Skonfiguruj złożone reguły z kilkoma warunkami lub wyjątkami, aby zarządzać pocztą e-mail.
Zajęta skrzynka pocztowa może wkrótce zapełnić się mieszanką pilnych i ważnych lub zupełnie nieistotnych i trywialnych wiadomości. Jednym ze sposobów sortowania e-mailowej pszenicy od plew jest skonfigurowanie reguł, które automatycznie filtrują wiadomości do różnych folderów, gdy dotrą do Twojej skrzynki odbiorczej. Outlook oferuje wiele opcji reguł do filtrowania wiadomości według słów kluczowych, nadawcy, tematu, konta lub pola adresu. Jedna z najczęściej używanych reguł filtrowania przekierowuje wiadomości e-mail od określonej osoby lub grupy osób — powiedzmy szefa, klienta lub członków zespołu projektowego — ze skrzynki odbiorczej do dedykowanego folderu. Użyj funkcji Reguły i alerty w programie Outlook 2013, aby automatycznie filtrować i organizować wiadomości e-mail.
Krok 1
Kliknij kartę „Plik”.
Kliknij kartę „Plik” na wstążce menu głównego z dowolnego ekranu w Outlooku.
Wideo dnia
Krok 2
Wybierz „Zarządzaj regułami i alertami”.
Wybierz przycisk „Zarządzaj regułami i alertami” na ekranie informacyjnym.
Krok 3
Kliknij „Nowa reguła”.
Kliknij przycisk „Nowa reguła” w oknie dialogowym Reguły i alerty. W tym oknie dialogowym możesz również zmienić ustawienia istniejących reguł.
Krok 4
Wybierz szablon reguły.
Wybierz preferowany szablon reguły z listy w sekcji „Wybierz szablon” okna dialogowego Kreator reguł. Outlook oferuje szablony reguł obejmujące wiele zadań filtrowania poczty e-mail. Jedna z najczęściej używanych reguł filtruje wiadomości od osoby lub grupy osób do określonego folderu. Wybierz opcję „Przenieś wiadomości od kogoś do folderu”, a następnie kliknij podkreślony link „osoby lub grupa publiczna” w okienku opisu reguły.
Krok 5
Wybierz kontakt.
Kliknij dwukrotnie każdy kontakt w książce adresowej programu Outlook, aby dodać go do pola „Od”. Kliknij przycisk „OK”.
Krok 6
Określ folder.
Kliknij łącze do folderu „określone” w panelu opisu reguły w oknie dialogowym Kreatora reguł.
Krok 7
Wybierz folder.
Kliknij, aby wybrać folder programu Outlook, którego chcesz używać do przechowywania wiadomości filtrowanych według reguły. Okienko „Wybierz folder:” wyświetla wszystkie dostępne foldery programu Outlook. Kliknij przycisk „OK”.
Krok 8
Kliknij Następny."
Sprawdź ustawienia reguły. Możesz dodawać lub usuwać osoby albo zmieniać folder docelowy, klikając te łącza w okienku opisu reguły. Kliknij „Dalej”, gdy będziesz gotowy, aby przejść dalej.
Krok 9
Wybierz warunki reguły.
Kliknij, aby wybrać inne warunki, które chcesz uwzględnić w regule; na przykład zaznaczenie pola wyboru „Wyślij tylko do mnie” oznacza, że program Outlook zastosuje regułę tylko do wiadomości e-mail wysłanych tylko do Ciebie.
Krok 10
Wybierz wyjątki reguły.
Wybierz wyjątki od swojej reguły; na przykład wybranie opcji „z wyjątkiem wiadomości wysłanych tylko do mnie” oznacza, że program Outlook nie będzie przestrzegał reguły dla wiadomości e-mail wysyłanych tylko do Ciebie. Wiele wyjątków i warunków obejmuje konfigurowalne akcje. Na przykład, jeśli wybierzesz wyjątek „z wyjątkiem, gdy temat zawiera określone słowa”, kliknij podkreślony link „określone słowa” i wybierz słowa, które chcesz dodać do reguły. Kliknij przycisk „Dalej”.
Krok 11
Dodaj nazwę reguły.
Wprowadź nazwę reguły w odpowiednim polu. Kliknij, aby zaznaczyć „Uruchom tę regułę teraz dla wiadomości znajdujących się już w skrzynce odbiorczej”, jeśli chcesz zastosować regułę do wszystkich istniejących wiadomości w skrzynce odbiorczej. Kliknij przycisk „Zakończ”, aby zakończyć konfigurację i wyjść z Kreatora reguł.
Krok 12
Zastosuj zmiany.
Wybierz „Zastosuj”, a następnie „OK”, aby zaimplementować regułę i wyjść z okna dialogowego Reguły i alerty.
Wskazówka
Outlook oferuje również opcję filtrowania, która pomaga przeszukiwać wiadomości e-mail w poszukiwaniu wiadomości na podstawie określonych kryteriów, takich jak data otrzymania, status ważności lub czy zawiera załącznik. Kliknij kartę „Strona główna”, kliknij „Filtruj e-mail” w grupie Narzędzia wyszukiwania, a następnie wybierz preferowany filtr wyszukiwania poczty e-mail z listy rozwijanej.
Filtr wiadomości-śmieci w programie Outlook automatycznie przenosi podejrzane wiadomości spamowe do folderu Wiadomości-śmieci. Możesz dostosować te ustawienia, aby blokować nadawców lub dodawać nadawców do bezpiecznej listy. Przejdź do „Strona główna”, „Śmieci”, a następnie „Opcje wiadomości-śmieci”, aby sprawdzić i zmienić ustawienia wiadomości-śmieci w Outlooku.
