Te sztuczki programu Microsoft Excel uratowały mi życie

Podczas pracy z arkuszem kalkulacyjnym bezcenne są skróty i wskazówki, które pomogą Ci szybciej i sprawniej wykonywać zadania. Podobne do sposobów usprawnij swój przepływ pracy w programie Microsoft Word, Excel ma swój własny zestaw przydatnych sztuczek.

Dzięki tej liście przydatnych wskazówek możesz wyeliminować żmudną pracę, szybko wykonać operacje, zmniejszyć liczbę błędów i wstaw wykresy lub tabele jednym kliknięciem. Użyj jednego lub wszystkich, aby codzienne obowiązki w programie Excel były proste.

Wykonaj specjalne operacje wklejania

Kopiuj i wklej to proste czynności, z których większość ludzi wie, jak korzystać. Jednak Excel oferuje kilka specjalnych opcji wklejania, które umożliwiają wklejanie danych i jednoczesne wykonywanie podstawowych równań.

Oznacza to, że możesz dodać, odejmować, pomnóż lub podziel każdą wartość w zakresie komórek przez określoną liczbę, korzystając ze specjalnego wklejania.

Krok 1: Skopiuj komórkę zawierającą liczbę, której chcesz użyć w obliczeniach, na jeden z następujących sposobów:

• Kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz Kopiuj.
• Wybierać Kopiuj w sekcji Schowek na wstążce Dom patka.
• Użyj skrótu klawiaturowego klawisz kontrolny + C w systemie Windows lub Komenda + C na Macu.

Krok 2: Wybierz komórki zawierające wartości, w których chcesz wykonać obliczenia.

Krok 3: Otworzyć Wklej specjalnie menu na jeden z następujących sposobów:

• Kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz Wklej specjalnie.
• Wybierać Pasta > Wklej specjalnie w sekcji Schowek na wstążce Dom patka.

Krok 4: Kiedy Wklej specjalnie pojawi się okno, wybierz obliczenia, które chcesz wykonać w Operacja Sekcja.

Krok 5: Kliknij OK.

Zobaczysz aktualizację danych wraz z wykonanymi obliczeniami. Nie musisz się martwić ręcznym dodawaniem, odejmowaniem, mnożenie, czyli dzielenie grupy komórek, co jest zadaniem żmudnym i zwiększa ryzyko błędów.

Naucz się kochać funkcje

Funkcje i formuły mogą być onieśmielające. Ale kiedy zaczniesz z nich korzystać, docenisz, ile czasu mogą Ci zaoszczędzić. Ponadto zmniejszysz ryzyko błędów podczas ręcznego wykonywania obliczeń.

Jeśli nigdy wcześniej nie korzystałeś z funkcji, możesz zacząć od podstaw sumy, średniej, minimum, maksimum i zliczania.

Krok 1: Wybierz komórkę, w której chcesz użyć tej funkcji. Jest to komórka, w której znajduje się formuła i wyświetlany jest jej wynik.

Krok 2: Wybierz strzałkę obok Autosumowanie w Redagowanie część wstążki na Dom patka. Wybierz obliczenie, którego chcesz użyć.

Krok 3: Zobaczysz literę Fnamaszczenie pojawią się w komórce w oczekiwaniu na wartości, których chcesz użyć.

Załóżmy, że chcesz dodać wartości z komórek od A1 do A5. Przeciągnij przez ten zakres komórek lub dodaj go po nawiasie otwierającym w formule jako A1:A5. Pamiętaj, aby zakończyć formułę nawiasem zamykającym, jak na powyższym zrzucie ekranu.

Krok 4: Wciśnij Wchodzić Lub Powrót klucz.

Zobaczysz wówczas obliczenia wykonane dla wybranej funkcji.

Aby zapoznać się z pełnym zestawem funkcji dostępnych w programie Excel, przejdź do Formuły patka. Następnie użyj Biblioteki funkcji na wstążce, aby wybrać funkcję logiczną działać jak JEŻELI lub odniesienie funkcję taką jak WYSZUKAJ.PIONOWO.

Skorzystaj z szybkiej analizy, aby dodać formaty, wykresy, sumy i tabele

Excel pomaga automatycznie formatować komórki za pomocą formatowania warunkowego, tworzyć wykresy z rekomendacjami, wstawiać tabele i tabele przestawnei uzyskaj sumy. Być może jednak nie wiesz, że dzięki narzędziu szybkiej analizy możesz robić takie rzeczy bardzo szybko. Oto jak to działa.

Krok 1: wybierz zakres komórek, w którym chcesz wykonać jedną z powyższych akcji.

Krok 2: Wybierz Szybka analiza przycisk wyświetlany w rogu zakresu komórek. Alternatywnie możesz kliknąć prawym przyciskiem myszy i wybrać Szybka analiza.

Następnie zobaczysz małe pole z listą działań i dostępnych opcji dla każdej z nich. Różnią się one w zależności od rodzaju danych w komórkach, więc spójrzmy na przykład.

Tutaj mamy oceny uczniów, a zakres komórek obejmuje imiona i nazwiska, oceny literowe, oceny numeryczne oraz tekst zaliczony/niezaliczony. Po otwarciu narzędzia szybkiej analizy możemy zastosować formatowanie warunkowe, wstawić wykres, uzyskać sumy, utworzyć tabelę lub dodać wykresy przebiegu w czasie.

Krok 3: Po prostu wybierz kartę żądanej akcji, a następnie wybierz opcję dla tej akcji.

Bum! Właśnie zaoszczędziłeś mnóstwo czasu, robiąc jedną z tych rzeczy od zera.

Wzory i formuły automatycznego wypełniania

Microsoft Excel udostępnia przydatną funkcję autouzupełniania, która ułatwia wypełnianie komórek. Możesz wprowadź kilka pozycji na listę, takie jak miesiące w roku, i dodaj pozostałe elementy, przeciągając. Automatyczne uzupełnianie również Ci pomaga kopiuj i wklej formuły tworzone za pomocą funkcji wspomnianych wcześniej.

Wypełnienie wzorem: Wprowadź (co najmniej) dwa elementy listy, wybierz komórkę zawierającą drugą, a następnie użyj uchwytu wypełniania (znak plus na krawędzi komórki), aby przeciągnąć przez pozostałe komórki. Jako przykład możesz wpisać styczeń i luty, poniedziałek i wtorek, a nawet A i B. Następnie wypełnij pozostałe komórki!

Wypełnienie formułą: Wybierz komórkę zawierającą formułę i użyj uchwytu wypełniania, aby przeciągnąć formułę do pozostałych komórek. Uwaga: jeśli używasz odniesień bezwzględnych, a nie względnych, po ich wypełnieniu będziesz musiał dostosować formuły.

Wskazówka: Możesz wypełnić pozostałe komórki, aby dopasować liczbę już wypełnionych wierszy, po prostu klikając dwukrotnie uchwyt wypełniania.

Autouzupełnianie to ogromne narzędzie oszczędzające czas w programie Microsoft Excel.

Skopiuj z paska stanu

Pasek stanu na dole aplikacji jest pomocny w wyświetlaniu szybkich obliczeń, takich jak suma, średnia i liczba. Ale z aktualizacja do programu Excel dla systemu Windows w marcu 2022 r, możesz faktycznie skopiować te obliczenia jednym kliknięciem.

Chociaż ta funkcja może być nadal udostępniana użytkownikom i możesz jej jeszcze nie widzieć, z pewnością warto ją mieć na radarze.

Krok 1: Najpierw upewnij się, że masz zaznaczone obliczenia, aby pojawiły się na pasku stanu. Aby to zrobić, kliknij prawym przyciskiem myszy pasek stanu i wybierz każdy z nich, aby umieścić obok niego znacznik wyboru.

Krok 2: Wybierz komórki, aby wyświetlić żądane obliczenia na pasku stanu.

Krok 3: Następnie wybierz obliczoną wartość na pasku stanu. Spowoduje to umieszczenie go w schowku.

Krok 4: możesz następnie wkleić wartość do arkusza kalkulacyjnego lub do zupełnie innej aplikacji.

Możliwość kopiowania wartości bezpośrednio ze schowka pozwala uniknąć konieczności ręcznego wprowadzania formuły lub funkcji, a mimo to uzyskać oczekiwany wynik — szybciej niż kiedykolwiek!

Chcesz jeszcze więcej? Spójrz na te dodatkowe Wskazówki Excela dotyczące opanowania arkusza kalkulacyjnego.

Zalecenia redaktorów

• Korzystasz z pakietu Office? Twój komputer może być zagrożony z powodu tej zmiany Microsoftu
• Nie twórz kolejnego programu PowerPoint bez znajomości tych 3 sztuczek
• Firma Microsoft wycofuje domyślną czcionkę pakietu Office. Oto, co może go zastąpić
• Programy Microsoft Word, PowerPoint i Excel działają teraz szybciej na nowych komputerach Mac M1 firmy Apple
• Praca z domu? Nie przegap tej wyjątkowej oferty Microsoft Office 365

Ulepsz swój styl życiaDigital Trends pomaga czytelnikom śledzić szybko rozwijający się świat technologii dzięki najnowszym wiadomościom, zabawnym recenzjom produktów, wnikliwym artykułom redakcyjnym i jedynym w swoim rodzaju zajawkom.