Źródło obrazu: oatawa/iStock/GettyImages
Trudno uniknąć przeoczenia okazjonalnego e-maila. Skrzynki odbiorcze są wypełnione codziennymi biuletynami, e-mailami biznesowymi i osobistymi, a jeden nieuchronnie prześlizgnie się przez szczeliny. Chociaż nie ma złych intencji, wyjaśnienie, dlaczego wiadomość e-mail została pominięta, i przeprosiny wymagają podstawowej strategii. Większość odbiorców wybacza, gdy widzą wiadomość e-mail „Przepraszam za spóźnioną odpowiedź”, ponieważ wszyscy mają tendencję do okazjonalnego pomijania wiadomości e-mail.
Rozważ kontekst
Kontekst i stawka są kluczowe dla twojej odpowiedzi i ostatecznie wpłyną na odpowiedź. Jeśli przeoczysz przypadkowego e-maila lub rutynowe ogłoszenie w pracy, wystarczy proste przeprosiny. Jeśli jednak przegapisz ważną wiadomość e-mail, wiążą się z nią konsekwencje. Twoja odpowiedź powinna mieć przepraszający i poważny ton. Brak wiadomości e-mail od potencjalnego klienta może kosztować Ciebie i Twojego pracodawcę przychody, a brak wiadomości e-mail z instrukcjami lub zadaniami, które są kluczowe dla Twojej pracy, może mieć poważne negatywne konsekwencje. W takim przypadku Twoja odpowiedź zmieni się z „Przepraszam za spóźnioną odpowiedź” na coś w stylu „Pilne przeprosiny za brak wiadomości e-mail”.
Wideo dnia
Nie komplikuj
Długie przeprosiny są mętne i odzwierciedlają raczej desperację niż zwykły błąd. W przypadku e-maili, które nie mają krytycznego znaczenia, trzymaj się podstawowych przeprosin i poinformuj nadawcę wiadomości, że przegapiłeś wiadomość w skrzynce odbiorczej i chcesz wrócić do rozmowy. Ponowne rozpoczęcie rozmowy w ten sposób daje osobie powód do odpowiedzi i powrotu do normalnej wymiany.
Krótkie e-maile są bardziej czytelne, a odbiorca chętniej przeczyta Twoją odpowiedź. Jeśli to możliwe, ogranicz go do akapitu i zakończ przeprosiny pytaniem lub wezwaniem do działania. Poproś o spotkanie lub telefon, aby dyskusja była bardziej osobista. Kiedy przegapisz ważny e-mail, zdecydowanie poproś o spotkanie osobiste lub telefon. Możliwość osobistego kontaktu sprawia, że przeprosiny są bardziej autentyczne i mogą przywrócić związek lub rozwiązać problem.
Użyj szablonu
Jeśli masz problemy z napisaniem skutecznego e-maila z przeprosinami, użyj takiego, który jest sprawdzony i już napisany. Szablony można łatwo znaleźć za pomocą podstawowego wyszukiwania w Internecie. Uważaj jednak, aby wykonać pełne kopiowanie i wklejanie. Najlepiej byłoby dostosować i spersonalizować szablon, aby upewnić się, że tekst jest prawdziwy i czyta się poprawnie w Twojej sytuacji. Szablony najlepiej sprawdzają się jako przewodnik w e-mailu z przeprosinami, a nie jako zamiennik.
