Najlepszy sposób na zapisywanie wiadomości e-mail z programu Outlook

Korzystając z programu Microsoft Outlook dla swojego konta e-mail, upewnij się, że możesz śledzić wszystkie swoje wiadomości i możesz odwoływać się do nich w dowolnym momencie. Dlatego ważne jest, aby zrozumieć, jaki jest najlepszy sposób zapisywania i przechowywania wiadomości e-mail z konta Outlook.

Według Microsoft najlepszą praktyką jest przechowywanie w skrzynce odbiorczej wiadomości, które trzeba przeczytać i przetworzyć samodzielnie, oraz utworzenie innych folderów, których można używać dla określonych typów poczty. Utwórz folder „1-Reference”. Ręcznie odrzuć każdą wiadomość, do której musisz wrócić później lub nie masz jeszcze czasu na przeczytanie. Umieść przed nim „1”, aby pojawił się tuż pod skrzynką odbiorczą. Utwórz inne foldery, takie jak „Osobiste”, aby przechowywać osobiste e-maile i trzymaj je oddzielnie od e-maili służbowych. W ten sposób nie będziesz musiał się martwić, że Twoi współpracownicy będą patrzeć Ci przez ramię na prywatne wiadomości. Możesz utworzyć zestaw folderów na wiadomości e-mail z list adresowych, aby te wiadomości były przekierowywane do folderu. W ten sposób nie musisz zapychać skrzynki odbiorczej tonami wiadomości, których możesz nawet nie czytać.

Ustaw wszystkie foldery na coroczną automatyczną archiwizację. System archiwizacji pozwala na zapisywanie ważnych e-maili bez konieczności robienia czegokolwiek. Program Outlook może poprosić o odpowiedź, czy chcesz automatycznie archiwizować wszystkie wiadomości. Kliknij „Tak”, a rozpocznie się proces archiwizacji. Twoje wiadomości są przenoszone ze skrzynki odbiorczej lub innych folderów do folderu „Archiwum”, do którego masz dostęp w dowolnym momencie. Wszystkie Twoje foldery zostaną naśladowane w folderze „Archiwum”. Na przykład, jeśli masz foldery referencyjne, osobiste i biznesowe, zobaczysz te same trzy foldery w sekcji „Archiwum”.

Funkcja „Autoarchiwizacja” w programie Outlook jest domyślnie włączona, ale można również dostosować system archiwizacji. Aby to zrobić, kliknij menu „Narzędzia”. Kliknij „Opcje” i kliknij kartę „Inne”. Wybierz „Autoarchiwizacja”. Wybierz opcję „Uruchom autoarchiwizację co n dni” i określ, ile ma to być (na przykład co 14 dni). Wybierz inne opcje, które chcesz zmienić. Jeśli chcesz zastosować zmiany do wszystkich folderów, wybierz „Zastosuj te ustawienia do wszystkich folderów”.