Systemy RFID są podobne do skanowania kodów kreskowych.
Funkcje systemu znakowania identyfikacji radiowej (RFID) obejmują wewnętrzną kontrolę środków trwałych, wewnętrzną kontrolę wydatkowanych aktywów oraz zapobieganie kradzieży. System RFID obejmuje tag i czytnik. Po zeskanowaniu antena w tagu odbiera falę radiową i wysyła odpowiedź z powrotem do czytnika.
Inwentarze fizyczne
Kluczowym elementem kontroli wewnętrznej środków trwałych jest spis z natury, podczas którego audytor lokalizuje i ewidencjonuje wszystkie aktywowane aktywa. Funkcją systemu RFID jest ułatwienie inwentaryzacji z natury. Znacznik RFID powinien być fizycznie przymocowany do zasobu w momencie nabycia i odnotowany w ewidencji nieruchomości. Numer znacznika staje się wtedy podstawowym identyfikatorem zasobu, ponieważ jest powiązany ze wszystkimi informacjami w rekordzie dotyczącymi tego konkretnego zasobu. Wstępnie ponumerowane znaczniki mogą również zapewniać kontrolę numeryczną.
Wideo dnia
Podczas fizycznego inwentaryzacji/audytu audytor skanuje znacznik RFID na każdym zasobach. Powoduje to transmisję, która „zaznacza” aktywa w bazie danych rekordów nieruchomości. Audytor może następnie wydrukować listę aktywów i sprawdzić, które nie zostały zlokalizowane.
Wewnętrzna kontrola wydatkowanych aktywów
Firmy mogą zdecydować się na użycie tagów RFID również na mniejszych aktywach, ponieważ dobry system kontroli własności obejmuje wszystkie aktywa korporacyjne, zwłaszcza te, które mogą zostać skradzione lub zgubione. Firma powinna używać oddzielnego systemu lub pliku dla pozycji kosztowych, ponieważ są one kapitalizowane aktywa, które generują okresowe odpisy amortyzacyjne i muszą być uzgodnione z finansowymi sprawozdania. Kontrola wewnętrzna nie powinna zależeć od kosztu towaru lub zasad kapitalizacji.
Zapobieganie kradzieży
Firmy z dużą liczbą kradzieży lub z branży o ściśle tajnych informacjach mogą zdecydować się na zainstalowanie skanerów RFID przy drzwiach. Skaner zaalarmowałby recepcjonistę lub ochroniarza, gdyby pracownik próbował wyjść z oznakowanym przedmiotem.
RFID a Znakowanie kodami kreskowymi
Główną wadą tagowania z kodem kreskowym jest to, że tagi mogą się zabrudzić i stać się trudne do odczytania. Znacznik RFID zwalcza tę wadę, ponieważ czytnik musi znajdować się tylko w odległości kilku stóp od znacznika; nie wymaga bezpośredniej linii wzroku do czytania. Skraca również czas potrzebny na wykonanie spisu z natury ze względu na sposób jego działania.
Główną wadą tagów RFID jest koszt; są znacznie droższe, częściowo dlatego, że wymagają integracji systemu i integratora. Jednak zaoszczędzony czas (w tym stawka godzinowa dla analityka zapasów) może przewyższyć początkowy koszt.
