Jak sprawić, by poczta e-mail była bardziej produktywna i mniej stresująca

E-mail to niezaprzeczalnie przydatne narzędzie komunikacji, ale niewłaściwie używane może przekształcić się w pochłaniające czas, kradnące uwagę i stale wywołujące stres, które będzie bardziej obciążeniem niż korzyścią. Jeśli codziennie boisz się swojej skrzynki odbiorczej, zapoznaj się z listą profesjonalnych technik, które pomogą Ci odwrócić scenariusz i przekształcić pocztę e-mail z powrotem w narzędzie zwiększające produktywność, jakim powinno być.

Ustaw (i rozgłaszaj) swoje godziny pracy poza domem

Aby zapobiec przedostawaniu się poczty e-mail do godzin wolnych od pracy, dobrym pomysłem jest ustalenie godzin poza godzinami pracy — nie tylko poprzez mentalne zobowiązanie się, że nie będziesz sprawdzać poczty w określonych porach dnia. w ciągu dnia lub nawet włączając tryb „nie przeszkadzać”, aby blokować powiadomienia e-mail (co również jest dobrym pomysłem), ale także ustawiając opcję odpowiadania „poza biurem” tak, aby uruchamiała się po pracy godziny. Pomaga to zarządzać oczekiwaniami i pomaga ustalić granice ze współpracownikami, ale bez całkowitego blokowania komunikacji, jeśli pojawi się coś pilnego.

Na początku może to być nieco denerwujące, jeśli jesteś przyzwyczajony do sprawdzania poczty e-mail o każdej porze dnia, ale z biegiem czasu przekonasz się, że sprawdzanie poczty e-mail w określonych porach dnia zachęca Cię do większej koncentracji i efektywności w czasie, który masz zablokowany wyłączony.

Przejmij kontrolę nad rytmem

Podobnie jak nie sprawdzanie poczty e-mail poza godzinami pracy, nie jest idealnym rozwiązaniem ciągłe sprawdzanie skrzynki odbiorczej przez cały dzień. E-mail nie powinien być używany jako aplikacja do czatowania w czasie rzeczywistym — właśnie tego używa Slack i Zespoły Microsoftu są dla. W związku z tym, jeśli natychmiastowe otrzymywanie wiadomości e-mail nie jest dla Ciebie istotne, dobrym rozwiązaniem może być dostosowanie ustawień skrzynki odbiorczej, tak aby nowe wiadomości przychodziły tylko o określonych porach. Większość popularnych obecnie klientów poczty e-mail umożliwia dostosowanie częstotliwości pobierania nowych wiadomości przez skrzynkę odbiorczą, a zmniejszenie częstotliwości może zdziałać cuda, jeśli chodzi o produktywność. Oprócz tego, że poczta e-mail mniej rozprasza, strategiczne ustawienie rytmu pozwala skuteczniej blokować fragmenty harmonogramu przeznaczone na korespondencję e-mailową.

Oto jak to się robi Perspektywy I Poczta dla Maca.

Agresywnie wypisz się z list

Niechciane, nieistotne e-maile z list mailingowych są irytującym faktem, ale jeśli twoją metodą radzenia sobie z nimi jest po prostu naciśnięcie przycisku usuwania, wyrządzasz sobie krzywdę. Zamiast po prostu usuwać te wiadomości, warto poświęcić kilka dodatkowych sekund, aby całkowicie wypisać się z listy mailingowej. Zajmuje to nieco więcej czasu, ale te dodatkowe kliknięcia zwrócą się dziesięciokrotnie w przyszłości, oszczędzając Ci kłopotów związanych z koniecznością usuwania coraz większej liczby niechcianych e-maili, które zapychają Twoją skrzynkę odbiorczą.

Niektóre nowoczesne programy poczty e-mail ułatwiają ten proces i automatycznie wykrywają wiadomości z listy mailingowej i udostępniają łatwy do znalezienia przycisk rezygnacji z subskrypcji. Ale nawet jeśli Twój klient poczty e-mail nie ma tej funkcji, nadal warto przewinąć wiadomość na sam dół i ręcznie wyszukać link umożliwiający anulowanie subskrypcji. Jeśli wszystko inne zawiedzie i nie ma linku umożliwiającego anulowanie subskrypcji, często warto wysłać krótką wiadomość e-mail z odpowiedzią, w której wyraźnie prosi się nadawcę o „usunięcie mnie ze swojej listy”.

Użyj autouzupełniacza

Sugestie autouzupełniania (np Inteligentne tworzenie wiadomości w Gmailu) to prawdopodobnie jedna z najlepszych funkcji, które ostatnio dodano do oprogramowania pocztowego. Jeśli nie jesteś zaznajomiony, działają one zasadniczo poprzez przewidywanie popularnych słów i zdań, których zwykle używasz, a następnie wyświetlanie ich jako sugestii, które możesz wprowadzić jednym naciśnięciem klawisza. Te dobre uczą się Twojego stylu pisania, im częściej ich używasz, i z biegiem czasu mogą stać się niemal przerażająco dokładne.

Szczerze mówiąc, sugestie autouzupełniania prawdopodobnie nie pozwolą Ci zaoszczędzić więcej niż kilku dodatkowych minut tygodniowo, ale mogą zadziałać cuda, które pozwalają zmniejszyć wysiłek umysłowy potrzebny do napisania e-maila — zwłaszcza jeśli masz trudności ze znalezieniem odpowiedniego sposobu na przesłanie słowa coś. Sugestie mogą również służyć jako pomocne przypomnienie, aby wszystko było krótkie i treściwe.

Dowiedz się, kiedy pominąć e-mail i odebrać telefon

Jedną z najlepszych umiejętności związanych z pocztą elektroniczną, jaką możesz rozwinąć, jest umiejętność rozpoznawania, kiedy poczta elektroniczna jest – a co ważniejsze, kiedy nie – idealną metodą komunikacji, którą można zastosować w danej sytuacji. W wielu przypadkach preferowana jest poczta e-mail, ponieważ jest asynchroniczna, pozwala na bardziej przemyślane odpowiedzi i pozostawia ślad w formie papierowej, co czyni go doskonałym w przypadku niektórych rodzajów wiadomości. Jednak w przypadku mniej formalnych rozmów e-mail może nie być najlepszym miejscem komunikacji. Jeśli Twoja komunikacja nie musi być rejestrowana, często szybciej i skuteczniej jest wysłać krótką wiadomość na Slacku lub nawet podnieść słuchawkę. W niektórych sytuacjach w pracy dzwonienie do ludzi jest czasami niemile widziane, ale gdy zostanie użyte strategicznie, przynosi korzyści (dodatkowa szybkość, klarowność i umiejętność używania tonu i modulacji do przekazywania informacji) przeważają koszty.

Zalecenia redaktorów

• 10 rozszerzeń przeglądarki, które pomogą zmaksymalizować produktywność
• Jeśli się odważysz, prosty hack na GPU sprawi, że Twój laptop RTX 3080 będzie o 20% mocniejszy

Ulepsz swój styl życiaDigital Trends pomaga czytelnikom śledzić szybko rozwijający się świat technologii dzięki najnowszym wiadomościom, zabawnym recenzjom produktów, wnikliwym artykułom redakcyjnym i jedynym w swoim rodzaju zajawkom.