Jak skompresować pliki przed wysłaniem ich przez e-mail?

Podczas przesyłania dużych plików w wiadomości e-mail istnieje ryzyko przekroczenia limitu rozmiaru załącznika, co spowoduje niepowodzenie wysyłania. Kompresowanie plików zmniejsza ich rozmiar, ułatwiając ich wysyłanie bez przekraczania tych limitów. Jednymi z najlepszych kandydatów do kompresji są duże pliki multimedialne, takie jak filmy, zdjęcia i pliki audio, ponieważ same w sobie przekraczają limity rozmiaru — zwłaszcza filmy.

Powszechnie używanych jest kilka formatów kompresji, a wybór właściwego zależy od kilku różnych czynników. Kompresja ZIP jest najczęściej obsługiwana i jest bardziej uniwersalna niż inne, ale oferuje mniejszą kompresję niż formaty takie jak RAR i 7Z. Te formaty wymagają jednak specjalistycznych programów do dekompresji plików. Formaty, które odbiorca pliku może zdekompresować, odgrywają dużą rolę w podjęciu decyzji. W większości przypadków sprawia to, że ZIP jest najlepszym wyborem, ponieważ kompresja ZIP jest zintegrowana z systemem Windows, eliminując potrzebę dodatkowych wtyczek lub pobierania.

Dokładny proces kompresji plików różni się w zależności od używanego programu. Aby użyć wbudowanej kompresji ZIP systemu Windows w systemie Windows 7, kliknij plik lub folder prawym przyciskiem myszy, umieść wskaźnik myszy nad „Wyślij do”, a następnie wybierz „Folder skompresowany (skompresowany)” z wyświetlonego menu rozwijanego. W systemie Windows 8 wybierz plik i kliknij „Udostępnij”, a następnie „Zip”. W innych programach zwykle tworzysz archiwum, dodajesz do niego pliki, a następnie instruujesz program, aby skompresował. Aby uzyskać szczegółowe wskazówki, zapoznaj się z dokumentacją programu archiwizującego.

To, jak mały ma być skompresowany plik, zależy od usługi poczty e-mail, której używasz do jego wysłania. Limity różnią się w zależności od dostawcy, więc musisz skontaktować się z konkretnym dostawcą, aby uzyskać szczegółowe informacje. Popularne opcje, takie jak Gmail i Yahoo, ograniczają Cię do 25 MB na wiadomość e-mail, podczas gdy Outlook.com ogranicza Cię do 10 MB na wiadomość e-mail. Klienty poczty e-mail są często podobne, a Microsoft Outlook ogranicza do 20 MB na załącznik, poczta Windows Live ograniczenie do 10 GB na e-mail i nie więcej niż 50 MB na plik oraz Mozilla Thunderbird oferująca nieograniczony rozmiar.

Przechowywanie w chmurze oferuje solidną alternatywę, jeśli plik nadal przekracza limit rozmiaru, niezależnie od tego, jak bardzo go skompresujesz. Przechowując skompresowany plik na serwerze w chmurze, takim jak OneDrive, Google Drive lub Dropbox, i wysyłając link do pobrania do odbiorcy, oszczędzasz czas potrzebny na załączenie pliku i wysłanie dużych plików — nawet tych rozciągających się na wiele gigabajtów terytorium. Jest to również wygodniejszy sposób udostępniania pliku wielu osobom, ponieważ wystarczy go przesłać tylko raz. Odbiorcy mogą następnie pobrać plik w dogodnym dla nich czasie.