E-mail stał się podstawową formą komunikacji biznesowej. Chociaż osobista poczta e-mail jest nieformalna, e-maile biznesowe wymagają profesjonalizmu i uprzejmości. Podstawowe części papierowego listu biznesowego dotyczą również korespondencji internetowej.
Podmiot
Postaraj się, aby temat był krótki i dokładny. Unikaj używania oznaczeń, które mogą uruchomić filtr spamu adresata, takich jak „Re” – tradycyjny skrót w notatkach biurowych dla „Regarding” lub „Fwd”, co oznacza przesłaną wiadomość e-mail. Zawsze wypełniaj temat; pozostawienie go pustego może również spowodować wyrzucenie wiadomości do folderu spamu.
Wideo dnia
Pozdrowienie
Korzystaj z profesjonalnego zwrotu grzecznościowego dla firmowych wiadomości e-mail. „Dear Mr. Foster” tworzy znacznie lepsze wrażenie niż „Hej, Bob” i odzwierciedla Twój wizerunek jako osoby biznesowej. Zostaw pustą linię po pozdrowieniu, a następnie rozpocznij treść wiadomości e-mail. Ten wzorzec ułatwia odbiorcy przeczytanie całej wiadomości.
Ciało
Postępuj zgodnie ze standardowymi wytycznymi dotyczącymi listów biznesowych dotyczących treści wiadomości e-mail. Używaj uprzejmego języka, aby złożyć prośbę lub wyjaśnić kwestię. Jeśli nie jesteś pewien, czy odbiorca Cię zapamięta lub jeśli nawiązujesz kontakt po raz pierwszy, przedstaw się w pierwszej linii. „Dziękuję za rozmowę ze mną w zeszły czwartek w sprawie kontraktu z Johnsonem” pobudzi pamięć odbiorcy, zanim zaczniesz szczegółowo omawiać interesy.
Podpis
Dodaj pustą linię po treści wiadomości e-mail, ponownie, aby wiadomość była łatwiejsza dla oczu, a następnie zakończ wiadomość za pomocą grzeczne podpisy, takie jak „Z poważaniem”, „Z poważaniem” lub nawet „Dzięki”. Po nazwisku dodaj swój adres e-mail, telefon numer. Twój tytuł z firmą, a nawet adres biura, jeśli chcesz. Daje to odbiorcy wszystkie informacje kontaktowe w jednym miejscu.
Przeczytaj dwa razy, wyślij raz
Przed naciśnięciem przycisku „Wyślij” ponownie przeczytaj wiadomość e-mail, aby wyszukać problemy: Czy adres e-mail odbiorcy w polu „Do” jest poprawny pole, czy w polu „Temat” jest odpowiedni wiersz i czy wiadomość jest wolna od pisowni, kontekstu lub gramatyki błędy. Sprawdź również swój podpis i dane kontaktowe.
Pozostań profesjonalny
Używaj tylko czarnego tekstu na białym tle. Wybierz czcionkę biznesową, taką jak Times New Roman lub Courier. Nie używaj kolorowych, zakrzywionych czcionek, tła z dużą ilością grafiki, emotikonów ani slangu internetowego, takich jak „LOL” (Laughing Out Loud). Unikaj pisania wiadomości wielkimi literami, co jest uważane za krzyki w formie tekstowej. Jeśli wysyłasz firmową wiadomość e-mail do dużej liczby odbiorców, skorzystaj z opcji Ślepa kopia węglowa (BCC). W ten sposób adres e-mail każdego czytelnika jest chroniony i mniej prawdopodobne jest, że znajdzie się na czyjejś liście spamu.
