Skanowanie i wysyłanie dokumentu osobistego lub biznesowego jako załącznika do wiadomości e-mail pozwala zaoszczędzić czas i pieniądze, ponieważ nie musisz się martwić o drukowanie lub opłaty pocztowe. Chociaż wybór odpowiedniego formatu pliku jest ważny, proces ten nie jest trudny, a procedury skanowania są zasadniczo takie same, niezależnie od tego, czy używasz samodzielnego skanera, czy drukarki wielofunkcyjnej. To samo dotyczy załączania zeskanowanego dokumentu do wiadomości e-mail, ponieważ procedury załączania są zasadniczo takie same w większości programów pocztowych.
Wybierz typ pliku
Większość skanerów umożliwia wybór między plikiem PDF i JPEG. Plik PDF to najlepszy wybór do skanowania dokumentów zawierających tekst lub grafikę wektorową, która zawiera punkty, linie, kształty i krzywe. Korzystanie z tego formatu umożliwia również łączenie dokumentów zawierających więcej niż jedną stronę w jeden plik. Format JPEG to dobry wybór w przypadku zdjęć, ponieważ umożliwia kompresję danych obrazu i zmniejszenie rozmiaru dużego pliku.
Wideo dnia
Zeskanuj dokument
Wyczyść szybę skanera czystą, miękką szmatką. Umieść dokument stroną zadrukowaną w dół na szybie skanera. Wyrównaj go za pomocą znaczników prowadzących wzdłuż obwodu szkła, a następnie opuść pokrywę. Wybierz „skanuj” w menu drukarki, wybierz komputer, do którego chcesz zeskanować dokument, wybierz typ pliku i rozpocznij skanowanie. Alternatywną metodą jest otwarcie oprogramowania zainstalowanego podczas konfiguracji i zeskanowanie dokumentu z komputera.
Zapisz i zmień nazwę zeskanowanego pliku
Po zakończeniu skanowania automatycznie otworzy się Eksplorator Windows lub Moje dokumenty. Skan, który właśnie ukończyłeś, będzie ostatnim na liście. Otwórz i przejrzyj dokument, aby upewnić się, że został poprawnie zeskanowany, a następnie kliknij przycisk „Zapisz”. Zmień nazwę pliku z jego aktualnej nazwy, takiej jak Scan0001.jpg, na bardziej opisową, taką jak „Lista telefonów firmowych” i zapisz plik w dogodnej lokalizacji.
Dołącz dokument do wiadomości e-mail
Istnieją dwa sposoby dołączenia dokumentu do wiadomości e-mail. W pierwszej metodzie kliknij prawym przyciskiem myszy nazwę pliku w jego bieżącej lokalizacji. Z wyskakującego menu, które się pojawi, wybierz „wyślij do”, a następnie „odbiorca poczty”. Otworzy się nowe okno wiadomości z już załączonym dokumentem. Drugą metodą jest otwarcie programu pocztowego i utworzenie nowej wiadomości. Po zakończeniu wybierz przycisk „załącz plik” u góry okna wiadomości. Przejdź do lokalizacji, w której zapisujesz plik dokumentu, wybierz go i kliknij „wstaw”. Plik zostanie dołączony bez żadnych dalszych działań z Twojej strony, a następnie możesz wysłać wiadomość e-mail.
