Zawartość
- Krok 1: Przygotuj swoje dane
- Krok 2: Wypróbuj rekomendację
- Krok 3: Dostosuj tabelę przestawną
- Krok 4: Utwórz od podstaw własne tabele przestawne
- Krok 5: Zainwestuj w naukę
Zanim zaczniemy, do czego dokładnie służą tabele przestawne? Mówiąc najprościej, tabele przestawne pozwalają spojrzeć na te same dane na różne sposoby i pod różnymi kątami, co ułatwia przeprowadzenie dogłębnej analizy i dostrzeżenie ważnych trendów. Na przykład oceniając wyniki sprzedaży, możesz przyjrzeć się pojedynczej osobie, konkretnemu produktowi lub konkretnym ramom czasowym. Za pomocą tabeli przestawnej możesz utworzyć jedną pulę informacji, a następnie łatwo zmienić punkt ciężkości z jednej rzeczy na drugą — jest to analiza, której przeprowadzanie ręcznie byłoby żmudne.
Polecane filmy
Pamiętaj, że będziesz potrzebować pełna wersja Excela 2016 korzystać z tabel przestawnych. Platforma uniwersalna systemu Windows (UWP) Wersja Excela dla systemu Windows 10 nie obejmuje tego i wielu innych zaawansowane funkcje Excela. Wreszcie, jeśli chcesz wypróbować nowe funkcje programu Excel, dołącz do Program niejawnego programu testów pakietu Office i być może jako pierwszy doświadczysz nowej funkcji tabeli przestawnej.
Powiązany
- Jak znaleźć klucz produktu systemu Windows 11
- Microsoft prowadzi Twoje biuro. Microsoft 365 Personal chce także zarządzać Twoją rodziną
Krok 1: Przygotuj swoje dane
Być może najważniejszym krokiem w korzystaniu z tabel przestawnych programu Excel jest staranne uporządkowanie danych. Najłatwiej to zrobić, używając Tabele Excela, które umożliwiają dodawanie wierszy, które zostaną uwzględnione w tabeli przestawnej po każdym naciśnięciu przycisku odświeżania. Ale przynajmniej chcesz, aby Twoje dane miały formę tabelaryczną z informacyjnymi nagłówkami kolumn i spójnymi danymi w kolumnach.
Załóżmy na przykład, że chcesz przeanalizować informacje dotyczące sprzedaży swojej firmy. Masz sześciu sprzedawców, którzy sprzedają trzy produkty w różnych regionach. Twoje produkty są dostosowane do każdego klienta, dlatego ceny są różne. Oto przykładowa tabela z fikcyjnymi informacjami, która daje wyobrażenie o tym, jak można zorganizować dane, mając na uwadze tabelę przestawną.
Tabela została utworzona po prostu poprzez wprowadzenie najpierw danych, następnie wybranie całego zakresu, a następnie przejście do Wstaw > Tabela. Ponownie nie musisz wykonywać tego kroku, ale jest to zalecane, jeśli chcesz później dodać więcej wierszy danych i ułatwić aktualizację tabeli przestawnej.
Mark Coppock/Trendy cyfrowe
Krok 2: Wypróbuj rekomendację
Excel jest pełen sprytnych sztuczek ułatwiających pracę z danymi, a jeśli to możliwe, spróbuje odgadnąć, co chcesz osiągnąć, a następnie automatycznie wykona kilka kroków. Tę przydatność widać tutaj w narzędziu Zalecane tabele przestawne, które analizuje dane i oferuje logiczne opcje analizowania i prezentowania danych.
Aby skorzystać z zalecanej tabeli przestawnej, po prostu przejdź do Wstaw > Polecane tabele przestawne. Excel zaprezentuje kilka opcji do rozważenia. W naszym przykładzie Excel oferuje utworzenie 10 różnych tabel przestawnych, które analizują nasze dane sprzedażowe pod wieloma różnymi kątami. Pamiętaj, że sposób etykietowania kolumn ma znaczenie; Excel odczytuje te nagłówki i wyświetla rekomendacje, które są najbardziej sensowne. Jeśli na przykład chcesz sprawdzić ceny sprzedaży, nie używaj terminu „koszt”, ponieważ Excel na tej podstawie będzie opierał swoje rekomendacje.
Jedna z rekomendacji to „Suma całkowitej sprzedaży według klienta”. Jeśli wybierzemy tę opcję, Excel przystąpi do tworzenia tabeli przestawnej.
Mark Coppock/Trendy cyfrowe
Zwróć uwagę, że tabela przestawna wyświetla tylko dane istotne dla naszej obecnej analizy. Po prawej stronie znajdziesz kryteria użyte przez program Excel do jego utworzenia w oknie dialogowym Pola tabeli przestawnej. Omówimy znaczenie każdego z tych pól w następnej sekcji dotyczącej dostosowywania.
Krok 3: Dostosuj tabelę przestawną
Każdy element w tym oknie dialogowym jest ważny dla określenia sposobu działania tabeli przestawnej. Kliknij trybik konfiguracyjny, aby zmienić wygląd tego okna dialogowego na taki, który najbardziej Ci odpowiada.
Wybór pól
Tutaj wybierasz, które kolumny mają zostać uwzględnione w tabeli przestawnej. Sposób, w jaki dane zostaną wypełnione w tabeli przestawnej, zależy od typu danych, które reprezentują — programu Excel domyśli się, czy dodać kolumnę do tabeli przestawnej, czy dodać dane pola w tabeli tabela. Na przykład, jeśli wybierzesz „Pozycje”, Excel zakłada, że chcesz dodać liczbę pozycji dla każdego klienta.
Mark Coppock/Trendy cyfrowe
Z drugiej strony, jeśli wybierzesz opcję „Data”, Excel umieści dane w tabeli i uporządkuje sprzedaż według daty jej wystąpienia.
Mark Coppock/Trendy cyfrowe
Pracując nad własnymi tabelami przestawnymi, możesz poeksperymentować, aby zobaczyć, jak dodane i usunięte pola wpływają na wyświetlane dane. Przekonasz się, że Excel świetnie sobie radzi z dokonywaniem wyborów, które mają sens, ale możesz też zmienić pewne rzeczy, jeśli wybory Excela nie mają sensu.
Filtry
Jeśli chcesz ograniczyć wyświetlanie danych, przeciągnij elementy z listy wyboru pól do sekcji „Filtry”. Na przykład, jeśli przeciągniesz „Klient” do sekcji „Filtry”, możesz łatwo wyświetlić tylko dane dotyczące jednego lub wybranych klientów.
Mark Coppock/Trendy cyfrowe
Kolumny
Przeciągając pola do sekcji „Kolumny”, możesz rozszerzyć sposób raportowania danych. Ponownie, gdy przeciągniesz pole do tej sekcji, Excel spróbuje dowiedzieć się, w jaki sposób chcesz prezentować dane. Na przykład, jeśli przeciągniesz „Datę” do sekcji „Kolumny”, Excel wyświetli sprzedaż podsumowaną dla najbardziej logicznego przedziału czasu, którym w tym przypadku jest miesiąc. Byłoby to pomocne, gdyby Twoim głównym problemem była miesięczna sprzedaż, mając na uwadze wzorce zakupów klientów.
Mark Coppock/Trendy cyfrowe
Wydziwianie
Podobnie możesz przeciągać pola do sekcji „Wiersze”, aby osadzić różne dane w wierszach tabeli przestawnej. Ponownie, jeśli przeciągniemy „Datę” do sekcji „Wiersze”, Excel rozbije miesięczną sprzedaż według klienta, ale dane zostaną podsumowane według klienta, a nie miesiąca, jak w poprzednim przykładzie. W tym przypadku martwisz się głównie tym, ile sprzedałeś każdemu klientowi, ale chcesz także dostrzec wszelkie trendy oparte na czasie.
Mark Coppock/Trendy cyfrowe
Wartości
Na koniec sekcja „Wartości” określa, w jaki sposób analizujesz swoje dane. We wszystkich naszych dotychczasowych przykładach przyglądaliśmy się całkowitej sprzedaży. Jeśli klikniesz klawisz strzałki w dół w tej sekcji, możesz skonfigurować ustawienia pola wartości, aby uwzględnić inne obliczenia numeryczne.
Mark Coppock/Trendy cyfrowe
Załóżmy na przykład, że chcesz sprawdzić średnie sprzedaży, a nie całkowitą sprzedaż. Wystarczy wybrać opcję „Średnia” w oknie dialogowym ustawień pola wartości. Możesz także ustawić format liczb, aby wyniki były jak najbardziej zrozumiałe.
Mark Coppock/Trendy cyfrowe
Teraz zamiast brać pod uwagę całkowitą sprzedaż według klienta, a następnie obliczać sumę całkowitą, patrzymy na średnią sprzedaż według firmy, a następnie średnią sprzedaż w całej firmie. Byłoby to pomocne na przykład w ocenie, którzy klienci osiągają sprzedaż powyżej lub poniżej średniej, a zatem którzy zasługują na najwięcej (lub najmniej) uwagi. W naszym przykładzie być może Acme Engineering i Jones Roofing nie zasługują na tyle uwagi sprzedażowej, co inne.
Oczywiście tabele przestawne oferują mnóstwo opcji ułatwiających krojenie danych w kostkę. Aby efektywnie korzystać z tabel przestawnych, należy zdecydować, co dokładnie chcesz zobaczyć, zanim zaczniesz stosować opcje. Chcesz także mieć pewność, że Twoje dane odpowiadają układowi tabeli i nazwaniu nagłówków. Im ostrożniej będziesz konfigurować ustawienia, tym skuteczniejsze będą Twoje tabele przestawne.
Krok 4: Utwórz od podstaw własne tabele przestawne
Po zapoznaniu się z funkcją tabeli przestawnej i zrozumieniu, w jaki sposób różne opcje wpływają na dane, możesz rozpocząć tworzenie tabeli przestawnej od zera. Proces jest podobny do korzystania z rekomendacji, tyle że w pierwszym kroku wybierasz Wstaw > Tabela przestawna, a następnie ręcznie wybierasz dane.
W naszym przypadku oznacza to wybranie Tabeli 1, ale możemy również wybrać zakres danych lub pobrać je z zewnętrznego źródła danych. Możemy także zdecydować, czy chcemy utworzyć nowy arkusz, czy też umieścić tabelę przestawną obok naszych danych w określonym miejscu istniejącego arkusza.
Mark Coppock/Trendy cyfrowe
Po dokonaniu wyboru zostanie wyświetlona pusta tabela przestawna i okno dialogowe Pola tabeli przestawnej.
Mark Coppock/Trendy cyfrowe
Utworzenie własnej tabeli przestawnej to po prostu kwestia wybrania pól i określenia, w jaki sposób dane mają być obliczane i wyświetlane. Załóżmy, że chcemy zobaczyć, jak sprzedawcy radzili sobie miesięcznie, biorąc pod uwagę całkowitą sprzedaż za cały rok. Wybieramy pola „Sprzedawca”, „Data” i „Sprzedaż ogółem”, przeciągamy pole „Sprzedawca” do sekcji „Filtry” i konfigurujemy wartości do wyświetlania jako waluta. Excel automatycznie dodaje odpowiednie pozycje daty do sekcji „Wiersze” i zakłada, że chcemy zobaczyć sumy.
Mark Coppock/Trendy cyfrowe
Domyślnie Excel pokaże wszystkie dane dotyczące wszystkich sprzedawców. Możemy także wybrać pojedynczego sprzedawcę i zobaczyć tylko jego dane. W tym przypadku widzimy, że Judy French osiągnęła sprzedaż w ciągu zaledwie trzech miesięcy, mimo że jej łączna sprzedaż była znacząca. Może to oznaczać, że jej proces sprzedaży był dłuższy, ponieważ zamiast ryb polowała na wieloryby – cenny wniosek, jeśli trafny. Być może dobrym pomysłem byłoby zainwestowanie w asystenta, który pomógłby Judy szybciej zakończyć sprzedaż.
Mark Coppock/Trendy cyfrowe
Krok 5: Zainwestuj w naukę
Jeśli chcesz dostać Naprawdę dobrze radzisz sobie z używaniem tabel przestawnych programu Excel, poświęć trochę czasu na nauczenie się nieco więcej o tym, jak wykorzystuje różne typy danych. Microsoft oferuje własne zasoby szkoleniowe i jest ich mnóstwo trenerzy zewnętrzni rozważyć.
Ogólnie jednak oznacza to zagłębianie się w Excel w sposób wykraczający poza zakres tego przewodnika. Niemniej jednak mamy nadzieję, że teraz widzisz, jak tabele przestawne mogą być potężnym narzędziem do analizowania danych i rozpoczęcie jest stosunkowo łatwe, jeśli masz odpowiednio skonfigurowane dane tabela. Nie możemy wystarczająco podkreślić, jak ważne jest, aby przed rozpoczęciem wiedzieć, co chcesz osiągnąć za pomocą tabeli przestawnej.
Zalecenia redaktorów
- Korzystasz z pakietu Office? Twój komputer może być zagrożony z powodu tej zmiany Microsoftu
- Jak zabezpieczyć hasłem plik Excel
