Zdefiniuj proces biznesowy, który chcesz przeanalizować. Musi to być kompletna transakcja biznesowa z początkiem i końcem, z danymi wejściowymi i wyjściowymi, i skutkować zaspokojeniem potrzeby biznesowej. Przykład: „Zatrudnij pracownika” to kompletny proces, podczas gdy „Wypełnij formularz zatrudnienia” to krok w ramach procesu, ale nie ma sensu, jeśli zostanie wykonany samodzielnie.
Określ role w procesie. Rola to część, którą w procesie odgrywa osoba lub grupa ludzi. Role powinny być oznaczone rodzajem podejmowanych działań, a nie ich stanowiskami lub tytułami w działach. Osoba, która zatwierdza kartę czasu pracy pracownika, powinna nazywać się „Zatwierdzający czas”.
Określ kroki procesu potrzebne do sfinalizowania transakcji. Uchwyć każdy szczegółowy krok, który dodaje wartości do procesu, nawet jeśli ta wartość służy tylko do przeglądu i upewnienia się, że poprzednie kroki zostały wykonane poprawnie.
Dokumentuj przebieg procesu, tworząc diagram przedstawiający każdy krok, rolę, która wykonuje krok, oraz informacje płynące z kroku na krok. Ponumeruj każdy krok. Określ kierunek informacji za pomocą strzałek przechodzących od każdego kroku do następnego. Schemat blokowy „Cross-funkcjonalny” najlepiej sprawdza się w identyfikowaniu ról i przepływu informacji między ludźmi, a także etapów procesu. W części tekstowej dokumentu szczegółowo opisz każdy krok.
