Jakie są zalety i wady Dokumentów Google?

Google oferuje Dokumenty Google jako bezpłatną alternatywę dla Microsoft Word. Cena zero dolarów dla Dokumentów daje przewagę w programie Word, a Dokumenty są kompatybilne z dokumentami Word, ale darmowy edytor tekstu nie ma niektórych funkcji, takich jak obsługa wielu kolumn. Dokumenty działają całkowicie z Internetu, co powoduje pewne ograniczenia w dostępności plików, ale także umożliwia zapisywanie ciągłego strumienia poprawek, dzięki czemu nigdy nie stracisz swojej pracy.

W przeciwieństwie do Microsoft Word i większości innych edytorów tekstu, Dokumenty Google działają w przeglądarce internetowej – nie musisz instalować Dokumentów na swoim komputerze. Uruchamianie Dokumentów przez Internet umożliwia pracę na dowolnym komputerze podłączonym do Internetu, ale stanowi to ograniczenie: Jeśli utracisz połączenie z Internetem, utracisz dostęp do programu. Jako obejście, Google oferuje aplikację Dysk dla Chrome i program komputerowy Dysk, które zapewniają dostęp offline do wszystkich plików na Dysku, w tym plików w Dokumentach. Aby jednak pracować w trybie offline, musisz planować z wyprzedzeniem. Jeśli wcześniej nie skonfigurujesz Dysku do pracy w trybie offline, nie będziesz mieć dostępu do Dokumentów w trybie offline w mgnieniu oka.

Wszystkie pliki, które edytujesz w Dokumentach, są automatycznie zapisywane na Dysku Google za każdym razem, gdy wprowadzasz zmianę, więc jeśli Twój awaria komputera, możesz kontynuować dokładnie w miejscu, w którym zostało przerwane -- Dokumenty nie mają nawet opcji „Zapisz” w Menu Plik. Drive przechowuje każdy zapis jako oddzielną wersję, umożliwiając cofnięcie zmian. Google nie wlicza plików Dokumentów do przydzielonego miejsca na Dysku, więc możesz przechowywać nieograniczoną liczbę dokumentów i poprawek. Chociaż przydatne, te funkcje działają wyłącznie za pośrednictwem Dysku Google: nie można połączyć Dokumentów z Dropbox, Box, SugarSync ani żadną inną usługą przechowywania w chmurze. Jeśli korzystasz już z innej usługi i chcesz udostępnić plik Dokumentów za pośrednictwem tej usługi, musisz pobrać plik, a następnie przesłać go do preferowanej usługi w chmurze.

Dokumenty Google zawierają większość tych samych funkcji co Microsoft Word, ale nie wszystko działa identycznie w obu programach. W 2013 roku firma Microsoft wydała reklamy, które wskazywały na określone funkcje, których brakuje w Dokumentach, w tym kolumny i obsługę edycji obrazów. Google od czasu do czasu dodaje jednak nowe funkcje do Dokumentów, takie jak dodanie w połowie 2014 r. „Sugerowanych zmian” — odpowiednika funkcji śledzenia zmian w programie Word. W kilku przypadkach Dokumenty oferują funkcje wykraczające poza program Word, zwłaszcza w odniesieniu do współpracy: w Dokumentach wielu użytkowników może jednocześnie pracować nad dokumentem i widzieć zmiany w czasie rzeczywistym.

Microsoft Word oferuje dużą korzyść dzięki integracji z resztą pakietu Microsoft Office, takie jak możliwość wklejania komórek arkusza kalkulacyjnego z programu Excel do programu Word lub osadzania slajdu programu PowerPoint w dokument. Dokumenty obsługują podobne powiązania z innymi programami biurowymi Google, Arkuszami i Prezentacjami, ale nie ma odpowiedników Google dla bardziej zaawansowanych programów pakietu Office, takich jak Publisher, Access czy Visio. Dokumenty nie mogą też łączyć się bezpośrednio z danymi programu Outlook w celu wykonania korespondencji seryjnej lub odczytania informacji w kalendarzu.