Ale czy te dane cyfrowe mają trwałość? Jak możemy zapewnić, że nasze najcenniejsze pliki cyfrowe zostaną zachowane i dostępne, gdy ich potrzebujemy? Co się z nimi dzieje, gdy z powodu choroby lub śmierci nie mamy już do nich dostępu?
Polecane filmy
W świecie fizycznym nie ma rozróżnienia pomiędzy przechowywaniem a konserwacją. Być może masz na strychu pudełko ze starymi fotografiami lub dokumentami, które należały do Twojego pradziadka i jeśli były przechowywane w dobrych warunkach, nadal będą czytelne. Nie można tego samego powiedzieć o danych cyfrowych.
„Ochrona dotyczy tak naprawdę długoterminowego dostępu” – wyjaśnia dr Micah Altman, dyrektor ds. badań i Kierownik/naukowiec w programie nauk o informacjach dla bibliotek MIT: „Chodzi o komunikację z przyszłością w jakiś punkt."
Groźba straty
„Jednym z zagrożeń jest upadek mediów. Awaria dysku twardego, DVD lub dysku nie można odczytać” – mówi dr Altman. „Innym zagrożeniem jest to, że możesz zobaczyć bity, ale nie można już powiedzieć, co one oznaczają, ponieważ nie jest dostępne oprogramowanie, które by to wyrenderowało dokument. Możesz mieć plik Microsoft Word, który napisałeś 15 lat temu i wygląda dobrze, ale kiedy go otworzysz, możesz nie być w stanie zrozumieć, co jest w nim napisane, ponieważ ten format nie jest już obsługiwany.
Nośniki sprzedawane konsumentom nie są tak naprawdę przeznaczone do długotrwałego przechowywania.
Zakładamy, że pliki cyfrowe będą trwać wiecznie, ponieważ nie ulegają degradacji, ale nośniki, na których je przechowujemy, mogą i tak się dzieje.
„Różne nośniki mają niezwykle różny okres przydatności do spożycia” – wyjaśnia dr Altman. „Możliwe jest uzyskanie archiwalnego nośnika optycznego nośnikach i napisz go w sposób profesjonalny, tak abyś oczekiwał, że przetrwa 100 lat, jeśli będzie przechowywany w odpowiedni sposób miejsce. Ale nagrywając na innym nośniku, np. na przypadkowym dysku twardym, płycie CD lub dysku flash, i odkładając go na półkę, możesz wrócić za trzy lata i stwierdzić znaczną degradację danych”.
Prawidłowe przechowywanie rzeczy może drastycznie wpłynąć na prawdopodobny okres przydatności do spożycia. Jeśli umieścisz płytę CD z tyłu szafy, gdzie jest stosunkowo chłodno i sucho, wytrzyma ona znacznie dłużej, niż pozostawiona na słońcu lub w wilgotnym miejscu. W nieodpowiednich warunkach środowiskowych może ulec zniszczeniu w ciągu roku, a nawet miesiąca.
Nie wszystkie pamięci są sobie równe
„Jednym z wyzwań jest to, że nośniki, które są zwykle sprzedawane konsumentom, takie jak dyski twarde komputery nie są przeznaczone do długotrwałego przechowywania” – mówi dr Altman. „To nie do końca tak jest zaprojektowany. Zaprojektowano je na okres eksploatacji wynoszący może trzy, cztery lub pięć lat.
Każdy, kto doświadczył awarii dysku twardego, wie o tym aż za dobrze. Istnieje również duże zróżnicowanie jakości dysków twardych, a dyski są produkowane w partiach. Niektóre marki i partie wytrzymują dłużej niż inne.
1000-letni dysk M. Twoje życie wyryte w kamieniu.
Można kupić dyski optyczne o jakości archiwalnej, które mają przetrwać 100 lat. Sony i Panasonic pracowały nad standardem Archival Disc. Istnieją również opcje takie jak M-dysk (Millennial Disc), które według producenta wytrzymują nawet 1000 lat, ale jak można się spodziewać, są znacznie droższe od zwykłych dysków. Będziesz także potrzebować odpowiedniego sprzętu, aby je odczytać w przyszłości i nie wiadomo, jak trudno będzie zdobyć odtwarzacz DVD za sto lat.
Nie ma tego złego, co by na dobre nie wyszło
„Tworzenie kopii zapasowej na osobnym dysku, dysku flash lub taśmie z kopią zapasową — wszystko to jest w porządku, ale będziesz musiał to robić co miesiąc i zaktualizować” – sugeruje dr Altman. „Jeszcze lepiej byłoby skorzystać z systemu tworzenia kopii zapasowych w chmurze i automatycznie pobierać rzeczy i przesyłać je na zewnętrzne serwery. Zwykle nie znajdują się one w systemach pamięci masowej offline, są to pamięci online, więc są replikowane na wielu obracających się dyskach, a dobra usługa przechowywania w chmurze będzie regularnie sprawdzać ich kopie”.
Jeśli zdecydujesz się na chmurę, przeniesiesz ciężar zastanawiania się, jak zachować swoje dane, na dostawcę usług w chmurze. Wybierz dobry, a on będzie przechowywać wiele kopii Twoich plików w oparciu o często aktualizowaną technologię. Możesz także skonfigurować harmonogram tworzenia kopii zapasowych i zapomnieć o nim. Twoje pliki będą bezpieczne w przypadku włamania lub pożaru w domu, który może zniszczyć lokalnie przechowywane dane.
Będziesz musiał uiścić opłatę subskrypcyjną, ale jeśli chcesz mieć spokój ducha w zakresie swoich danych, możesz uznać, że warto. Oto kilka usług, które zaleca dr Altman Błysk wsteczny I Plan awarii, ponieważ wdrażają najlepsze praktyki i przejrzyście informują o tym, co robią.
Wady przechowywania w chmurze
Niestety przechowywanie w chmurze nie jest niezawodną metodą przechowywania i pokładasz duże zaufanie w wybranym dostawcy.
„Mogą zbankrutować” – mówi dr Altman – „Lub mogą przypadkowo wysłać wiadomość o wygaśnięciu karty kredytowej na niewłaściwy adres e-mail i ostatecznie zlikwidować Twoje konto, w przeciwnym razie ktoś może twierdzić, że posiadasz materiały chronione prawem autorskim i może otrzymać nagrodę nakaz."
Możesz zminimalizować to ryzyko, podwajając usługi i korzystając z dwóch rozwiązań przechowywania w chmurze, ponieważ ryzyko jednoczesnego wystąpienia problemów w dwóch niezależnych firmach jest znacznie mniejsze.
Należy również rozważyć kwestię prywatności. Wielu dostawców usług przechowywania danych w chmurze ma trudne do zrozumienia zasady ochrony prywatności.
„Prywatność to kolejny powód, dla którego warto zarządzać sprawami lokalnie” – wyjaśnia dr Altman. „Jeśli naprawdę się martwisz, możesz zdecydować się na szyfrowanie danych przed ich przechowywaniem w dowolnym miejscu. To prawdopodobnie jeden z najlepszych sposobów ochrony danych przed dostępem i wykorzystaniem przez inne osoby, ale z punktu widzenia ochrony — jeśli zgubisz klucz szyfrowania, utracisz dane”.
Rzeczy, które chcesz przekazać, powinny być w ustandaryzowanym formacie.
Kolejnym problemem związanym z kontami w chmurze jest dostęp. Jeśli przydarzy Ci się wypadek, poważna choroba lub wypadniesz z tej śmiertelnej pułapki, w jaki sposób Twoja rodzina uzyska dostęp do Twoich kont w chmurze? Po jakim czasie Twoje konto zostanie usunięte? Z prawnego punktu widzenia członkom rodziny może okazać się trudne poradzenie sobie z tą sytuacją w i tak już bardzo trudnym okresie.
„Posiadanie planu na to, co stanie się z Twoimi kontami, gdy nie będziesz mieć do nich dostępu, jest bardzo ważne w cyfrowym świecie, w którym obecnie żyjemy” – sugeruje dr Altman.
Możesz udostępnić komuś swojego menedżera haseł i uwzględnić w testamencie swoje pliki cyfrowe.
Formaty też mają znaczenie
„Nawet jeśli umieścisz swoje dane w Google i Amazonie i przekażesz kopię swojego hasła swoim dzieciom lub prawnikowi, niektóre z tych plików zostaną trudne do późniejszego przeczytania i zrozumienia” – wyjaśnia dr Altman. „Możesz pomyśleć, w przypadku rzeczy, które naprawdę chcesz mieć pewność, że przekażesz, o stworzeniu jakiegoś ustandaryzowanego kopie. Rzeczy, które można wyświetlić bezpośrednio w przeglądarce internetowej bez wtyczek, np. plik JPEG. Być może nie są to obrazy najwyższej jakości, ale prawdopodobnie łatwo będzie je wyrenderować w oparciu o otwarte standardy”.
Dwa kolejne formaty, które zaleca, to TIF i PDF-A. Naprawdę szczegółową listę zalecanych specyfikacji formatów do przechowywania danych można znaleźć na stronie Witryna internetowa Biblioteki Kongresu.
„Zasadą jest, że coś, co wyświetlisz w przeglądarce internetowej bez łączenia się z Internetem lub instalowania dodatkowej wtyczki, prawdopodobnie będzie czytelne przez długi czas” – mówi dr Altman.
Ostatnie słowo
Nie ma jednoznacznej odpowiedzi na pytanie, jak zapewnić trwałość plików cyfrowych na zawsze, ale możesz zabezpieczyć swoje zakłady i opracować wielotorową strategię, która zapewni Twoim danym największe szanse na przetrwanie.
„Polecam poświęcić trochę czasu na zapoznanie się z usługami przechowywania danych w chmurze. Wybierz dwa niezależne. Miej menedżera haseł lub menedżera konta. Przygotuj plan określający, kto będzie zajmował się Twoimi zasobami cyfrowymi, gdyby coś Ci się stało, niezależnie od tego, czy będzie to Twój syn, córka, czy prawnik, ale miej wyraźny plan sukcesji” – mówi Dr Altman: „Kilka bardzo ważnych rzeczy, o których wiesz, że chcesz je zachować, zapisz je w formacie cyfrowym, takim jak TIF, GIF lub PDF-A, aby były trwalsze niż przeciętne plik. Zrób wiele kopii i udostępnij je osobom, którym ufasz.
