Por muito tempo, o Microsoft Word incluiu modelos para folhas de etiquetas imprimíveis, bem como para documentos comuns, como cartas. Com layouts de etiqueta para vários fornecedores, o Word pode imprimir uma única entrada em uma etiqueta específica ou produzir uma folha inteira de etiquetas de uma vez.
Se você tiver uma lista de contatos no catálogo de endereços do Outlook ou em uma planilha do Excel ou banco de dados do Access, a mala direta pode importar as informações para criar uma série de etiquetas automaticamente. Como alternativa, você pode criar sua própria lista de mala direta no Word durante a mala direta. A mala direta da Microsoft não é mágica, mas pode funcionar quase tão rápido.
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Obviamente, a mala direta inclui toneladas de benefícios para casas de mala direta e grandes corporações que conduzem mala direta em massa. Mas é até muito útil para pessoas comuns. Se você não precisar mais endereçar cada envelope em mãos, sua família pode voltar com o espírito de enviar lindos cartões de Natal (em papel) todo mês de dezembro. Se você ajudar a administrar o PTA local ou uma tropa de escoteiros, a Mala Direta pode ser muito útil para enviar panfletos.
Como funciona a mala direta?
Existem três documentos envolvidos em uma mala direta. Quando se trata de etiquetas, o documento principal é aquele que você usa para configurar o layout, incluindo o logotipo da empresa ou seu endereço de retorno nas etiquetas de envio, se desejar incluí-los. Sua lista de mala direta, que contém os endereços a serem impressos nas etiquetas, é a fonte de dados. Esses dois documentos, combinados, produzem as etiquetas de endereço. Aqui está um diagrama:
Existem algumas "pegadinhas" inesperadas.
Se estiver usando Excel, Outlook ou Access como fonte de dados, por exemplo, você precisa seguir certas regras que podem não ser imediatamente óbvias. Por exemplo, ao usar uma planilha do Excel, você precisa se certificar de que a coluna de CEPs ou códigos postais está formatada como texto para que você não perca nenhum zeros.
Além disso, você não pode usar seus contatos do Outlook como sua fonte de dados, a menos que tenha tornado o Outlook seu programa de e-mail padrão.
Pode ser mais simples usar apenas o Word como sua fonte de dados, especialmente se você tiver experiência com o Word, mas não tiver um conhecimento profundo sobre as outras ferramentas de produtividade de escritório da Microsoft.
Veja como você pode criar e imprimir etiquetas básicas de endereçamento rapidamente na maioria das edições do Word, tudo dentro do Word, sem passar pela rotina mais demorada do Assistente de mala direta passo a passo.
Passo 1. Prepare o documento principal para as etiquetas
No Word, vá ao menu Arquivo. Selecione Novo documento e Documento em branco.
na guia Mailings, vá para o grupo Start Mail Merge e escolha Start Mail Merge, Labels. Na caixa de diálogo Opções de etiqueta, marque se você planeja usar alimentação contínua ou impressora de folha.
Crédito da imagem: Jacqueline Emigh / Techwalla
Em seguida, em Informações da etiqueta, escolha o fornecedor da etiqueta e o número do produto que corresponde ao pacote de etiquetas que você usará. Pressione OK.
Passo 2. Configure a lista de correio em Word
Vá para Selecionar destinatários e escolha Digite uma nova lista.
Na caixa de diálogo Nova Lista de Endereços que aparece, digite as informações de cada membro da sua lista de endereços em cada coluna, conforme apropriado. (Fizemos isso abaixo com uma pequena lista de personagens fictícios.)
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Use a tecla Tab para mover de uma coluna para a próxima ou avançar para a próxima linha na tabela. Para criar uma nova linha na tabela, escolha Nova entrada ou pressione ALT + N.
Um recurso fácil de usar chamado Personalizar colunas oferece bastante flexibilidade sobre as informações a serem incluídas nas etiquetas de endereçamento. Conforme indicado abaixo, você pode remover colunas como Título ou Linha de endereço 2. Você também pode remover números de telefone e endereços de e-mail, já que eles geralmente não são necessários nas etiquetas de endereço.
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Também em Personalizar colunas, você pode adicionar novas colunas, renomear colunas existentes ou alterar a ordem das colunas na lista. Depois de fazer todas as alterações desejadas nas colunas, escolha OK.
Quando terminar de adicionar todas as pessoas que deseja à sua lista, clique em OK.
Na caixa de diálogo Salvar lista de endereços, dê um nome ao novo arquivo e escolha Salvar.
Depois de adicionar todos os endereços à sua lista de e-mails, você acabará com uma lista de Destinatários da mala direta que se parece com esta:
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Passo 4. Adicione os endereços às suas etiquetas
O Word não sabe necessariamente como você deseja que suas etiquetas sejam projetadas. Na próxima etapa, vá para Bloco de Endereços para definir onde os endereços devem aparecer nas etiquetas.
Após selecionar Bloco de endereços, clique em OK. O Word inserirá o bloco de endereço na primeira etiqueta de endereço da página. Depois disso, selecione Atualizar todos os rótulos para replicar o catálogo de endereços em todos os rótulos da página.
Etapa 5. Visualize e imprima suas etiquetas
Na página de resultados de visualização, você deve ver uma visualização de todos os endereços na página.
Se tudo parecer correto, vá para Concluir e mesclar para imprimir suas etiquetas. Se você se deparar com alguma confusão ou se decidir que deseja etiquetas com uma aparência mais sofisticada, volte ao menu Arquivo e inicie um novo Documento em Branco.
Retorne ao grupo Iniciar Mala Direta, desta vez selecionando o assistente - aquele na Mala Direta, é claro, não aquele na Terra de Oz de Dorothy.
