Przekierowanie programu Outlook vs. Do przodu

W niektórych okolicznościach — na przykład gdy jesteś poza biurem, ale musisz sprawdzić pocztę e-mail lub gdy żonglujesz wiele kont e-mail — Microsoft Outlook używa zestawu poleceń zwanych regułami do przekazywania lub przekierowywania przychodzących wiadomości automatycznie. Przekazywanie i przekierowywanie poczty można również zastosować do pojedynczych wiadomości bez tworzenia reguły.

Program Outlook używa poleceń programu, znanych jako reguły lub filtry, które pomagają zarządzać pocztą e-mail, organizować wiadomości i wykonywać zadania. Wbudowany Kreator reguł i alertów umożliwia użytkownikom określenie warunków, na których program Outlook automatycznie wykona jedną lub więcej akcji lub zadań. Popularne zasady obejmują przenoszenie wiadomości od konkretnej osoby do wyznaczonego folderu, oznaczanie wiadomości od określonego nadawcy w celu kontynuacji i wysłania alertu mobilnego po otrzymaniu wiadomości e-mail zawierającej pewne słowa. Wśród reguł tworzonych przez użytkowników znajdują się polecenia do automatycznego przekazywania i przekierowywania wiadomości przychodzących.

Gdy wiadomość e-mail jest przesyłana dalej, na początku wiersza tematu pojawia się „FW:” i domyślnie treść wiadomości e-mail zawiera oryginalną wiadomość i szczegóły historii wiadomości. Oryginalna wiadomość pozostaje w Twojej skrzynce odbiorczej lub w wyznaczonym folderze. Utwórz regułę, aby automatycznie przekazywać wiadomości z lub na określone konto, jeśli pewne informacje są regularnie udostępniane współpracownikom lub innym stronom i chcesz dać do zrozumienia, że ​​jesteś częścią wiadomości historia. Na przykład asystent odpowiedzialny za koordynację cotygodniowych spotkań obiadowych może ustawić zasadę: automatycznie przekierowuje e-maile od firmy cateringowej zawierające słowo „faktura” do księgowości dział.

Wiadomość jest często przekierowywana, gdy zostanie odebrana przez pomyłkę. Główna różnica między przekazywaniem a przekierowaniem polega na tym, że podczas przekazywania automatycznie wprowadza zmiany w wiadomości e-mail i zawiera szczegółowe informacje o wiadomości historii, przekierowanie dyskretnie wysyła wiadomość e-mail do adresata w oryginalnie napisanym stanie, sprawiając wrażenie, jakby została odebrana bezpośrednio od oryginału nadawca. Jest to przydatna funkcja, jeśli zamierzona strona nie musi wiedzieć, że otrzymałeś wiadomość e-mail. Dla Twojej wiadomości, przekierowanie pozostawia również kopię wiadomości w Twojej skrzynce odbiorczej lub w wyznaczonym folderze. Ustaw regułę automatycznego przekierowywania poczty, jeśli regularnie musisz przekierowywać wiadomości do innych osób. Na przykład absolwent uczelni, który nadal otrzymuje wiadomości wysyłane na konto e-mail swojej szkoły, może ustawić regułę automatycznego przekierowywania poczty na nowy adres e-mail.

Czasami nadawcy używają Information Rights Management, opcji firmy Microsoft, która nadaje uprawnienia do wiadomości e-mail, uniemożliwiając odbiorcom przekazywanie, przekierowywanie lub udostępnianie wiadomości w inny sposób. W takich przypadkach najlepszą praktyką jest powiadomienie nadawcy, że nie jesteś zamierzonym odbiorcą, w przypadku gdy wiadomość e-mail została odebrana przez pomyłkę. Nadawca może usunąć lub zmienić uprawnienia lub może sam ponownie wysłać wiadomość. Również dla tych, którzy przekazują wiadomość, zwłaszcza jeśli e-mail zawiera poufne dane, przekierowanie poczta na adres spoza sieci Twojej firmy może naruszać wewnętrzne zasady i prywatność prawa.