Wielu właścicieli małych firm nie potrzebuje skomplikowanych systemów archiwizacji.
Źródło obrazu: George Doyle/Stockbyte/Getty Images
Tradycyjna organizacja plików odnosi się do podejścia do organizowania plików komputerowych lub elektronicznych. Przed komputerowymi bazami danych wiele firm po prostu organizowało pliki, tworząc struktury folderów i umieszczając dokumenty i pliki w folderach na podstawie kategorii lub typu. Ta metoda w wielu przypadkach ustąpiła miejsca systemom baz danych. Jednak tradycyjne archiwizowanie jest czasami korzystne, jeśli masz stosunkowo niewielką liczbę plików.
Prosty w użyciu
Tradycyjny system archiwizacji jest bardzo prosty w konfiguracji i obsłudze, przy założeniu, że liczba przechowywanych plików jest niewielka. Jeśli na przykład masz pięć podstawowych kategorii dokumentów i ograniczoną liczbę plików w każdej z nich, nie potrzebujesz systemu baz danych do łatwego przechowywania, utrzymywania i pobierania plików. Nie musisz się również martwić o naukę systemu oprogramowania i szkolenie pracowników w zakresie jego obsługi.
Wideo dnia
Minimalna inwestycja
Jeśli korzystasz z tradycyjnego systemu archiwizacji, nie musisz też inwestować w bazę danych oprogramowania, która może obejmować zakup z góry i bieżące opłaty licencyjne. Oczywiście potrzebujesz komputera, który jest dość powszechny w biznesie, niezależnie od tego, czy przechowujesz pliki, czy nie. Podstawowa struktura plików jest przechowywana bezpośrednio na dysku twardym komputera. Alternatywnie możesz kupić bardzo niedrogi zewnętrzny dysk twardy, który umożliwia przesyłanie plików z jednego komputera na drugi.
Słaba integracja danych
Główną wadą tradycyjnego systemu archiwizacji jest to, że nie umożliwia on integracji danych między plikami ani udostępniania danych. Dzięki systemowi archiwizacji opartemu na oprogramowaniu możesz zarządzać różnymi folderami, ale możesz wyszukiwać krzyżowo, aby wyszukiwać dokumenty w wielu plikach. Dodatkowo możesz umożliwić wielu pracownikom przeszukiwanie udostępnionych plików danych. Ta integracja skraca czas przeszukiwania wszystkich pojedynczych plików, co jest szczególnie ważne, jeśli przechowujesz dużą liczbę plików lub masz dużą bazę klientów.
Powielanie i brak bezpieczeństwa
Ryzykujesz również powielanie danych, jeśli nie integrujesz swoich plików za pośrednictwem bazy danych. W tradycyjnym systemie komputer nie rozpoznaje, że tworzysz podobne dokumenty i przechowujesz je w różnych lokalizacjach plików. Ponadto tradycyjny system archiwizacji nie zapewnia nawet w przybliżeniu takiego poziomu bezpieczeństwa, jaki zapewnia starannie opracowany system archiwizacji baz danych. Szyfrowane dane i aktualne bezpieczeństwo to kluczowe cechy, ponieważ firma regularnie rozwija rozbudowane systemy bazodanowe.
