5 trików Microsoft Word, które zrewolucjonizowały mój przepływ pracy

Microsoft Word jest ważną częścią wielu naszych codziennych zajęć, ale to nie znaczy, że zawsze używamy go w pełnym zakresie. Nadgodziny, Microsoft dodał nowe funkcje które sprawiają, że Word jest bardziej niezawodny, ale nie zawsze masz wgląd w nowe funkcje lub nawet te przydatne, ukryte narzędzia.

Aby usprawnić przepływ pracy podczas korzystania z programu Microsoft Word, oto pięć sztuczek, które radykalnie skróciły czas spędzony w aplikacji. Na przestrzeni lat pozwoliło mi to zaoszczędzić czas, zmniejszyć ryzyko błędów i zwiększyć efektywność korzystania z programu Word.

Śledź tylko swoje zmiany

Jeśli współpracujesz z innymi osobami nad dokumentami programu Word, być może znasz funkcję śledzenia zmian. Ta przydatna funkcja pozwala łatwo zobaczyć dodatki lub zmiany w dokumencie wprowadzone przez wszystkich.

Z aktualizacja do programu Word pod koniec 2021 r, Microsoft dodał możliwość śledzenia tylko zmian. Jest to świetna funkcja w sytuacjach, gdy nie potrzebujesz, aby wszyscy śledzili swoje i chcesz po prostu zobaczyć swoje.

Krok 1: Otwórz dokument programu Word i przejdź do Recenzja patka.

Krok 2: Kliknij Śledzenie strzałka w dół.

Krok 3: Następnie kliknij Śledzenie zmian strzałkę i wybierz Tylko mój.

Następnie możesz edytować dokument, dodawać komentarze i akceptować zmiany, które sam wprowadzasz, bez angażowania współpracowników.

Wykorzystaj w pełni możliwości schowka

Schowek pakietu Office to funkcja, której oprócz programu Word można używać w innych aplikacjach pakietu Office, takich jak Excel i Outlook. Dzięki niemu wszystko, co skopiujesz, pozostanie w schowku, dopóki nie skopiujesz czegoś innego.

To, co czyni schowek tak użytecznym narzędziem, to fakt, że możesz ponownie wykorzystać jego historię aż do 24 elementów. Dotyczy to zarówno tekstu, jak i obrazów. Co więcej, działa niezależnie od tego, czy używasz Edytować > Kopiuj, kliknij prawym przyciskiem myszy i Kopiuj, albo skrót klawiszowyklawisz kontrolny+ C.

Aby wyświetlić schowek, przejdź do Dom i kliknij przycisk uruchamiający okno dialogowe Schowek. To jest mała strzałka w prawym dolnym rogu sekcji Schowek na wstążce.

Po lewej stronie zobaczysz otwarte okienko zadań Schowek z listą skopiowanych elementów. Wybierz element, aby wkleić go do dokumentu. Możesz także kliknąć strzałkę po prawej stronie elementu i wybrać Pasta lub, aby go usunąć, wybierz Usuwać.

W górnej części okienka zadań zobaczysz dodatkowe akcje Wklej wszystko Lub Wyczyść wszystko przedmioty, oba są wygodne.

Jest to prawdziwa oszczędność czasu, jeśli często używasz operacji kopiowania i wklejania w dokumentach programu Word.

Wstaw losowy tekst jako symbole zastępcze

Jeśli kiedykolwiek musiałeś spędzać czas na tworzeniu dokumentu bez tekstu, docenisz tę kolejną sztuczkę dla programu Microsoft Word. Możesz wpisać prostą linię, a program Word wstawi za Ciebie losowy tekst. Jest to idealne rozwiązanie w przypadku symboli zastępczych, dopóki nie będziesz mieć potrzebnego tekstu.

Istnieją dwa sposoby dodania tego tekstu do dokumentu.

Metoda 1: W przypadku tekstu losowego, gdzie P to liczba akapitów, a S to liczba żądanych zdań, wpisz następujące polecenie:

=RAND(P, S)

Na przykład =RAND(2,3) daje dwa akapity po trzy zdania każdy.

Metoda 2: W przypadku lorem ipsum (typowy tekst zastępczy) wpisz poniższe polecenie. Podobnie jak RAND, użyj liczb, aby określić liczbę akapitów (P) i zdań (S), które chcesz wstawić.

=LOREM(P, S)

Zatem =LOREM(4,2) udostępnia cztery akapity zawierające po dwa zdania każdy.

Natychmiast po wpisaniu polecenia tekst pojawi się w dokumencie i będzie gotowy do użycia jako elementu zastępczego w Twoim dokumencie Szablon słowa lub dokument.

Zapisuj i ponownie wykorzystuj tekst, obrazy i nie tylko

Za każdym razem, gdy podczas tworzenia dokumentu możesz ponownie wykorzystać coś, na przykład schowek powyżej, jest to mile widziana funkcja.

Microsoft Word oferuje szybkie części i Autotekst, które działają podobnie, umożliwiając zapisywanie i ponowne wykorzystywanie tekstu, obrazów, tabel, podpisyi inne przedmioty. Jeśli zdarza Ci się pisać lub wstawiać to samo w kółko, te narzędzia są dla Ciebie.

Krok 1: Wybierz tekst, obraz lub inny element, który chcesz zapisać.

Krok 2: Idź do Wstawić i kliknij przycisk Szybkie części strzałka w dół.

• Aby zapisać go jako szybką część, wybierz Zapisz wybór w galerii szybkich części.
• Aby zapisać go jako Autotekst, przejdź do Automatyczny tekst i wybierz Zapisz zaznaczenie w galerii Autotekstu.

Krok 3: W wyskakującym oknie możesz nadać mu znaczącą nazwę, wybrać galerię, w której chcesz go zapisać, dodać kategorię i wypełnić inne szczegóły, według własnego uznania.

Krok 4: Kliknij OK aby zapisać swój wpis.

Kiedy będziesz gotowy do użycia zapisanego zaznaczenia, umieść kursor w dokumencie tam, gdzie chcesz. Powrót do Wstawić kliknij kartę Szybkie części strzałkę menu rozwijanego i wybierz element. Następnie pojawi się w dokumencie w miejscu wskazanym kursorem.

Główny różnice między Szybkimi częściami i Autotekstem jest to, że Autotekst jest częścią funkcji Szybkich części i każdy z nich ma własną galerię zapisanych elementów.

Niezależnie od tego, którą opcję wybierzesz, a może obie, docenisz ten niesamowity sposób na zaoszczędzenie czasu i ograniczenie błędów wynikających z ponownego wpisywania lub czytania tej samej treści.

Przechwytuj i wstawiaj zrzuty ekranu

Jeszcze jedną sztuczką zwiększającą produktywność w programie Word, o której warto wspomnieć, jest narzędzie Zrzut ekranu. Dzięki niemu możesz szybko i niemal bez wysiłku wstawić zrzut ekranu do swojego dokumentu. Możesz wybrać inne otwarte okno na pulpicie lub wstawić zrzut ekranu przedstawiający coś, co przechwyciłeś ręcznie.

Aby skorzystać z narzędzia, przejdź do Wstawić i kliknij przycisk Zrzut ekranu strzałka w dół.

W górnej części pudełka zobaczysz inne otwarte okna. Wybierz jeden, aby umieścić go w dokumencie, a następnie sformatuj lub edytuj jak każdy inny obraz w programie Word.

Alternatywnie możesz przechwycić określoną część ekranu lub innego okna. Wybierać Przycinanie ekranu. Zobaczysz, jak kursor zmieni się w krzyżyk. Przeciągnij, aby uchwycić żądany fragment i zwolnij, gdy skończysz. Wycinek pojawi się automatycznie w dokumencie jako obraz statyczny.

Kiedy potrzebujesz zrzuty ekranu z komputera, możesz wyeliminować potrzebę otwierania narzędzia do zrzutów ekranu, przechwytywania potrzebnych informacji, rozmiaru i zapisywania ich, a następnie powrotu do dokumentu, aby go wstawić. Po prostu użyj wbudowanego narzędzia do zrzutów ekranu programu Word.

Zalecenia redaktorów

• Ta ułożona pionowo konfiguracja monitora zrewolucjonizowała mój przepływ pracy
• 5 funkcji, które bardzo chciałbym wypróbować w przeglądarce Edge opartej na technologii ChatGPT firmy Microsoft
• Microsoft może umieścić ChatGPT w programach Outlook, Word i PowerPoint
• Microsoft Edge ma nową sztuczkę zwiększającą wydajność
• Korzystasz z pakietu Office? Twój komputer może być zagrożony z powodu tej zmiany Microsoftu