Posiadanie cyfrowego systemu zarządzania plikami ma duże zalety biznesowe.
Gdy Twoja firma wkracza w erę cyfrowej dystrybucji, będziesz musiał zdecydować, czy przejść z papierowego systemu archiwizacji na cyfrowy system zarządzania plikami. Chociaż zmiana na całkowicie skomputeryzowany system archiwizacji może wydawać się onieśmielająca, zdecydowane zalety posiadania cyfrowego systemu archiwizacji skłoniły wielu do przejścia.
Zmniejszony koszt
Ze względu na koszt wynajmu nieruchomości do przechowywania dokumentacji, archiwizacja cyfrowa zaczyna się zwracać, gdy tylko zostanie wdrożona. Ponieważ nie ma fizycznej dokumentacji, koszty obsługi i przesyłania dokumentów tam iz powrotem są znacznie zmniejszone. Pozwala to również na przechowywanie dokumentów, które muszą być przechowywane jako papier, w mniejszych i tańszych lokalizacjach.
Wideo dnia
Zieleń
Zmniejszenie śladu węglowego Twojej firmy może być ważnym czynnikiem w dotarciu do dzisiejszej, ekologicznej bazy konsumentów. Może znacznie poprawić wizerunek firmy, dać korzyści podatkowe i obniżyć koszty dostaw. Cyfrowy system archiwizacji może pozytywnie zmienić cały fundament dla firmy, a przejście na „bardziej ekologiczny” system może dać szerokie możliwości reklamowe.
Płynniejszy przepływ pracy
Odzyskiwanie papierowych kopii dokumentów złożonych i przechowywanych fizycznie może być długotrwałym procesem, który jest narażony na błędy ludzkie, problemy z bezpieczeństwem i fizyczną utratę. Inaczej jest w przypadku systemu cyfrowego. W ciągu kilku chwil dokument można uzyskać na biurku osoby, która go potrzebuje. Skutkuje to krótszym okresem pracy, co pozwala na szybsze postępy i więcej czasu na opracowywanie projektów.
Wyższe bezpieczeństwo
Podczas gdy tradycyjny papierowy system archiwizacji może być otwierany i przeglądany przez każdego, kto ma do niego dostęp, a cyfrowy system archiwizacji może zapewnić różne poziomy ochrony, które mogą przechowywać dokumenty poufny. Korzystanie z haseł, określonych folderów dla różnych użytkowników, szyfrowania danych i ścieżek audytu, które pozwalają zachować rejestr tego, kto i kiedy uzyskał dostęp do jakich plików, system zarządzania plikami może zapewnić znacznie większe bezpieczeństwo dokumentów.
Niezawodna archiwizacja
Dokumenty i akta papierowe mogą zostać zniszczone w wyniku nadmiernej obsługi, pożaru, powodzi i innych klęsk żywiołowych. Ponieważ dane mogą być przechowywane na serwerach w dowolnym miejscu na świecie, możesz bezpiecznie archiwizować dokumenty biznesowe bez stresu związanego z potencjalnym uszkodzeniem mienia. Możesz także przenosić zarchiwizowane dane, korzystając z takich rzeczy, jak odłączane dyski twarde, pamięci USB i płyty CD.
