Twoje e-maile powinny być uprzejme, ale nie sztywne i sztywne.
Źródło obrazu: Devonyu/iStock/Getty Images
Chociaż e-mail nie jest tak formalny jak papierowy list biznesowy, nie jest też tak swobodny, jak rozmowa z przyjaciółmi. Mimo że e-mail istnieje od lat, etykieta dotycząca prawidłowego korzystania z niego nie zawsze jest jasna. Aby ustawić właściwy ton wysyłanej wiadomości e-mail, potrzebujesz odpowiedniego powitania.
Listy zawodowe
W e-mailach biznesowych lepiej popełnić formalności. W przypadku kogoś, do kogo wcześniej nie wysyłałeś e-maila, użyj jego oficjalnego tytułu – na przykład „Drogi Doktorze Smith” lub „Szanowna Pani Jones”. „Kochanie” jest znacznie rzadziej używane w powitaniach e-mailowych niż kiedyś, ale eksperci od etykiety nadal zalecają je do pierwszego kontaktu biznesowego. Jeśli odbiorca w ogóle Cię nie zna, po powitaniu poprzedź wstępem — kim jesteś i dlaczego się z nią kontaktujesz.
Wideo dnia
Biznes na co dzień
Jeśli druga strona wita Cię w e-mailu Twoim imieniem lub prosi o użycie jego imienia, jesteś bezpieczny po imieniu. Zarezerwuj swobodne otwarcie, takie jak „cześć”, dla kolegów, których naprawdę dobrze znasz i z którymi czujesz się komfortowo. Nawet w zwykłym e-mailu upewnij się, że nazwa drugiej strony jest napisana poprawnie. Jeśli wysyłasz wiele e-maili w jednym wątku, tylko pierwszy lub dwa pierwsze wymagają zwrotu grzecznościowego.
Masowe mailowanie
Jeśli wyślesz wiadomość do wielu osób, pierwszy e-mail nadal wymaga zwrotu grzecznościowego – na przykład „Drogi Tomie, Dicku i Mary”. Jeśli masz zbyt wielu odbiorców, aby wymienić wszystkie ich nazwiska, "Dear Team" jest praktyczną alternatywą. Podobnie jak w przypadku indywidualnych odbiorców, jeśli wysyłasz e-maile tam iz powrotem, możesz przestać używać zwrotów grzecznościowych po pierwszym liście.
Poczta osobista
Masz o wiele większą elastyczność podczas pisania osobistej wiadomości e-mail. Imię lub proste „cześć” lub „cześć” są w porządku, chyba że wiesz, że odbiorca ma silne preferencje. Zwykły e-mail może bezpiecznie porzucić „kochanie”, ponieważ często brzmi sztywno. Nawet w intymnym e-mailu „drogi” może brzmieć bardziej jak formalność niż szczere wyrażenie. Używanie imienia osoby lub czegoś bardziej ekstrawaganckiego, takiego jak „najdroższy”, może działać lepiej.
Wiersze tematu
Wraz z pozdrowieniem zwróć uwagę na wiersz tematu. To pierwsza rzecz, jaką zobaczy odbiorca, więc chcesz, żeby wiedziała, o czym jej piszesz. Nigdy nie zostawiaj go pustego ani nie używaj wprowadzającego w błąd wiersza tematu, aby zwrócić na siebie uwagę. Zdecydowanie nigdy nie umieszczaj w nim słowa „Pilne”, jeśli sprawa nie jest naprawdę pilna.
