Program Microsoft Word ma funkcję korespondencji seryjnej, która łączy dokument programu Word z informacjami przechowywanymi w pliku danych zwanym źródłem danych. Źródłem danych może być baza danych. Przed scaleniem możesz utworzyć bazę danych i zarządzać nią w programie Word. Baza danych jest zapisywana jako plik bazy danych programu Access w programie Word.
Wskazówka
W rzeczywistości nie wykonasz korespondencji seryjnej, jednak przed utworzeniem bazy danych musisz wybrać typ tworzonego dokumentu korespondencji seryjnej.
Główny układ dokumentu
Otwórz pusty dokument Word.
Wideo dnia
Na Wysyłki zakładka, kliknij Rozpocznij korespondencję seryjną i wybierz Informator. A Informator typ dokumentu nakazuje programowi Word utworzenie listy i użycie pól ze źródła danych, takiego jak baza danych.
Dostosuj pola bazy danych
Kliknij Wybierz odbiorców i wybierz Wpisz nową listę otworzyć Nowa lista adresów Okno dialogowe. Użyj go, aby dostosować pola, które będą używane w bazie danych. Kliknij Dostosuj kolumny. ten Dostosuj listę adresów pojawi się okno dialogowe.
- Aby usunąć nazwy pól, wybierz nazwę pola, kliknij Kasować i kliknij tak aby usunąć nazwę pola.
- Aby edytować nazwy pól, wybierz nazwę pola, kliknij Przemianować, ten Zmień nazwę pola pojawi się okno dialogowe, zmień nazwę pola i kliknij ok.
- Aby dodać dodatkowe nazwy pól, kliknij Dodać, ten Dodaj pole pojawi się okno dialogowe, wpisz nową nazwę pola i kliknij ok.
- Aby zmienić kolejność nazw pól, zaznacz nazwę pola i kliknij Podnieść lub Padnij.
Kliknij ok kiedy kończysz. ten Nowa lista adresów okno dialogowe wyświetla dostosowane nazwy pól w tabeli.
Wprowadź informacje o bazie danych
Wpisz dane w każdym polu. Użyj klawisza Tab, aby przejść z jednego pola do drugiego. Kliknij Nowe wejście aby przejść do następnego rekordu w bazie danych. Po wpisaniu ostatniego rekordu nie klikaj Nowe wejście aby przejść do nowego rekordu.
Sprawdzaj zapisy i wprowadzaj zmiany
- Aby edytować rekord, zaznacz dane i wpisz zmiany.
- Aby wyszukać rekord, kliknij Znajdować, ten Znajdź wpis pojawi się okno dialogowe, wprowadź wyszukiwane słowo (s) i kliknij Znajdź następny.
- Aby usunąć rekord, kliknij kwadrat znajdujący się po lewej stronie pierwszego pola, kliknij Usuń wpis i kliknij tak aby usunąć rekord.
Kliknij ok po zakończeniu.
Zapisz bazę danych i główny dokument
ten Zapisz listę adresów pojawi się okno dialogowe. Wybierz, gdzie chcesz zapisać plik bazy danych, wpisz nazwę pliku i kliknij Zapisać.
Wskazówka
Wpisz tylko nazwę pliku, a program Word doda rozszerzenie .mdb, zapisując plik jako plik bazy danych Microsoft Access.
Zapisz główny dokument, pusty katalog, który zawiera linki do bazy danych, na wypadek, gdybyś później zdecydował się wykonać korespondencję seryjną. Zamknij główny dokument oraz Wyjdź ze słowa.
Wyświetl bazę danych
Przejdź do pliku bazy danych programu Access i otwórz go. Otworzy się program Microsoft Access. Kliknij Office_Address_List pod Stoły wyświetla się nagłówek i tabela bazy danych, która została utworzona w programie Word.
Wróć do bazy danych i edytuj dane
Otwórz główny dokument w słowie. ten Microsoft Word pojawi się okno dialogowe. Kliknij tak aby główny dokument mógł pobierać informacje z bazy danych. Na Wysyłki zakładka, kliknij Edytuj listę odbiorców. ten Korespondencja seryjnaOdbiorcy pojawi się okno dialogowe. Pod nagłówkiem Źródło danych wybierz nazwę pliku bazy danych. Kliknij Edytować i Edytuj źródło danych pojawi się okno dialogowe. Edytuj dane. Po zakończeniu kliknij ok i kliknij tak zaktualizować bazę danych. w Korespondencja seryjnaOdbiorcy okno dialogowe, możesz doprecyzować informacje o bazie danych za pomocą Sortować, Filtr, Znajdź duplikaty, Znajdowaćodbiorca oraz Sprawdź adresy opcje.
Kliknij ok po zakończeniu. Zamknij główny dokument. Kliknij Zapisać. Wyjdź ze słowa.
Wskazówka
Możesz wykonać korespondencję seryjną katalogu w programie Word przy użyciu utworzonej bazy danych i dokumentu głównego.
