Jak wyeksportować dane z programu Excel w celu utworzenia etykiet

Pakiet oprogramowania Microsoft Office znacznie się rozwinął od czasu wprowadzenia go w 1990 roku. Popularne pakiety oprogramowania, takie jak Excel i Word, bezproblemowo współdziałają ze sobą, otwierając szeroką gamę zadań i funkcji, które wcześniej były trudne do wykonania.

Chociaż Excel jest uważany przede wszystkim za narzędzie do zarządzania bazą danych i arkuszami kalkulacyjnymi, ten pakiet oprogramowania może być również używany do dodatkowych zadań, w tym tworzenia etykiet adresowych. Możesz użyć funkcji korespondencji seryjnej w programie Microsoft Word, aby zaimportować dane do programu Excel, które można przekonwertować na etykiety adresowe. Ukończenie tego procesu wymaga kilku kroków, ale mogą je wykonać osoby o wszystkich biegłościach i poziomach umiejętności technologicznych.

Wskazówka

ten Korespondencja seryjna funkcja zawarta w programie Microsoft Word sprawia, że ​​integracja danych potrzebnych do rozpoczęcia tworzenia etykiet adresowych jest stosunkowo prosta. Jednak zanim te dane będą mogły zostać uwzględnione w programie Excel, należy sformatować tabelę i komórki w środowisku programu Excel, tak aby odpowiadały określonej strukturze procesu korespondencji seryjnej w programie Word.

Aby rozpocząć, utwórz i oznacz nagłówki kolumn, aby odzwierciedlić dane, które zostaną zaimportowane z programu Word. Będą to następujące etykiety (lub podobne):

• Imię
• Nazwisko
• Adres
• Miasto

Należy pamiętać, że te etykiety zastąpią podstawowe nagłówki kolumn od 1 do 4, które są już używane. Należy również pamiętać, że dla każdego z tych punktów danych należy użyć oddzielnej kolumny. Niezastosowanie się do tego może spowodować pewne problemy organizacyjne na późniejszym etapie procesu.

Na tym etapie przygotowań upewnij się, że w obszarze roboczym nie pozostały puste wiersze i kolumny. Podczas procesu tworzenia etykiety te puste obszary mogą powodować błędy w formatowaniu i uniemożliwiać wykonanie wszystkich etykiet.

Po prawidłowym sformatowaniu obszaru roboczego następnym krokiem w procesie jest zlokalizowanie listy adresów, z której będziesz korzystać. Możesz to osiągnąć, jasno określając nazwę listy. Aby to zrobić, wybierz pełną listę adresów, której będziesz używać, upewniając się, że zawiera wszystkie komórki zawierające nagłówki. Po wykonaniu tej czynności otwórz Formuły zakładka, znajdź Nazwy zdefiniowane pogrupuj i wybierz Określ nazwę opcja.

Gdy to zrobisz, wpisz niestandardową nazwę listy adresów. Ta konkretna nazwa jest pozostawiona do twojego uznania. Jeśli zarządzasz wieloma listami adresów, wybierz coś, co jest związane z określonymi nazwami na liście i ich zamierzoną funkcją. Po naciśnięciu ok, dołączona jest do niego nowa nazwa listy.

Zanim będzie można drukować etykiety z programu Excel, upewnij się, że wszystkie informacje adresowe zostały pomyślnie scalone. Aby to zrobić, wykonaj następną serię kroków w programie Microsoft Word. Otwórz pusty dokument i przejdź do Wysyłki patka. Znaleźć Rozpocznij korespondencję seryjną pogrupuj i wybierz Rozpocznij korespondencję seryjną patka.

W wyświetlonym menu rozwijanym wybierz Etykiety i skonfiguruj różne dostępne opcje etykiet, aby dopasować je do własnych ustawień. Możesz na przykład wybrać konkretny typ drukarki, której będziesz używać, oraz określić dostawcę etykiet i numer produktu. Informacje te mogą okazać się szczególnie przydatne w przypadku, gdy współpracujesz z osoba trzecia, która może wykorzystać te dane do szybkiego stworzenia odpowiednich ram drukowania dla Twojego dokumenty.

Ważnym elementem tego kroku jest dobranie odpowiednich wymiarów arkuszy etykiet. w Numer produktu pole, wybierz Detale i upewnij się, że podane wymiary pasują do etykiet i arkuszy etykiet. Jeśli nie, popraw te informacje przed kontynuowaniem procesu. Niezastosowanie się do tego może spowodować nieprawidłowe wydrukowanie końcowych etykiet.

Jeśli wprowadzisz własne wymiary i zapiszesz je, określone parametry etykiety pojawią się w Inne/Niestandardowe kategorii w tym oknie. Teraz, gdy wybrałeś odpowiednie parametry etykiety, naciśnij ok aby potwierdzić swój wybór. Microsoft Word powinien automatycznie utworzyć nową tabelę, która wygeneruje opisany układ.

Teraz, gdy odpowiednie frameworki zostały stworzone zarówno w programie Word, jak i Excel, nadszedł właściwy czas na rozpoczęcie scalania. Aby to zrobić, najpierw nawiąż połączenie między swoimi etykietami a listą adresów, którą utworzyłeś i nazwałeś w poprzednich krokach. W programie Word wybierz Opcje z Plik menu i wybierz Zaawansowany patka. Znajdź sekcję o nazwie Ogólny i wybierz Potwierdź włączenie konwersji formatu plikuotwarty i zaznacz dostępne pole. Następnie naciśnij ok kontynuować.

Następnie wybierz Wysyłki otwórz kartę Rozpocznij korespondencję seryjną grupę i kliknij Wybierz odbiorców opcję z menu rozwijanego. Na koniec kliknij Użyj istniejącej listy aby kontynuować proces.

Pojawi się okno, w którym wybierasz konkretną listę, której zamierzasz użyć w ramach scalania. W tym momencie poświęć trochę czasu na zlokalizowanie listy, którą wymieniłeś wcześniej, a następnie kliknij Wybierz źródło danych skrzynka. Wyświetlane jest okno, w którym potwierdzasz, z jakiego konkretnego źródła danych korzystasz. Po kliknięciu Pokaż wszystko pole, wybierz Arkusze MS Excel przez DD opcja w Otwórz źródło danych pole przed naciśnięciem ok.

Na koniec wybierz określony zakres komórek i/lub arkusz zawierający wszystkie dane, które chcesz scalić, z wyświetlonego okna dialogowego. Następnie naciśnij ok.

Teraz, gdy arkusz z informacjami adresowymi został zidentyfikowany i połączony z etykietami, dodaj określone symbole zastępcze, które określają sposób wyświetlania każdego adresu na etykiecie. Te konkretne symbole zastępcze są również określane jako Pola korespondencji seryjnej. Jeśli jest jakiś tekst, który będzie się powtarzał na każdej etykiecie, możesz również wprowadzić go ręcznie.

Powód utworzenia tych symboli zastępczych jest istotny. Ta konkretna informacja będzie choreografować transfer danych z listy adresowej do tabeli. Symbole zastępcze działają jak przewodniki, dzieląc informacje i umieszczając każdy element tam, gdzie należy, w ramach całości etykiet.

Po utworzeniu symboli zastępczych sprawdź, czy program Word prawidłowo zmapował każdy element symbolu zastępczego do odpowiednich danych z listy. Można to osiągnąć za pomocą Dopasuj pola okno dialogowe. Tutaj użytkownicy mogą określić, w jaki sposób każdy symbol zastępczy jest powiązany z danymi pochodzącymi z listy adresów. Na przykład możesz dopasować Imię symbol zastępczy do Imię wewnątrz listy adresów, upewniając się, że te dane trafiają do odpowiedniej lokalizacji na etykiecie.

Pamiętaj, że niektóre treści, takie jak powitanie lub logo, będą musiały zostać dodane ręcznie przez Ciebie, ponieważ nie są one pierwotnie częścią listy adresów. Można to zrobić stosunkowo łatwo. Po prostu wpisz konkretny tekst, którego chcesz użyć na etykiecie, lub dodaj obraz, który chcesz włączyć jako logo lub inną ikonę multimediów.

Poświęć trochę czasu, aby upewnić się, że Twoja etykieta jest zaprojektowana dokładnie tak, jak lubisz, zanim zaczniesz właściwe scalanie. Dzięki temu nie będziesz zmuszony do ponownego poprawiania treści, jeśli przypadkowo zapomnisz podać kluczowe dane lub zechcesz przeprojektować etykietę.

Po potwierdzeniu wyglądu i stylu etykiety oraz dwukrotnym sprawdzeniu poprawności symboli zastępczych i ich związku z danymi z listy adresów możesz kontynuować.

Aby rozpocząć scalanie, otwórz Dom w Microsoft Word i naciśnij Korespondencja seryjna przycisk. Jeśli obecnie planujesz integrować tylko określone kontakty z większej listy adresów, możesz je wybrać tutaj. Jeśli jednak chcesz zintegrować całą listę, naciśnij Wszystkie kontakty w bieżącym widoku. Jeśli jesteś przygotowany na użycie wszystkich symboli zastępczych i pól, które zaprojektowałeś dla etykiety, kliknij przycisk Wszystkie pola kontaktowe przycisk, który pojawia się w następnym menu.

Jeśli wolisz utworzyć całkowicie nowy dokument programu Word do scalania, możesz to zrobić, wybierając Nowy dokument przycisk. Jeśli jednak wolisz skorzystać z istniejącego dokumentu, naciśnij Istniejący dokument w tym momencie.

Użyj Etykiety pocztowe zakładka znaleziona wewnątrz typ dokumentu menu, aby konkretnie zdecydować, które pola scalania pojawią się na gotowej etykiecie. Po ustaleniu, jak będzie wyglądać ostateczna etykieta, naciśnij Zaktualizuj etykiety przycisk. Kiedy dane w końcu dotrą do pól formularza, mogą być otoczone widocznymi nawiasami. W takim przypadku kliknij prawym przyciskiem myszy nawiasy i naciśnij Przełącz kody pól przycisk, aby je wyłączyć.

Po zakończeniu tego procesu można przystąpić do tworzenia ostatecznego podglądu etykiet i ich drukowania. wciśnij Podgląd wyników i przewijaj rekordy za pomocą Następny rekord oraz Poprzednie nagranie strzałki. Jeśli jesteś zadowolony z etykiet, przejdź do Wysyłki zakładka, kliknij Zakończ i połącz w Skończyć grupy, a następnie kliknij Drukuj dokumenty przycisk. Jeśli drukowane dokumenty nie odzwierciedlają preferowanej treści lub projektu, być może trzeba będzie wrócić do Wysyłki i upewnij się, że wszystkie wymiary i rozmiary papieru są zgodne z twoją obecną konfiguracją. Jeśli tego nie zrobią, jest całkiem prawdopodobne, że wystąpią problemy.

Następnie możesz zapisać dokument, nad którym pracowałeś, aby upewnić się, że te etykiety będą dostępne do wykorzystania w przyszłości.