Utrzymanie formalności w jednolitym systemie oznacza, że nie ulegnie dezorganizacji.
Kartoteka to metoda organizowania dokumentów i dokumentów do przechowywania. Przechowywana jest szafka lub skrzynka, w której znajdują się papierowe wersje dokumentów, podczas gdy system elektroniczny przechowuje dane na komputerze. Tymi danymi mogą być e-maile lub zeskanowane dokumenty. Po skonfigurowaniu systemu ważne jest, aby był on utrzymywany, aby pozostawał w porządku z regularnie dodawanymi zaktualizowanymi informacjami. Aby utrzymać system, musisz stworzyć procedurę korzystania z obu systemów.
Archiwizacja w wersji papierowej
Krok 1
Oznacz każdy folder, teczkę i szufladę lub pudełko. W tytule należy podać temat dokumentacji oraz datę rozpoczęcia formalności. Na przykład „Rachunki, czerwiec 2010 r. — obecnie” lub „Folder zasobów ludzkich, luty 2008 r.”.
Wideo dnia
Krok 2
Twórz nowe foldery, pliki i szuflady lub pudełka, gdy masz nową kategorię dokumentów do zapisania lub gdy starsze foldery, pliki i szuflady są pełne. Użyj kodowania kolorami, aby rozróżnić lata lub miesiące.
Krok 3
Dodaj nowe dokumenty do najodpowiedniejszego folderu lub szuflady. Losowe umieszczanie dokumentów w folderach zrujnuje system archiwizacji, ponieważ informacje będą wyszukiwane w niewłaściwym miejscu. Jeśli system porządkuje dokumenty alfabetycznie, kontynuuj korzystanie z tego procesu zamiast przełączać się na inny format.
Krok 4
Co roku usuwaj stare, niepotrzebne dokumenty. W miarę dalszego dodawania do plików niektóre informacje staną się nieistotne i nieaktualne. Zniszcz go i zwolnij dodatkowe miejsce do przechowywania.
Elektroniczne składanie
Krok 1
Twórz foldery lub katalogi na swoim komputerze. Konsoliduj dane regularnie, aby nie uległy dezorganizacji. Posiadanie kilku dysków sieciowych lub wielu folderów zawierających podobne informacje nie jest skutecznym sposobem organizowania danych.
Krok 2
Regularne tworzenie kopii zapasowych danych. W tym celu użyj dysków DVD, dysku USB, zewnętrznego dysku twardego lub firmy zewnętrznej. Chroni to dane przed utratą.
Krok 3
Zabezpiecz dane, blokując każdy plik, przyznając dostęp delegowanym użytkownikom lub dodając hasło podczas otwierania pliku. Zapobiega to niewłaściwemu wykorzystaniu danych, oszustwom lub nieautoryzowanemu dostępowi. Dodatkowo możesz mieć pewność, że korzystają z niego tylko osoby, które wiedzą, jak działa system.
Krok 4
Napisz procedurę korzystania z elektronicznego zbioru danych. Dołącz instrukcje krok po kroku, jak wyszukiwać, odwoływać się, kategoryzować i archiwizować dane, tak aby każdy użytkownik obsługiwał system w ten sam sposób. Aktualizuj go, jeśli udoskonalisz system, aby uniknąć pomyłek między użytkownikami.
Krok 5
Przejrzyj zbiór dokumentów co dwa lata. Sprawdź, czy działa dobrze — można to określić na podstawie skuteczności archiwizacji, łatwości wyszukiwania danych i ich organizacji. Usuń również niechciane pliki i zminimalizuj elektroniczny bałagan.
Rzeczy, których będziesz potrzebować
Szafka na dokumenty lub pudełko
Lornetka składana
Puste etykiety
Długopisy lub markery
Komputer
Wskazówka
Zorganizuj dzień szkolenia grupowego, aby wyjaśnić, jak działa każdy system archiwizacji, aby można było nim codziennie zarządzać i konserwować.
Poproś o opinię na temat opracowania systemu archiwizacji, aby był bardziej przyjazny dla użytkownika lub lepiej zorganizowany.
