Zastosowania poczty e-mail w biznesie

E-mail to jedno z najbardziej wszechobecnych narzędzi komunikacji biznesowej ostatnich lat. Zastosowania poczty e-mail w biznesie obejmują komunikację ze współpracownikami i klientami, planowanie spotkań, wysyłanie automatycznych powiadomień i udostępnianie biuletynów starym i nowym klientom. Jedną z zalet poczty elektronicznej w komunikacji biznesowej jest to, że jest ona tak wszechobecna, że ​​każdy zakłada, że ​​każdy, kto ma dostęp do Internetu, może wysyłać i odbierać wiadomości e-mail. W ostatnich latach niektórzy oszuści i hakerzy wykorzystywali pocztę e-mail, dlatego ważne jest, aby zachować czujność w przypadku fałszywych wiadomości.

Główną rolą poczty e-mail w komunikacji biznesowej jest łączenie osób w tej samej firmie lub organizacji. E-maile są bardzo często używane do zadawania pytań współpracownikom bez konieczności przeszkadzania im telefonem lub klepnięciem w ramię. Służą do rozsyłania zapowiedzi i protokołów ze spotkań, do rozpowszechniania ważnych formularzy i przeprowadzania ankiet w miejscu pracy.

Wiele urzędów ma różne wewnętrzne listy mailingowe do których ludzie mogą wysyłać wiadomości w celu dotarcia ich do określonej jednostki firmy, niezależnie od tego, czy są to osoby pracujące w ludziach zasobów, które mogą potrzebować aktualizacji polityki urlopowej lub wszystkich osób pracujących na określonym piętrze, które powinny wiedzieć, że należy do współpracowników urodziny. Poczta e-mail jest również często używana ze zintegrowanymi narzędziami kalendarza od dostawców takich jak Microsoft i Google do planowania spotkań i innych wydarzeń.

E-mail załączniki są powszechnie używane jako sposób udostępniania plików, od dokumentów Microsoft Word po próbki materiałów reklamowych, takich jak logo lub dżingle.

Ludzie coraz częściej sprawdzają firmowa poczta e-mail na urządzeniach osobistych, takich jak smartfony, co umożliwia im utrzymywanie kontaktu ze współpracownikami poza biurem. Może to być zarówno pozytywne, jak i negatywne: ludzie mogą łatwiej pracować z domu lub szybciej zameldować się podczas porannych dojazdów, ale mogą też mieć mniej prawdziwych godzin poza godzinami pracy, gdy nie są w biurze.

Istotna rola poczty elektronicznej w komunikacji biznesowej sprawia, że ​​nie dziwi fakt, że wokół poczty elektronicznej ewoluowały formalne i nieformalne zasady etykiety.

Ludzie zazwyczaj próbują adresować e-maile za pomocą pewien stopień profesjonalizmu, upewniając się, że masz jasne i zwięzły temat dzięki czemu e-maile są łatwe do wykrycia w skrzynce odbiorczej i zwrócenia na nie przynajmniej uwagi gramatyka, pisownia i wielkie litery. Większość ludzi próbuje unikaj robienia jakichkolwiek nietypowych komentarzy w firmowych wiadomościach e-mail, w tym żarty w wątpliwym guście, odniesienia do polityki i religii lub wszelkie ciosy w ich pracodawców.

Niektórzy ludzie starają się też wyglądać radośnie w firmowych wiadomościach e-mail, ponieważ trudno jest określić ton, patrząc wyłącznie na wiadomość pisemną. Można to zrobić za pomocą wykrzykników lub emoji, chociaż przesadzenie może wydawać się nieprofesjonalne. Ogólnie rzecz biorąc, będziesz chciał podążaj za wskazówkami innych w Twojej organizacji jeśli chodzi o przygotowywanie e-maili do współpracowników lub klientów.

Wiele organizacji ma własne zasady dotyczące poczty e-mail, takie jak wymóg dołączania określonego formatu podpisu do każdej wychodzącej wiadomości e-mail. W niektórych miejscach pracy obowiązują zasady określające, kiedy, jeśli w ogóle, firmowy adres e-mail może być używany do celów osobistych. Wiele z nich ma również zasady dotyczące przechowywania lub usuwania wiadomości e-mail ze względów bezpieczeństwa.

Otrzymywanie automatycznych wiadomości e-mail od organizacji, z którymi prowadzisz interesy, stało się powszechne. Sklepy internetowe wysyłają powiadomienia o wyprzedażach, potwierdzenia zakupów i aktualizacje dotyczące harmonogramów wysyłek. Gazety i inne organizacje medialne rozsyłają automatyczne e-maile z nagłówkami i aktualizacjami historii.

Istnieje wiele firm, które mogą wysyłać automatyczne wiadomości e-mail do firm, w tym e-maile marketingowe i te wywołane zakupem, czasami nazywane e-maile transakcyjne. Niektóre przepisy regulują, kiedy firmy mogą przechowywać adresy e-mail ludzi, kiedy są one wymagane, aby umożliwić im rezygnację z otrzymywania e-maili i kiedy mogą wysyłać wiadomości marketingowe. Upewnij się, że przestrzegasz przepisów obowiązujących w Twojej jurysdykcji i potencjalnie w miejscach, w których ludzie, do których piszesz, pracują lub mieszkają.

Niektórzy komercyjni dostawcy poczty e-mail mogą pomóc w zarządzaniu rezygnacją, listami subskrypcji i innymi informacjami. Rozejrzyj się, aby znaleźć taki, który spełnia Twoje potrzeby w cenie, którą lubisz.

E-mail biuletyny stały się coraz bardziej popularne w ostatnich latach. Niektóre firmy wykorzystują je, aby dotrzeć do klientów i poinformować ich o sprzedaży, nowych produktach lub istniejących usługach. Na przykład firma sprzątająca baseny może wysyłać biuletyn przypominający ludziom o swoich usługach w okresie letnim lub studio podcastów może wysyłać biuletyny e-mailowe zapowiadające nową serię lub nowy sezon istniejącej pokazać.

W innych sprawach, sam newsletter jest produktem. Niektóre organizacje medialne i inne grupy odniosły sukces dzięki płatnym biuletynom, które zawierają informacje niedostępne nigdzie indziej. Niektóre z nich są tworzone za pomocą wyspecjalizowanych platform lub narzędzi finansowania społecznościowego, takich jak Patreon.

Podobnie jak w przypadku innych komercyjnych wiadomości e-mail, jeśli wysyłasz biuletyn e-mailowy, upewnij się, że masz wyraźną zgodę od osób, do których wysyłasz wiadomości i które mają łatwy sposób na wypisanie się. Możesz na przykład zaprosić ludzi do zapisania się do newslettera, gdy odwiedzają Twoją witrynę lub kończą transakcję. Oczywiście, jeśli oferujesz płatny biuletyn, musisz upewnić się, że ludzie mają łatwy sposób na anulowanie subskrypcji i zaprzestanie naliczania opłat.

Oszustwa e-mail, często znane jako wyłudzanie informacji, stał się powszechny w ostatnich latach. Oszuści wysyłają e-maile do osób podszywających się pod zaufane instytucje a nawet indywidualnych współpracowników, próbujących nakłonić odbiorców do wysłania pieniędzy lub podania cennych informacji, takich jak nazwy użytkownika i hasła. W niektórych przypadkach takie e-maile są masowo wysyłane do ogromnej liczby odbiorców, ale w innych są one kierowane do konkretnych odbiorców.

Złośliwe oprogramowanie jest również czasami rozpowszechniane za pośrednictwem poczty e-mail, zwykle za pośrednictwem załączników lub łączy do podejrzanych witryn zawartych w wiadomościach e-mail. W niektórych przypadkach, jeśli podejrzany plik zostanie otwarty, zainfekuje on komputer odbiorcy i użyje jego oprogramowania poczty e-mail, aby wysłać więcej swoich kopii do kontaktów pierwotnego odbiorcy.

Aby nie paść ofiarą oszustw e-mailowych, przyjrzyj się dokładnie adresom, z których pochodzą wiadomości i upewnij się, że rzeczywiście pasują do osób lub instytucji, z których twierdzą, że pochodzą. Sprawdź, czy wszystkie linki w wiadomości e-mail prowadzą do witryn, do których twierdzą, że prowadzą. Jeśli otrzymasz nieoczekiwaną wiadomość e-mail z załącznikiem, sprawdź, czy rzeczywiście pochodzi ona od osoby, za którą się podaje, nawet jeśli musisz zadzwonić lub w inny sposób wysłać wiadomość do tej osoby w celu potwierdzenia tożsamości.

Wiele firm ma oprogramowanie antywirusowe skanować przychodzące i wychodzące wiadomości e-mail w poszukiwaniu złośliwego oprogramowania, ale nadal dobrze jest zachować czujność, aby uniknąć oszustw.

W niektórych biurach poczta e-mail jest coraz częściej zastąpione przez oprogramowanie do obsługi wiadomości błyskawicznych, takich jak Microsoft Teams lub Slack. Firmy używają również narzędzi do przesyłania wiadomości i oprogramowania sieci społecznościowych, aby rozmawiać z klientami, często za pośrednictwem automatycznych okienek czatu lub linków umieszczonych na firmowych stronach internetowych.

Te platformy działające w czasie rzeczywistym często mogą być szybsze i wygodniejsze niż korzystanie z poczty e-mail. Wiele z nich ułatwia również udostępnianie plików, a nawet konfigurowanie sesji głosowych i wideokonferencji, czego nie można zrobić bezpośrednio za pośrednictwem poczty e-mail.

Mimo to jest mało prawdopodobne, że te platformy w najbliższym czasie całkowicie zastąpią pocztę e-mail.