Dodaj tytuł u góry arkusza kalkulacyjnego. Pomoże Ci to zapamiętać, jakie informacje znajdują się w określonej książce adresowej. Może być konieczne założenie różnych książek adresowych do różnych celów — na przykład jednej dla członków klubu książki i jednej dla członków rodziny. Czytelny tytuł pomoże Ci utrzymać wszystko w porządku. Pogrub tytuł i zwiększ rozmiar czcionki, korzystając z narzędzi na górnym pasku narzędzi.
Pomiń kilka wierszy po tytule i wprowadź nagłówki kolumn w książce adresowej. Bardzo pomocne będą następujące nagłówki kolumn: nazwa, adres, miasto, stan, kod pocztowy, numer telefonu, numer faksu i adres e-mail. Wpisz te nagłówki odpowiednio w kolumnach od A do H. Bardzo ważne jest, aby każda pozycja została wpisana w osobną kolumnę.
Wyśrodkuj i pogrub nagłówki kolumn. Aby to zrobić, kliknij numer wiersza po lewej stronie wiersza nagłówków. Spowoduje to podświetlenie lub zaznaczenie całego wiersza. Następnie użyj pogrubionych i wyśrodkowanych narzędzi na górnym pasku narzędzi.
Wprowadź dane kontaktowe w każdej kolumnie. Informacje dla każdego kontaktu należy wpisać w osobnym wierszu. W zależności od liczby posiadanych kontaktów może to zająć trochę czasu. Pamiętaj jednak, że wystarczy to zrobić tylko raz. W przyszłości wystarczy dodać nowe kontakty i zaktualizować informacje. Jeśli nie masz pewnych informacji dla niektórych kontaktów, pozostaw tę komórkę pustą. Pamiętaj, aby używać dwuliterowych skrótów państwowych, których wymaga poczta.
Sformatuj tekst w kolumnie Kod pocztowy, aby wszystkie kody pocztowe wyglądały tak samo. Wyróżnij cały tekst w kolumnie, z wyjątkiem nagłówka kolumny. Kliknij prawym przyciskiem myszy podświetlone komórki i wybierz „Formatuj komórki”. Kliknij kartę „Numer”, a następnie kliknij „Specjalne” w polu „Kategoria”. Kliknij „Kod pocztowy” lub „Kod pocztowy+4” w polu „Typ”. Kliknij OK." Dzięki temu wszystkie kody pocztowe będą wyglądać tak samo.
Sformatuj tekst w kolumnie Numer telefonu tak, aby wszystkie numery telefonów w kolumnie wyglądały tak samo. Zaznacz tekst w kolumnie Numer telefonu, z wyjątkiem nagłówka kolumny. Kliknij go prawym przyciskiem myszy i wybierz „Formatuj komórki”. W zakładce "Numer" wybierz "Specjalne" z pola "Kategoria". Kliknij „Numer telefonu” w polu „Typ”. Kliknij OK."
