Jak zmniejszyć rozmiar plików Excela?

Dodanie dużych zakresów danych, osadzonych obrazów lub złożonego formatowania nieznacznie zwiększa rozmiar pliku Excel. Jednak w niektórych przypadkach rozmiary plików Excela wymykają się spod kontroli bez powodu. Często ten problem jest spowodowany tym, że Excel przechowuje ustawienia formatowania dla komórek daleko poza zakresem rzeczywistych danych. Aby rozwiązać problem, usuń wiersze i kolumny za końcem danych. Aby uzyskać dalsze oszczędności miejsca, przekonwertuj stare pliki Excel do formatu XLSX lub formatu binarnego skoroszytu.

Podczas formatowania wielu komórek — na przykład zmiany koloru tła dla całego arkusza — zwykle tylko program Excel przechowuje informacje o komórkach zawierających dane, mimo że wizualnie stosuje zmianę do wszystkich wybranych komórki. W niektórych przypadkach, na przykład w przypadku błędnej wartości w odległej kolumnie, program Excel zapisuje nadmierne dane formatowania i tworzy duże pliki. Aby zmniejszyć rozmiar pliku, wybierz kolumnę po prawej stronie ostatnio wypełnionej kolumny, naciśnij „Ctrl-Shift-Right”, aby wybrać pozostałe kolumny, kliknij prawym przyciskiem myszy w wybranym obszarze i wybierz „Usuń”. Wybierz nadmiarowe wiersze pod danymi za pomocą „Ctrl-Shift-Down i powtórz kroki użyte do kolumny...

Pliki utworzone w wersjach programu Excel sprzed 2007 r., które używają rozszerzenia XLS, mogą zajmować ponad dwa razy więcej miejsca niż te z nowszym rozszerzeniem XLSX. Jeśli nie potrzebujesz zgodności wstecznej ze starymi wersjami programu Excel, przekonwertuj plik, wykonując polecenie „Zapisz jako...” i wybierając „skoroszyt programu Excel” z menu rozwijanego obok opcji „Zapisz jako typ... ”. Możesz jeszcze bardziej zmniejszyć pliki i przyspieszyć zapisywanie, używając typu pliku skoroszytu binarnego programu Excel, ale zapobiega to ładowaniu pliku przez inne programy do obsługi arkuszy kalkulacyjnych.