Jak drukować etykiety adresowe w programie Excel?

Microsoft Excel służy jako doskonały program do zarządzania listami e-mailowymi. Duże listy mailingowe są szczególnie łatwe w zarządzaniu w programie Excel, jednocześnie kategoryzując i organizując kontakty w niestandardowym formacie.

Formaty Excel i CSV służą do importowania i eksportowania list z menedżerów poczty, a podziały komórek oznaczają, że możesz oddzielić nazwę, adres i inne istotne informacje do poszczególnych kolumn. Możesz także zdecydować się na umieszczenie całego kontaktu w jednej komórce.

Elastyczność dla doświadczonych użytkowników Excela jest wygodna, ale drukowanie etykiet bezpośrednio z Excela nie jest łatwe. Chociaż proces nie jest nadmiernie skomplikowany, nie jest też oczywisty i możesz doprowadzić do katastrofy technicznej. Korzystanie z procesu korespondencji seryjnej jest najskuteczniejszym sposobem konfigurowania etykiet dla drukarki.

Najszybszym i najskuteczniejszym sposobem drukowania etykiet z listy adresowej programu Excel jest skorzystanie z procesu korespondencji seryjnej. Ten proces pobiera uporządkowane informacje programu Excel i kompiluje każdy adres w indywidualną etykietę dla drukarki.

Chociaż brzmi to prosto, jest pewien haczyk. Arkusz Excel musi być sformatowany do określonego układu, który używa kolumn dla każdej kategorii. Jeśli podczas wprowadzania adresów użyłeś innej metody, ponowne formatowanie jest czasochłonne.

Najlepiej, jeśli zaczynasz od nowa i możesz wpisać każdy kontakt we właściwym formacie. Jeśli masz już wszystko podzielone na kategorie, mogą one wymagać tylko prostych zmian etykiet i dostosowań, aby spełnić wymagania dotyczące formatowania.

Skonfiguruj arkusz kalkulacyjny Excel z nagłówkami kolumn. Każda kolumna reprezentuje określoną kategorię. Utwórz osobną kolumnę na imię, nazwisko, adres, miasto, województwo i kod pocztowy.

Informacje dla każdej osoby znajdują się w poziomym rzędzie. W każdym polu używaj dokładnej pisowni, skrótów i wielkich liter. Na przykład użyj NV zamiast Nevada, chyba że chcesz przeliterować pełną nazwę stanu.

Zastanów się również, jak chcesz, aby nazwy wyglądały na etykietach. Sposób, w jaki stylizujesz litery, jest kwestią osobistych preferencji. Niektóre osoby lubią pisać wielką literą, podczas gdy inne w każdym słowie używają tylko pierwszej litery.

Masz również możliwość dodawania kolumn w razie potrzeby. Na przykład, jeśli chcesz, aby pierwszy wiersz etykiety zawierał nazwę firmy, zmień pierwszą kolumnę, aby odzwierciedlić te informacje.

Po ustawieniu wszystkich kolumn następnym krokiem jest żmudne zadanie wprowadzania danych dla każdego kontaktu. Dodaj wszystkie dane i wykonaj rundę lub dwie zmiany, aby upewnić się, że wszystko wygląda dobrze.

Po tym, jak kontakty i wszystkie powiązane informacje znajdą się w arkuszu kalkulacyjnym, zaznacz wszystko, w tym nagłówki kolumn. Możesz przeciągnąć kursor po wszystkich polach, przytrzymując przycisk myszy, aby podświetlić wszystko lub użyć skrótu klawiszowego zaznacz wszystko, klawisz kontrolny+A.

Po podświetleniu informacji wybierz zakładkę oznaczoną Formuły i kliknij Określ nazwę. Wpisz nazwę listy w wyskakującym okienku. Na przykład użyj Zaproszenia ślubne lub Kartki świąteczne.

Jeśli drukujesz etykiety z jakąkolwiek regularnością, przydatne jest również dodanie daty do każdej listy. Listy kontaktów są często aktualizowane, a data daje wyobrażenie o ostatniej aktualizacji listy. Zapewnia również, że drukujesz poprawną i najbardziej aktualną wersję.

Zapisz nowo nazwany arkusz kontaktów programu Excel i zamknij dokument, aby kontynuować korespondencję seryjną.

Microsoft Word to miejsce, w którym drukujesz etykiety. Excel idealnie nadaje się do organizowania i przechowywania danych, a także do szybkiego ładowania listy do innych programów. Microsoft Word ma jednak wbudowany szablon drukowania etykiet, który określa adresy w formacie wymaganym przez drukarkę.

Proces korespondencji seryjnej łączy program Excel z możliwością organizowania pól i Word z możliwością formatowania etykiet dla drukarki.

Otwórz nowy dokument Word i kliknij Wysyłki aby otworzyć listę opcji. Kliknij opcję rozwijaną dla Rozpocznij korespondencję seryjną aby wyświetlić dodatkowe menu, w którym możesz potrzebować kliknięcia Rozpocznij korespondencję seryjną ponownie, zanim będziesz mógł wybrać Etykiety otworzyć menu z Opcje etykiet.

W tym momencie potrzebujesz informacji o drukarce i etykietach, aby przejść dalej. Musisz wybrać między drukarki z ciągłym podawaniem oraz drukarki stronicowe. Zapoznaj się z instrukcją obsługi drukarki, aby określić, jakiego typu używasz. Jeśli masz drukarkę stronicową, inne menu rozwijane wymaga wybrania określonego typu tacy dla drukarki stronicowej. Taca boczna jest dość powszechna.

Następnie wybierz dostawcę etykiet. Każdy dostawca ma swój własny, specyficzny układ, co jest ważne dla drukarki. Microsoft, Avery i wiele innych opcji dostawców są wymienione w menu rozwijanym. Wybierz ten, który odpowiada etykietom zakupionym do zadania.

Na koniec wybierz numer produktu, który odpowiada numerowi produktu na etykietach. Zwykle znajduje się to na opakowaniu, a nie na samych arkuszach etykiet. Numer produktu informuje drukarkę o wymiarach papieru, aby zapewnić prawidłowe wyrównanie wydruku z etykietami.

W rzadkich przypadkach numer produktu może być niedostępny dla Twoich etykiet. Drukowanie może nadal posuwać się do przodu, ale musisz ręcznie zmierzyć rozmiar indywidualnej etykiety. Musisz także wiedzieć, ile etykiet znajduje się na stronie i ile znajduje się w każdej kolumnie i wierszu.

Aby wprowadzić niestandardowy wymiar etykiety, wybierz Detale opcja w Opcje etykiet okno, aby pokazać układ arkusza etykiet według kolumn i wierszy. Wprowadź marginesy, kolumny i wiersze w odpowiednim polu. Kliknij ok jeśli to pasuje do Twojej konfiguracji. Jeśli nie, kliknij Anulować a następnie wybierz Nowa etykieta i spróbuj ponownie.

Wpisz nazwę dla swoich etykiet, aby zachować wymiary do wykorzystania w przyszłości. Wystarczy dowolne imię. Następnie ustaw wymiary na zmierzoną wysokość i szerokość. Wprowadź również układ wierszy i kolumn. Śmiało i kliknij ok aby zapisać nowe ustawienia rozmiaru, kliknij ok ponownie, aby zapisać wszystkie ustawienia.

W tym momencie masz przygotowane etykiety w programie Excel, a dokument Word jest poprawnie sformatowany, aby wydrukować etykiety. Teraz musisz zaimportować informacje kontaktowe, aby wypełnić etykiety.

W dokumencie programu Word kliknij Plik i wtedy Opcje oraz Zaawansowany. Zaznacz pole wyboru obok Potwierdź konwersję formatu pliku przy otwarciu i wybierz ok. Powrót do Wysyłki tab i kliknij Wybierz odbiorców aby otworzyć listę opcji. Wybierać Użyj istniejącej listy aby zlokalizować informacje kontaktowe programu Excel na komputerze. Wybierz plik i kliknij ok. Ten proces łączy arkusz Excela z dokumentem Word. Chociaż programy są połączone, etykiety nie są jeszcze wypełnione informacjami.

Najłatwiejszym sposobem zaimportowania całej listy jest użycie symboli zastępczych. Oznaczenie zastępcze odpowiada kolumnom utworzonym w pliku Excel. Na przykład wpisujesz <> gdzie na etykiecie ma pojawić się imię. Pamiętaj, że ta sekwencja powtarza się we wszystkich etykietach.

Standardowa sekwencja adresów wygląda tak:

<> <>

<>

<> <> <>

Każda etykieta odpowiada bezpośrednio kolumnie w arkuszu Excel. Jeśli chcesz dodać informacje niestandardowe, muszą one znajdować się w oznaczonej kolumnie w arkuszu. Następnie wpisujesz pole w preferowanej kolejności umieszczania etykiety.

Jeśli często ładujesz listy za pomocą procesu korespondencji seryjnej, istnieje również skrót do bloku adresu, aby połączyć wiele pól danych w jednym <

Teraz, gdy etykiety są ustawione z sekwencją dla każdego pola, możesz efektywnie załadować setki, a nawet tysiące kontaktów, jednocześnie tworząc spójną sekwencję etykiet dla drukarki. Korespondencja seryjna jest idealna dla zbiorczych list kontaktów.

Musisz zmapować korespondencję seryjną, aby program Word odczytywał prawidłowe kolumny z programu Excel. Powrót do Wysyłki zakładka, kliknij Dopasuj pola i wybierz Wpisz i wstaw pola. Pojawi się pole z kilkoma etykietami wymienionymi obok pól rozwijanych.

Etykiety są wspólnymi elementami etykiety adresowej. Zawiera listę Tytuł, Imię, Nazwisko, Adres ulicy, i tak dalej. W odpowiednich listach rozwijanych zobaczysz etykiety kolumn z arkusza Excel. Wiele z nich będzie już dopasowanych, ale upewnij się, że każdy element jest wyrównany i odpowiednio dopasowany. To znaczy, kiedy piszesz <>, ciągnie tylko z Imię kolumna w arkuszu Excel.

Teraz, gdy pola są zmapowane, a etykiety zbudowane, kliknij Zapowiedź w Wysyłki patka. Zanim zdecydujesz się wydrukować, wykonaj dokładny podgląd, aby zobaczyć etykiety. Sprawdź dokładnie wyrównanie i formatowanie w tym widoku.

Kiedy będziesz gotowy do drukowania, kliknij Zakończ i połącz pod Wysyłki patka. Kliknij Drukuj dokumenty aby wysłać ostateczną pracę do drukarki. Przed wysłaniem zadania upewnij się, że drukarka jest zaopatrzona w papier do etykiet.

Chociaż program Excel to świetny sposób na uruchomienie korespondencji seryjnej, możesz także importować kontakty z programu Outlook. Outlook umożliwia eksportowanie kontaktów do arkusza programu Excel, w którym można użyć procesu opisanego powyżej.

Jeśli chcesz pobrać kontakty bezpośrednio z programu pocztowego Outlook, rozwiń listę kontaktów. Posługiwać się Zmiana+Kontrola aby wybrać i podświetlić wiele kontaktów, aż każdy żądany kontakt zostanie podświetlony.

Przejdź do Dom tab i wybierz Korespondencja seryjna. Wybierać Tylko wybrane kontakty śledzony przez Wszystkie pola kontaktowe. Następnie wybierz Nowy dokument oraz Etykiety pocztowe jako typ dokumentu.

Ta akcja wyzwala nowy dokument programu Word z korespondencją seryjną. Wybierz Wpisz i wstaw pola pod Wysyłki i upewnij się, że wszystko jest prawidłowo wyrównane. Kliknij Zaktualizuj etykiety do generowania etykiet.

Użyj funkcji podglądu, aby przejrzeć i upewnić się, że wszystko jest odpowiednio wyrównane. Po edycji i dokonaniu ostatecznych poprawek, ponownie wyświetl podgląd, a następnie uruchom Zakończ korespondencję seryjną oraz Wydrukować aby wysłać pracę do drukarki.

Outlook doskonale radzi sobie z zarządzaniem kontaktami, a prowadzenie korespondencji seryjnej z programu jest łatwe. Jednak nie każdy ma Outlooka jako menedżera poczty e-mail, a proces drukowania etykiet z Excela pozostaje najlepszą alternatywną opcją zarządzania kontaktami.