Pobierz dostępny szablon księgi głównej programu Excel z jednej z udostępnionych bezpłatnych witryn. Szablon powinien działać we wszystkich wersjach Excela. Księga główna to zapis transakcji każdego konta w systemie księgowym. Ponieważ korzystanie z księgi głównej i odpowiednich technik księgowych wymaga stosowania księgowania podwójnego zapisu, każda wprowadzona transakcja ma wpływ na dwa konta.
Kliknij komórkę tuż nad „1” i na lewo od „A”. Spowoduje to podświetlenie całej strony w arkuszu księgi głównej. Przytrzymaj klawisze „CTRL” i „C”, aby skopiować arkusz. Kliknij przycisk „Wstaw” na górnym pasku menu i przewiń w dół do przycisku „Arkusz”, a następnie kliknij. Kliknij komórkę w lewym górnym rogu nad „1” i na lewo od „A” w nowym arkuszu i przytrzymaj klawisze „CTRL” i „V”, aby wkleić szablon księgi głównej do innego arkusza. W tym szablonie jest miejsce na wprowadzenie transakcji księgi głównej dla dziewięciu różnych kont.
Utwórz co najmniej pięć identycznych arkuszy, co daje łącznie 45 różnych kont, które możesz śledzić. Pierwszy arkusz powinien być przeznaczony na rachunki czekowe, oszczędnościowe lub płacowe; zatytułować go „Konta bankowe”. Tytuł tworzysz, klikając prawym przyciskiem myszy kartę w lewym dolnym rogu oznaczoną „Arkusz 1” i wybierając przycisk „Zmień nazwę”. Drugi arkusz powinien dotyczyć kont „Dochód”. Obejmowałyby one przychody ze sprzedaży, przychody z usług oraz zwroty wypłaconych opłat.
Trzeci arkusz powinien dotyczyć kont „Wydatki”. Obejmują one płacone czynsze, media, pracę i licencje lub podatki. Czwarty arkusz powinien dotyczyć rachunków „kapitałowych”, w tym początkowej inwestycji związanej z założeniem firmy, wszelkich wypłat dla właściciela i wszelkich reinwestycji w firmę. Wreszcie piąty arkusz powinien dotyczyć „Pasywów”, w tym kredytów na budynki, pojazdy, sprzęt i karty kredytowe.
Utwórz dodatkowe arkusze dla tych obszarów, które zawierają więcej niż dziewięć kont. Jeśli przypadkiem jedna z kategorii ma więcej niż dziewięć kont, na przykład „Wydatki”, utwórz jeszcze jedno lub jeszcze dwa arkusze i zmień ich nazwę na „Wydatki 2” i „Wydatki 3”. Każde utworzone konto powinno mieć przypisane a numer. Zazwyczaj wszystkie konta bankowe zaczynają się od 10--, rachunki dochodów z 20--, rachunki wydatków z 30--, rachunki kapitałowe z 40-- i konta zobowiązań z 50--.
Zwróć uwagę na kolumny w każdym wpisie księgi głównej. Kolumny daty i opisu nie wymagają wyjaśnień. „Poczta ref.” kolumna służy do wpisania w wierszu numeru drugiego rachunku, którego dotyczy transakcja. Pozostałe kolumny to „Debet”, „Kredyt” i „Saldo”.
W większości przypadków obciążenie konta dodaje pieniądze do tego konta, a kredyt usuwa pieniądze z konta. Dla każdego debetu musi być kredyt. Inny sposób myślenia o tym jest następujący: Debet to „co masz”, a kredyt to „skąd to jest”.
Na przykład płacisz 400 USD za rachunek za prąd. Płacisz za to czekiem z czeku biznesowego. Zadaj sobie pytanie, co dostałeś? Masz energię elektryczną o wartości 400 USD, więc obciąż konto Utilities (nr 3010) za 400 USD. A teraz zadaj sobie pytanie, skąd to się wzięło? Pochodzi z twojego konta bankowego, więc zasil konto bankowe (nr 1010) 400 $.
Na koncie mediów wpisz #1010 jako Post Ref, a na koncie bankowym #3010 jako numer konta.
