Oświadczenia otwierające informują czytelników, o czym jest e-mail.
Źródło obrazu: BananaStock/BananaStock/Getty Images
Przekazy biznesowe zwykle są zgodne z wzorcem bezpośrednim lub pośrednim. Jest to sposób na uporządkowanie informacji przekazywanych w wiadomości, w zależności od tego, czy głównym przesłaniem są dobre, złe czy neutralne wiadomości. Wybierz najskuteczniejszy wzór e-maili biznesowych w zależności od tego, jak Twoim zdaniem czytelnik zareaguje na główną ideę.
Korzystanie z bezpośredniej poczty e-mail, aby dotrzeć do celu
W bezpośrednich e-mailach główny punkt jest na początku, po którym następują szczegóły, wyjaśnienia lub dowody na poparcie tego. Tak zorganizowana wiadomość e-mail oszczędza czas czytelnika, od razu docierając do celu wiadomości. Pomaga także czytelnikowi umieścić kolejne szczegóły w kontekście i perspektywie. Zapobiega to frustracji czytelnika z powodu konieczności przedzierania się przez akapity informacji, aby znaleźć główny punkt. Wzorzec bezpośredni działa najlepiej, jeśli Twój czytelnik ma być otwarty do głównego punktu, a nie odporny.
Wideo dnia
Wysyłanie pozytywnych i neutralnych wiadomości
Jeśli twój czytelnik będzie zadowolony, umiarkowanie zainteresowany lub neutralny (nie będzie miał co do tego uczuć w taki czy inny sposób), użyj bezpośredniego wzorca. Rozważ wiadomość e-mail od klienta po złożeniu oferty w celu realizacji umowy. Jeśli wygrasz kontrakt, list zaczyna się od słów w stylu „Twoja oferta została sprawdzona i mamy przyjemność zaoferować Twoją biznes kontraktu”. Kiedy głównym punktem są dobre lub neutralne wiadomości, przekaż je od razu i skontaktuj się z Detale. Większość e-maili będzie stosować to podejście, w tym te dotyczące rutynowych zadań, zamówień i potwierdzeń.
Korzystanie z niebezpośredniego e-maila, aby zwrócić uwagę
W e-mailach niebezpośrednich główny punkt pojawia się później w wiadomości, po szczegółach, wyjaśnieniach lub dowodach. Użycie pośredniego wzoru w e-mailu pokazuje, że szanujesz uczucia czytelnika, które mogą być zranione w głównym punkcie. Budując go, pozwalasz czytelnikowi być bardziej przygotowanym na jego otrzymanie. Jest to również próba zachęcenia czytelnika do wysłuchania Cię, jeśli wyrazisz główną myśl, która zdenerwuje czytelnika od razu na początku wiadomości, może przestać czytać. Ogólnie rzecz biorąc, celem jest zminimalizowanie wszelkich negatywnych reakcji czytelnika.
Wysyłanie negatywnych lub wrażliwych wiadomości
Jeśli twój czytelnik będzie niezainteresowany, niezadowolony lub wrogo nastawiony, użyj wzoru pośredniego. Ponownie rozważ e-mail od klienta. Jeśli nie wygrałeś, list zaczyna się inaczej: „Dziękujemy za złożenie oferty na pracę nad naszym kontraktem. Dokładnie przeanalizowaliśmy każdą ofertę, itd.”. Główny punkt, o którym myślisz, że już znasz, ale i tak czytaj dalej, pojawia się znacznie później. Użyj niebezpośredniego e-maila, gdy głównym punktem są złe wieści, na przykład w przypadku odrzucenia prośby lub odrzucenia roszczenia. To podejście sprawdza się również, gdy próbujesz coś sprzedać lub udostępniasz poufne informacje.
