Szablony Excel ułatwiają zarządzanie listą płac.
Źródło obrazu: AndreyPopov/iStock/Getty Images
Firma Microsoft oferuje różne szablony do usprawnienia typowych zadań w programie Excel 2013. W przypadku zarządzania listą płac, wstępnie zaprojektowane szablony oferują potrzebne formatowanie i umożliwiają wprowadzanie danych płacowych, takich jak stawki godzinowe i przepracowane godziny. Zintegrowane formuły automatycznie obliczają wynagrodzenie brutto, a nawet drukują odcinki wypłat dla pracowników. Będziesz musiał przeprowadzić trochę badań dotyczących lokalnych i stanowych podatków dochodowych, ale po wprowadzeniu danych do Twój szablon, Excel stanowi cenne narzędzie do kontrolowania listy płac i prowadzenia regularnej księgowości dokumentacja.
Krok 1
Kliknij kartę „Plik” w programie Excel, a następnie wybierz „Nowy”.
Wideo dnia
Krok 2
Wyszukaj szablon listy płac, wpisując „lista płac” w polu wyszukiwania u góry nowego okna (patrz Zasoby).
Krok 3
Przejrzyj dostępne szablony, aby znaleźć ten, który najlepiej odpowiada Twoim potrzebom. Kliknij szablon, aby wyświetlić ekran podglądu z dodatkowymi informacjami o szablonie i kliknij przycisk „Utwórz”, aby załadować szablon do programu Excel w celu edycji.
Krok 4
Edytuj informacje o tytule, klikając komórkę i wpisując nazwę firmy lub wszelkie niezbędne napisy. Wiele szablonów zawiera tekst zastępczy dla tych elementów. Wystarczy kliknąć komórkę i wpisać określone informacje.
Krok 5
Przejrzyj szablon, usuń niepotrzebne kolumny lub wiersze i dodaj nowe kategorie, takie jak skumulowany urlop lub wypłaty premii, których możesz potrzebować. Usuń komórki, kolumny i wiersze, zaznaczając je i naciskając klawisz „Usuń”. Dodaj komórki, kolumny lub wiersze, klikając prawym przyciskiem myszy miejsce, w którym chcesz dodać element, i wybierając „Wstaw”.
Krok 6
Sprawdź swoje stanowe i lokalne informacje o podatku dochodowym. Federacja Administratorów Podatkowych udostępnia pełną listę takich podatków (patrz Zasoby). W razie potrzeby dodaj te kolumny do arkusza kalkulacyjnego lub edytuj formuły we wstępnie zaprojektowanych kolumnach podatków lokalnych, aby odzwierciedlały stawki podatków lokalnych. W programie Excel wartości procentowe oblicza się, mnożąc stawkę dziesiętną przez komórkę zawierającą wynagrodzenie brutto. Jeśli na przykład wynagrodzenie brutto znajduje się w kolumnie C, a stawki podatków lokalnych wynoszą 7,5 procent, odpowiednia formuła będzie miała postać „=C1* 0,075” w pierwszym wierszu. Zaznacz komórkę i przeciągnij prawy róg w dół kolumny, aby skopiować formułę do całej kolumny z odpowiednimi numerami wierszy. Upewnij się, że ta komórka jest odjęta od sumy wynagrodzenia netto na końcu arkusza.
Krok 7
Wprowadź do arkusza wszystkie nazwiska pracowników lub numery identyfikacyjne.
Krok 8
Wprowadź wszystkie stawki godzinowe dla swoich pracowników. Jeśli Twoi pracownicy pracują za stałą pensję, usuń kolumny dotyczące stawki godzinowej lub przepracowanych godzin. Jeśli Twoi pracownicy otrzymują wynagrodzenie za jednostkę produkcji, edytuj nagłówki, aby odzwierciedlić ten fakt. Wystarczy wprowadzić jednostki produkcji w kolumnie przepracowanych godzin, a wynagrodzenie jednostkowe w kolumnie stawki godzinowej. Pozostaw formułę bez zmian.
Krok 9
Zapisz swoją pracę na koniec każdego okresu rozliczeniowego. Jeśli Twój szablon generuje odcinki wypłaty, kliknij przycisk „Generuj odcinki wypłaty”, aby utworzyć i wydrukować rekordy dla swoich pracowników.
Wskazówka
Większość szablonów zawiera już stawki podatku federalnego. Postaraj się wybrać arkusz z tymi uwagami już zawartymi, aby uniknąć dodatkowej pracy.
Informacje o płacach mogą być poufne. Aby chronić swoje dane, kliknij kartę "Plik" i wybierz "Informacje", aby przeglądać opcje ochrony skoroszytu hasłem lub określić użytkowników sieci, którzy mogą uzyskać dostęp do arkusza.
