Jak korzystać z etykiet Avery 5160 w programie Excel?

Etykiety Avery są dobrze znanym standardowym produktem biurowym, a etykiety 5160 (między innymi rozmiarami) są kompatybilne z produktami Microsoft. Możesz drukować etykiety Avery z programu Excel, ale proces ostatecznie wymaga korespondencji seryjnej, aby kategoryzować pola etykiet i importować je do formatu etykiety.

Podczas procesu korespondencji seryjnej konfigurujesz kolumny danych w programie Excel, a następnie dopasowujesz je do pól formatowania w programie Microsoft Word. Proces nie jest skomplikowany, ale prawidłowe skonfigurowanie formatowania wymaga czasu. Również duże listy kontaktów lub inne formy danych w programie Excel wymagają więcej czasu.

Alternatywą dla używania programu Excel z programem Word jest ręczne wpisanie każdej etykiety lub uruchomienie korespondencji seryjnej za pomocą innego zgodnego programu, takiego jak Microsoft Outlook. Opcja Microsoft Outlook jest atrakcyjna tylko wtedy, gdy korzystasz już z usługi jako menedżera poczty.

Etykiety Avery są standardowo stosowane w formatowaniu etykiet Microsoft Word, a rozmiary są już zapisane we wstępnie ustawionym ustawieniu, co czyni je doskonałym wyborem do procesu etykietowania. Inne popularne marki i układy etykiet są również przechowywane w formatowaniu etykiet dla firmy Microsoft.

Zanim przejdziesz do programu Excel i użyjesz programu do przechowywania danych, zastanów się, czy program Excel jest najlepszym rozwiązaniem w Twojej konkretnej sytuacji. Jeśli tworzysz niewielką liczbę etykiet – na przykład poniżej 100 z minimalną ilością informacji – wpisanie informacji bezpośrednio do sformatowanego dokumentu programu Word jest lepszą opcją. Dotyczy to zwłaszcza listy jednorazowego użytku.

Excel jest idealny do przechowywania dużej ilości informacji, takich jak lista kontaktów z nazwiskiem, adresem i innymi informacjami dla setek, a nawet tysięcy osób. Listy, które stale rosną i ewoluują, są łatwe do zarządzania w programie Excel.

Skoroszyt programu Excel nie jest dobrym wyborem do drukowania etykiet dla listy zarządzanej, ale formatowanie ułatwia przenoszenie danych do innych programów i formatów. Na przykład możesz łatwo przesłać listę kontaktów do menedżera poczty e-mail z programu Excel.

Użyj programu Excel, jeśli informacje są ważne i będą stale korzystać. W przeciwnym razie rozważ ręczne wpisanie informacji bezpośrednio do dokumentu programu Word.

W programie Excel sformatuj pola etykiet za pomocą nagłówków kolumn. Na przykład nagłówek każdej kolumny z określonym polem, takim jak Imię, nazwisko, adres, Miasto, stan, kod pocztowy, adres e-mail oraz wszelkie inne informacje, które przechowujesz w kontaktach. Skonfigurowanie kolumny dla każdego konkretnego zestawu danych jest ważne, gdy przychodzi czas na formatowanie etykiet.

Każdy wiersz odpowiada jednemu kontaktowi lub zbiorowi danych. Użycie nagłówka kolumny dla każdej informacji maksymalizuje możliwość późniejszego umieszczenia informacji na etykietach podczas korzystania z procesu korespondencji seryjnej. W tym momencie zapisz arkusz programu Excel i zamknij program. Następnie otwórz program Microsoft Word, aby uruchomić korespondencję seryjną i ostatecznie wydrukować etykiety.

Udaj się do Wysyłki w nowym dokumencie programu Word i wybierz Rozpocznij korespondencję seryjną opcja. Wybierz Etykiety i kliknij Opcje etykiet. Tutaj formatujesz dokument Word dla etykiet Avery 5160.

Wybierz drukarkę z podajnikiem ciągłym lub drukarkę stronicową w zależności od używanego modelu. Poniżej opcji drukarki znajdują się opcje etykiet. Wybierz menu rozwijane, aby wyświetlić dostawców i wybierz Avery z tej listy.

Zostanie wygenerowana kolejna lista ze wszystkimi stylami etykiet Avery. Kliknij 5160 etykiety modelu i wybierz ok. W dokumencie programu Word rozmiary etykiet są dokładnie dopasowane do wymaganych odstępów i projektu.

Teraz kliknij Plik i wybierz Zaawansowany możliwość połączenia programu Excel z programem Word. zaznaczyć Potwierdź konwersję formatu pliku zaznacz pole i wybierz ok. Wrócić do Wysyłki i kliknij Wybierz odbiorców aby zlokalizować plik Excel. Wybierz plik, aby scalić informacje z programem Word.

Sformatuj również sposób, w jaki powinny wyglądać Twoje dane na etykietach w ustawieniach korespondencji. Użyj <> stylizacja w celu rozmieszczenia informacji. Koreluje to z kolumnami utworzonymi wcześniej w programie Excel. Możesz skonfigurować te informacje w dowolny sposób.

Etykieta adresowa zazwyczaj zawiera imię i nazwisko, adres, miasto, województwo i kod pocztowy. Możesz również dodać nazwę firmy lub dowolne pole niestandardowe, o ile istnieje w kolumnie programu Excel. Sformatuj każdy nagłówek kolumny dokładnie tak, jak chcesz, aby się wyświetlał. Obejmuje to odstępy między słowami a wierszem, w którym się znajduje.

Dostosuj również ustawienia czcionki w tym obszarze. Używanie domyślnej czcionki zmapowanej z programu Excel działa dobrze, ale niestandardowe style to łatwa opcja dla etykiet. Wystarczy uruchomić podgląd wydruku po scaleniu, aby upewnić się, że czcionka i rozmiar tekstu mieszczą się na etykiecie.

Teraz etykiety Avery są sformatowane, a informacje połączone. Kliknij Dopasuj pola pod Wysyłki i upewnij się, że nagłówki kolumn z Excela pasują do <> używane wcześniej formatowanie. Jeśli wszystko się zgadza, idź do przodu. Jeśli nie, użyj menu rozwijanych, aby dostosować, aż wszystkie pola będą pasować. Spowoduje to mapowanie kolumn programu Excel na etykiety.

Kliknij Zakończ i połącz w zakładce Korespondencja, aby zakończyć proces. Kliknij Wydrukować aby wysłać pracę do drukarki. Umieść etykiety Avery na tacy drukarki przed wykonaniem funkcji drukowania.

Wykonaj również podgląd wydruku, aby dokładnie sprawdzić wyrównanie i odstępy oraz zlokalizować ewentualne błędy. Etykiety i tusz do drukarki są kosztowne, a dwukrotne sprawdzenie pliku gwarantuje, że nie trzeba drukować więcej niż jeden raz.

Istnieje alternatywa dla uruchamiania korespondencji seryjnej między programami Excel i Word. Opcja Outlook jest specyficzna dla list kontaktów, ale oferuje łatwą metodę ładowania kontaktów z programu Excel do menedżera kontaktów programu Outlook.

Jeśli utrzymujesz kontakt e-mailowy z kimkolwiek z listy, ta funkcja jest szczególnie przydatna. Wejdź do Outlooka i wybierz Dodaj kontakty i wybierz Z pliku. Możesz użyć programu Excel lub standardowego pliku CSV, aby osiągnąć ten sam wynik. Wybierz plik i zaimportuj wszystko do menedżera Outlook.

Teraz uruchomienie korespondencji seryjnej w programie Word jest znacznie krótszym procesem. Wybierz wszystkie żądane kontakty za pomocą Zmiana+Kontrola polecenie klawiaturowe, aby podświetlić wiele kontaktów.

Przejdź do Dom w Outlooku i wybierz Korespondencja seryjna śledzony przez Tylko wybrane kontakty. Wybierz pola kontaktowe, które chcesz umieścić na etykietach lub kliknij Wszystkie pola kontaktowe przenieść wszystko. Wybierać Nowy dokument i wybierz typ dokumentu. Etykiety pocztowe to najbardziej oczywisty wybór na liście.

Ta akcja powoduje otwarcie dokumentu programu Word, a wszystkie informacje kontaktowe są zmapowane i gotowe. Nadal musisz użyć programu Word, aby wybrać styl etykiety Avery, ale proces jest taki sam, jak wymieniony powyżej.

Jeśli jesteś ostrożny, wpisz Pisać oraz WstawićPola w programie Word, aby dokładnie sprawdzić mapowanie. Możesz także uruchomić podgląd wydruku, aby upewnić się, że wszystko jest prawidłowo ułożone i gotowe do druku. W przeciwnym razie wszystko jest gotowe i możesz szybko wydrukować etykiety za pomocą procesu korespondencji seryjnej programu Outlook.