clique em Adicionar Conta. Agora você configurou o Gmail para receber e-mails de sua outra conta.

Você também será perguntado se também deseja ser capaz de mandar e-mails desta conta. Se você selecionar sim, verá que na próxima caixa será perguntado se deseja Tratar como um pseudônimo. Esta é uma escolha pessoal que afeta as configurações de pesquisa mais do que qualquer outra coisa. Você pode descobrir mais detalhes aqui. Essencialmente, se você selecionar Tratar como um pseudônimo, quando você pesquisar "De: Eu", o Gmail tratará esse novo endereço também como "Eu" - ou seja, você - e exibirá todos os seus e-mails da nova conta que você adicionou.

Também será solicitado que você preencha as informações do servidor de saída e a senha. Quando você clicar em Avançar, poderá ser solicitado um código de confirmação provando que você realmente possui essa conta, que será enviado por e-mail ou mensagem de texto para o seu telefone. Com essa etapa concluída, você está pronto para começar. Você verá o novo e-mail em Enviar e-mail como: dentro Contas e importação nas configurações.

Da próxima vez que for enviar um e-mail, você notará uma caixa suspensa no A partir de: linha do seu e-mail. Ele está dando a você a opção de enviar um e-mail de sua conta original do Gmail ou da nova conta que você adicionou. Você pode querer ter cuidado ao enviar do endereço de onde deseja enviar. Há uma configuração em Contas e importação isso permite que você Responda do mesmo endereço para o qual a mensagem foi enviada. Com este selecionado, você deve evitar erros se seu objetivo é sempre ter o seu para: e de: o mesmo.

Adicionar outras contas de e-mail pode ser um pouco complicado. Então, estamos seguindo com uma dica simples que pode evitar muitos aborrecimentos. Talvez você tenha percebido que acumulou um número absurdo de e-mails promocionais. É hora de se despedir deles e usar os preciosos 15 GB de espaço que o Gmail concede a você para coisas mais importantes.

Você já deve saber disso se clicar no Selecionar tudo ícone no canto esquerdo da barra de menu superior, apenas 100 e-mails (ou quantos e-mails você configurou para uma única página) são selecionados. Se você tiver muitos e-mails, demorará muito para excluí-los 100 de cada vez.

Acontece que a solução está escondida à vista de todos - e provavelmente você nunca percebeu isso. Ao selecionar tudo, se houver mais e-mails nesta pasta ou marcador do que cabem na página atual, você sempre terá a opção de selecionar todos os e-mails. Clique no link da mensagem amarela para selecionar tudo.

Depois de selecionar um dos e-mails, clique em Excluir. Feito e feito!

Operadores de pesquisa são os atalhos de teclado do mundo de pesquisa. Aprendê-los agora vai economizar muito tempo depois. Eles ajudarão a refinar sua pesquisa quando você estiver procurando aquele e-mail em um palheiro.

Operadores de pesquisa no Gmail incluem A partir de: que, quando seguido por um nome, encontrará automaticamente todos os e-mails dessa pessoa. Da mesma forma, há Para: que especifica um destinatário. Por exemplo, se você deseja encontrar rapidamente todos os seus e-mails de fãs para a lenda dos quadrinhos Stan Lee, digite Para: Stan Lee e a lista aparecerá em sua caixa de entrada. Você também pode pesquisar por assunto com Assunto: Quadrinhos. (Observe que não pode haver nenhum espaço entre os dois pontos e o termo de pesquisa.) Você também pode pesquisar por marcadores (Etiqueta:) e classificar e-mails por anexos (Tem anexo).

Existem muitas outras maneiras de pesquisar e o Gmail fornece uma lista de operadores de pesquisa aqui.

Os engenheiros do Google frequentemente adicionam coisas "experimentais" para tornar o Gmail melhor. O Google Labs é onde você pode experimentar alguns desses novos recursos primeiro.

Mergulhe clicando no Engrenagem e selecionando Configurações> Labs. Você acabou de entrar na área de teste. Aqui você encontrará coisas como um ícone de autenticação para remetentes verificados (uma ferramenta para evitar que spammers imitem mensagens para fazer com que pareçam vir de um site confiável). Para experimentar, clique Habilitar.

Experimente o que você quiser; você sempre pode desativar aqueles de que realmente não precisa.