Jak zaplanować wakacje w Outlooku?

Źródło obrazu: Robert Daly/OJO Images/Getty Images

Otwórz Kalendarz w Outlooku 2013, przeciągnij kursor przez dni, w których będziesz na wakacjach, i kliknij prawym przyciskiem myszy podświetlony blok czasu. Możesz też po prostu kliknąć przycisk „Nowe spotkanie” i wprowadzić czas rozpoczęcia i zakończenia w odpowiednich menu.

Wpisz „Wakacje!” lub inny odpowiedni tytuł dotyczący czasu wolnego w polu „Temat”. W razie potrzeby wprowadź lokalizację w polu „Lokalizacja”. „Hawaje” zawsze dobrze się sprawdzają, nawet jeśli zostajesz w domu przez tydzień, żeby oglądać Netflixa.

Kliknij pole „Pokaż jako” znajdujące się w grupie Opcje na karcie Spotkanie i wybierz „Poza biurem”, aby umożliwić wszystkim osobom mającym dostęp do Twojego kalendarza, kiedy będziesz nieobecny. Kliknij „Zapisz i zamknij”, aby sfinalizować plany urlopowe — przynajmniej w przypadku kalendarza programu Outlook.

Kliknij menu „Plik” w programie Outlook 2013 i wybierz „Odpowiedzi automatyczne (poza biurem).” Jeśli ta opcja nie jest dostępna, nie masz konta Microsoft Exchange. Otworzy się okno Odpowiedzi automatyczne.

Kliknij opcję „Wyślij odpowiedzi automatyczne”. Zwróć uwagę, że wybrana jest zakładka „Wewnątrz mojej organizacji”.

Kliknij duże pole tekstowe i wpisz wiadomość, którą chcesz wysłać do dowolnej osoby w Twojej organizacji podczas Twojej nieobecności. Zwykle powinna zawierać datę powrotu. Jeśli ktoś Cię kryje podczas Twojej nieobecności, możesz dołączyć informacje kontaktowe tej osoby lub w razie potrzeby swoje dane kontaktowe w nagłych wypadkach. Użyj opcji formatowania nad polem tekstowym, aby dostosować formatowanie tak samo, jak w przypadku każdej wiadomości e-mail.

Kliknij kartę „Poza moją organizacją”, jeśli chcesz, aby program Outlook również automatycznie odpowiadał osobom, które nie pracują w Twojej firmie. Kliknij opcję „Automatyczna odpowiedź dla osób spoza mojej organizacji”. Wybierz opcję „Tylko moje kontakty” lub „Każda osoba spoza mojej organizacji”. Tekst użyty do automatycznych odpowiedzi w Twojej organizacji automatycznie pojawi się w polu tekstowym wiadomości. Edytuj tę wiadomość zgodnie z potrzebami lub usuń ją i napisz inną wiadomość.

Kliknij menu „Czas rozpoczęcia” i „Czas zakończenia”, aby wybrać datę i godzinę wyjazdu na wakacje oraz powrotu do biura. W tym czasie Outlook wyśle ​​Twoją automatyczną odpowiedź.

Jeśli wrócisz wcześniej, wyłącz odpowiedzi automatyczne, klikając menu „Plik”, a następnie przycisk „Wyłącz” pod opcją Odpowiedzi automatyczne.

Kliknij przycisk „Nowy e-mail” w programie Outlook 2013. Wpisz odpowiedni tytuł w wierszu „Temat”, na przykład „Nieobecny w tym tygodniu”, a następnie wpisz wiadomość o nieobecności w polu „Wiadomość”.

Wybierz „Zapisz jako” z menu Plik. Kliknij menu „Zapisz jako typ” i wybierz „Szablon programu Outlook”. Domyślnie tytuł pliku jest taki sam, jak wiersz tematu, ale w razie potrzeby możesz go zmienić. Kliknij przycisk „Zapisz”.

Kliknij przycisk „Reguły” znajdujący się na karcie Strona główna Wstążki. Wybierz „Zarządzaj regułami i alertami” z menu rozwijanego. Otworzy się okno Reguły i alerty.

Kliknij przycisk „Nowa reguła”. Spowoduje to otwarcie Kreatora nowych reguł. Kliknij opcję „Zastosuj reguły do ​​otrzymywanych wiadomości” znajdującą się w sekcji Zacznij od pustej reguły. Kliknij Następny." Pojawi się lista opcji do filtrowania, kto powinien otrzymać wiadomość o nieobecności, a kto nie. Na przykład możesz określić, że wiadomość ma być wysyłana tylko do wiadomości, w których Twoje imię i nazwisko znajduje się w polu „Do” pole, a nie pole „CC”, lub możesz określić, że odpowiedź jest wysyłana tylko na wiadomości z wysokim znaczenie.

Wybierz opcje, aby określić, kto otrzyma lub nie otrzyma automatycznej odpowiedzi. Jeśli pozostawisz te opcje puste, automatyczna odpowiedź zostanie wysłana do każdego, kto wyśle ​​Ci wiadomość e-mail. Kliknij Następny."

Kliknij opcję „Odpowiedz, używając określonego szablonu” w sekcji Krok 1, a następnie kliknij łącze „określony szablon” w sekcji Krok 2. Otworzy się okno nawigacji. Kliknij menu „Szukaj w” i wybierz „Szablony użytkownika w systemie plików”, a następnie kliknij dwukrotnie szablon automatycznej odpowiedzi, który utworzyłeś kilka minut temu.

Kliknij przycisk „Dalej”, przejrzyj swoje wybory i ponownie kliknij „Dalej”. Kliknij „Zakończ”. Pozostaw program Outlook uruchomiony na komputerze. Jeśli komputer przejdzie w stan uśpienia, wyłączy się lub program Outlook zostanie zamknięty, wiadomość automatycznej odpowiedzi nie zostanie wysłana do nikogo.

Stuknij ikonę „Szukaj” na ekranie startowym systemu Windows 8.1, wpisz „uśpij” i wybierz „Ustawienia zasilania i uśpienia”. Kliknij w menu „Uśpij” i wybierz „Nigdy”. Na laptopie jest to dostępne tylko w opcji „Po podłączeniu, wyłącz po” menu.

Wyłącz automatyczną odpowiedź po powrocie z wakacji, wracając do opcji „Zarządzaj regułami i alertami” z przycisku Reguły. Kliknij znacznik wyboru obok reguły, aby wyłączyć automatyczną odpowiedź, i kliknij „Zastosuj”. Nie zapomnij przywrócić normalnego trybu uśpienia komputera.

Wskazówka